Comment mettre fin à la procrastination?

Amélie est une jeune avocate qui pratique le droit commercial au sein du contentieux d’une entreprise montréalaise.

Sophie Audet, coach d’affaires, l'assiste dans le développement de son leadership et répond aux questions qu’elle se pose quand elle est mise en difficulté dans le cadre de situations professionnelles.

A: Coach
De: Amélie
Sujet: Procrastination
Date: 24 novembre 2015 - 10: 33

Salut Coach,

J’espère que tu vas bien. Un gros merci pour ton feed-back sur la façon d’affronter une conversation difficile et la séance de coaching en personne sur le même sujet. J’ai eu ma rencontre avec Œil de lynx et j’en suis ressortie assez satisfaite. Je suis particulièrement fière d’avoir réussi à trouver avec elle quelques bonnes idées permettant d’améliorer notre collaboration. Je n’en reviens pas à quel point le fait d’être arrivée préparée a fait toute la différence quant à cette rencontre.

Cette semaine j’ai un enjeu complètement différent pour lequel j’aimerais avoir du feed-back : ma tendance à la procrastination. Voici un peu de contexte pour te permettre de mieux comprendre.

Quand je suis arrivée en poste en septembre, on m’a confié plusieurs dossiers de longue haleine, incluant la mise en place d’une banque de contrats qui serviront de modèles pour les gens d’affaires. Sur le coup, j’avais l’intention de m’y attaquer sur-le-champ.

Malheureusement, des dossiers plus urgents ont eu priorité. Or, plus le temps passe, plus ma motivation à attaquer ce dossier décline. Le plus fou c’est que même les quelques fois où j’ai eu des périodes de calme, je n’ai pas réussi à débuter. A chaque lundi, où j’élabore ma « to do list » je réintègre cette tâche dans ma liste. C’est comme si j’avais toujours quelque chose de plus urgent, important ou agréable à faire. J’ai même essayé de laisser ce dossier sur mon bureau pendant quelques semaines pour me forcer à y travaille. Or, je trouve toujours mille et un prétextes pour faire autre chose.

Je suis préoccupée par cette tendance à remettre à demain tout ce qui n’est pas urgent. On m’a confié un autre dossier du même type cette semaine et j’ai l’impression qu’il deviendra contaminé par le même poison. Je réalise que j’avais également cette tendance lorsque j’étais en pratique privée et que je vis quelque chose de similaire dans l’administration de mes choses personnelles.

Quelles sont les stratégies pour mettre fin à la procrastination?

Ciao et merci d’avance!

Amélie

A : Amélie
De : Coach
Sujet: Mettre fin à la procrastination
Date: 24 novembre 2015 – 18 : 16

Bonjour Amélie,

Nous souffrons tous de procrastination à un moment ou à un autre. Selon le Psychology Today, cette fâcheuse habitude de mettre à demain une action ou une décision affecterait de façon chronique 20 % de la population. Consommant notre énergie psychique, la procrastination engendre des problèmes de stress, de productivité et d’anxiété.

La procrastination se produit lorsqu’il y a un conflit entre ce que nous pensons devoir faire selon les parties les plus évoluées de notre cerveau et les besoins primaires ou les peurs de notre cerveau reptilien. Face à ce conflit, le réflexe de notre cerveau reptilien sera alors de figer sur place ou de fuir. Nous nous sentirons alors enlisés dans un combat envers nous-mêmes, avec l’espoir que la tâche problématique disparaîtra de notre univers comme par magie.

Est-il possible de réduire notre tendance à la procrastination? Oui; dans la mesure où nous prenons conscience de notre processus de procrastination et que nous avons la volonté et la discipline d’y remédier.

Quelles sont les stratégies? Voici quelques pistes(1) :

Identifier les causes. Prendre conscience des raisons qui nous poussent à ignorer une tâche ou à la retarder nous permettra d’identifier les stratégies pertinentes. Deux grandes raisons expliquent généralement pourquoi nous ignorons ou retardons une tâche : il s’agit de quelque chose de simple mais que nous n’aimons pas faire ou de quelque chose pour lequel nous manquons de connaissances, de compétences ou de confiance .

Identifier nos besoins et les alternatives pour les combler. Lorsque nous repoussons une tâche parce que nous manquons de connaissances de compétence ou de confiance, nous avons avantage à prendre quelques minutes pour identifier nos besoins et les alternatives pour les combler. Dans certains cas, il s’agira d’avoir accès à des ressources que nous n’avons pas dans le moment (ex. des exemples de contrats pertinents). Dans d’autres cas, il s’agira d’obtenir plus d’informations ou une explication plus claire sur les tâches que nous avons à accomplir en recontactant notre donneur d’ouvrage. Parfois, il s’agira de discuter avec un collègue ayant effectué un projet similaire pour nous inspirer. Notre tâche sera plus facile à débuter lorsque nous aurons en main toutes les ressources et l’information qui sont nécessaires.

