PowerPoint: comment saboter sa présentation !

Quiconque pilote un dossier juridique devra tôt ou tard présenter ses avancées à ses patrons, à ses clients ou à ses associés.

Mais voilà, tout est dans la présentation. Et un mauvais usage de PowerPoint peut donner l'impression que le gestionnaire de projet ne sait pas où il s'en va, explique Steven Levy dans un billet du blogue Slaw.ca.

Le consultant en gestion de projet et en développement d'affaires spécialisé dans le monde juridique est catégorique. PowerPoint n'est utile que pour deux choses, et deux choses seulement : des repères visuels, et une courte description d'un sujet.

C'est tout.

« C'est cependant un très mauvais outil pour faire ce que tout le monde fait avec PowerPoint, soit transmettre de l'information. »

Deux façons de perdre -rapidement - votre auditoire

Les diapositives bourrées d'informations poussent l'auditoire à l'ennui où à la fatigue visuelle, plus souvent les deux, fait valoir Steven Levy, qui dirige le cabinet de consultation Lexician.

Les deux usages de diapositives les plus courants sont :

1. Les boulettes: elles hiérarchisent une série d'affirmations, elles-mêmes sous-divisées en sous-ensembles. Et qu'arrive-t-il quand ces infos apparaissent en surbrillance sur un écran? Tous les yeux se rivent sur les infos présentées à la suite des boulettes. Et l'attention des gens va où va leur regard. « Dans ce cas, votre auditoire ne vous porte aucune attention. Ils essaient de lire ce qui s'affiche à l'écran, et vous les avez perdus. »

2. La diapo: on s’en sert pour présenter tout un paragraphe qui résume le projet, par exemple. Encore ici, l'auditoire ne vous écoute plus du tout. Il scrute l'écran pour déchiffrer les petits caractères. Dès que vous utilisez de telles diapositives, la compréhension est en chute libre. Et ce, parce que « l'auditoire n'arrive pas à se concentrer sur le texte, puisque quelqu'un parle en même temps! ».

Le conseil? Pour des infos simples, il n'y a qu'à les déclamer. Pas besoin de faire des doublons avec une diapo qui reprend les infos qui sont verbalisées. « Vous avez affaire à des professionnels du droit, ils savent écouter », assure Steve Levy.

Pour l'information complexe, il vaut mieux utiliser des documents papier. S'il faut travailler sur un ordre du jour qui compte 20 points, il vaut beaucoup mieux le faire avec un document papier, sous un éclairage complet.

Quant aux informations de contexte, il suffit de les envoyer par courriel. Qui sera reçu après la présentation, histoire d'éviter que tout le monde se perde dans la lecture de leur téléphone.

Oubliez l’esthétique, pensez efficacité

Il reste que les diapos peuvent être très utiles. Mais il faut s'en tenir aux informations visuelles.

Un histogramme qui illustre la progression du nombre de clients du cabinet, ou un organigramme des tâches importantes à accomplir avec les sous-tâches connexes. Cela permet d’appuyer, par exemple, une explication portant sur le fait qu'on ne peut livrer X au client tant que Y n'est pas complété… d'où le besoin de ressources supplémentaires pour Y. Un calendrier avec les dates butoirs pour chacune des étapes du projet est aussi pertinent.

Bien sûr, faire des présentations plus graphiques requiert un peu de travail, mais même les débutants peuvent s'en tirer.

« Vous n'avez pas besoin que vos diapos soient les plus belles, elles doivent simplement transmettre l'info critique efficacement », poursuit Steven Levy.

D'autant que PowerPoint fait beaucoup de travail pour vous, proposant des encadrés rectilignes, qui s'alignent et se connectent tout seuls, aux couleurs pertinentes.

Panneau d’affichage

On peut également se servir de PowerPoint comme panneau d'affichage, marquant les étapes de la présentation : « Introduction », « Mise à jour », « Problèmes », etc.

Steven Levy recommande aussi de faire des panneaux d'affichage lorsque vous avez des documents à soumettre à l’auditoire : les documents budgétaires, l'inventaire, etc., peuvent ainsi être identifiés à l'écran.

Par contre, pour les documents comportant plusieurs pages, on peut faire une diapo pour chacune des pages, permettant aux gens de se situer s'ils sont perdus.

Attention cependant: il faut trouver des moyens pour que les gens se concentrent sur les documents papier, et non sur la diapo. Steven Levy embrouille le centre de la diapo pour s'assurer que personne ne s'embourbe dans sa lecture !