Utiliser la règle du 7 minutes. Lorsque nous procrastinons pour une tâche qui est simple mais que nous trouvons désagréable ou ennuyeuse, la règle du 7 minutes peut être très efficace pour nous aider sortir de l’inertie. Elle consiste s’engager à fond dans cette tâche pendant 7 minutes en se donnant le droit d’interrompre le tout après cette période si notre motivation n’a pas augmenté. Très souvent, nous pourrons constater que la tâche en question est moins pire que l’aversion qu’elle provoquait. Dans le pire des cas, nous aurons débuté la tâche et pourrons reprendre l’exercice de la même façon jusqu’à ce que nous arrivions à accomplir ce que nous avons à faire.

Fractionner la tâche en petits segments. Scinder la tâche problématique en petits segments nous permettra de la rendre plus comestible. A titre d’exemple, la mise en place d’une banque de contrats serait décomposée par une liste de toutes les étapes nécessaires (élaborer une liste des contrats pertinents, trouver de bons exemples pour chaque type, identifier le format le plus efficace etc.)

Planifier le travail et gérer les distractions. Nos chances de réaliser des tâches déplaisantes seront plus grandes si nous leur fixons une échéance et que nous planifions le temps nécessaire à notre agenda en dédiant un bloc à chacune de ces tâches (ou à chaque segment). De plus, si nous voulons éviter de nous dérober, nous devons éliminer de notre champ visuel et auditif toutes sources de distractions externes. Ainsi, avant de débuter une tâche pour laquelle nous avons tendance à procrastiner, débrancher son accès à Facebook et couper la sonnerie de son téléphone pourront faire toute la différence.

Faire participer les autres. Puisque la procrastination est enracinée dans la fuite et la recherche de plaisir, les réflexes d’inertie de notre cerveau reptilien seront puissants, surtout au début. Comme pour toute démarche qui demande de la volonté, partager notre objectif de changement et nos stratégies avec des proches en qui nous avons confiance nous permettra d’avoir des complices qui pourront nous garder honnêtes lorsque nécessaire.

Développer notre muscle de « willpower » . À partir du moment où nous sommes conscients que les réflexes de notre cerveau reptilien nous font figer ou fuir face à des situations déplaisantes ou qui mettent en péril notre image, nous avons la capacité d’y remédier. La clé sera d’avoir la volonté de mettre en place les comportements pertinents et de persévérer le temps qui sera nécessaire pour effectuer des changements.

La volonté ou « willpower » constitue donc un facteur déterminant dans notre capacité à réduire notre procrastination. Ce serait également le critère le plus important permettant à un individu d’avoir du succès dans sa carrière(2).

La bonne nouvelle est que cette volonté, ou « willpower » est une faculté qui se développe avec la pratique. On comprend ici que mettre en place une discipline pour améliorer notre tendance à la procrastination constitue une excellente opportunité de développer cette faculté. Ceci nous permettra non seulement de réduire cette habitude mais d’augmenter notre muscle de « willpower dans d’autres aspects de notre vie.

Améliorer la qualité de notre attention. Enfin, la qualité de notre attention est au cœur des stratégies permettant de mettre fin à la procrastination. À cet égard, la pratique du « Mindfulness » (3) est un outil puissant qui permet non seulement de développer notre attention mais d’améliorer le contrôle de nos réactions. (4)

Quels sont tes constats?

Ton coach

A : Coach
De : Amélie
Sujet : “Les choses ne sont pas difficiles à faire, ce qui est difficile c'est de nous mettre en état de les faire.” Constantin Brancusi
Date: 25 novembre 2015 – 8 : 45


Allo Coach,

Merci pour ce feed-back. J’ai vais mettre en place quelques unes de tes stratégies et prendre rendez-vous avec toi pour en discuter. As-tu des disponibilités dans les prochains jours?

Merci !

Amélie

Un coach professionnel est une personne bien placée pour vous aider à développer votre leadership personnel. Pour plus d’informations, consultez mon site web à www.sophieaudet.ca. Suivez moi sur Faceboook.

(1) Pour plus de détails, voir l’article Stop Procrastinating Now de l’auteur Amy Gallo publié dans le Harvard Business Review https://hbr.org/2011/10/stop-procrastinatingnow/ et la conférence TED « Why We Procrastinate » https://www.youtube.com/watch?v=WD440CY2Vs0
(2) , Voir « The Most Effective Strategies for Success » publié dans le Harvard Business Review de l’auteur Heidi Grant Halvorson PhD qui est chroniqueuse au Harvard Business Review et à la tête du Motivation Science Center de l’Université Columbia. Son article orignal peut être consulté à http://www.academia.edu/2545701/Nine_Things_Successful_People_do_Differently_by_Heidi_Grant, Voir également les conclusions qu’elle a pu tirer à l’aide des 30 000 personnes qui ont effectué le test qu’elle a élaboré et qui est disponible sur son site web https://hbr.org/2013/03/the-most-effective-strategies/
(3) Pour plus d’information sur le Mindfulness, voir https://hbr.org/2015/01/mindfulness-can-literally-change-your-brain; voir également http://www.huffingtonpost.ca/charles-a-francis/mindfulness-meditation-revolution_b_7766868.html
(4) https://www.psychologytoday.com/blog/dont-delay/201403/procrastination-why-mindfulness-is-crucial