Les ICP pour mesurer le succès de votre cabinet ?

L’objectif des indicateurs clés de performance (IPC) est de présenter en quelques mots la santé financière de l’entreprise, pour que les autres associés puissent bien comprendre vers où se dirige l’entreprise et ce qui doit être amélioré.

C’est ce qu’explique Me Marc McAree, associé au cabinet torontois Willms & Shier Environmental Lawyers explique dans un article publié sur le Canadian Lawyer magazine, que

« Il y a environ 15 ans, avant même que les indicateurs clés de performance ne soient connus comme tels, notre cabinet travaillait avec notre comptable. Puis, nous avons, au fil des années, affiné l’utilisation des indicateurs clés de performance », explique-t-il.

« Ce sont des données utilisées par les entreprises pour mesurer leur performance, une croissance ou une décroissance », explique de son côté Me Jean-François Gagnon, chef de la direction du cabinet Langlois.

Lui et son équipe utilisent les ICP depuis de nombreuses années, comme beaucoup d’autres cabinets. D’autant plus que ces dernières années, grâce aux nouvelles technologies, les ICP sont de plus en plus précises.

Ces ICP sont généralement communiqués aux avocats du cabinet, dans un souci de « transparence », précise Me Gagnon. Chez lui, tout le monde a donc accès « à des données très sensibles sur le fonctionnement du bureau » : les associés et les professionnels.

« On fait la même chose avec le personnel non professionnel qui n’a évidemment pas accès aux données sensibles comme la performance des individus ou des groupes, mais ils ont accès au positionnement global du bureau sur un certain nombre d’indicateurs », dit-il.

Révéler lacunes et opportunités

L’avocat d’Edmonton, Greg Miskie, affirme que son cabinet Duncan Craig, où il est président-directeur général, utilise trois ou quatre ICP.

Pour lui, les indicateurs clés de performance permettent aux tendances de devenir rapidement apparentes et les comparaisons des données peuvent révéler des lacunes ou des opportunités.

Pour Jean-François Gagnon c’est essentiel d’être capable de bien évaluer la capacité de la performance de l’entreprise.

Certains indicateurs peuvent être communs d’une entreprise à l’autre. Mais les besoins de chaque entreprise diffèrent en fonction de sa structure, de sa croissance, de ses buts et objectifs, etc.

Indicateurs opérationnels et financiers

Me Gagnon distingue deux grandes familles d’indicateurs : les indicateurs opérationnels et les indicateurs financiers. Ils sont récoltés au sein du département financier. « Chaque mois je reçois un tableau avec l’ensemble des indicateurs de performance qu’on s’est donnés de sorte que je puisse avoir une capacité de réaction immédiate. Au niveau de la direction générale, c’est un suivi quotidien et au niveau des associés, c’est deux fois par année », dit le chef de la direction.

Pour lui, les ICP sont fondamentaux, « sinon, une entreprise ne pourrait pas se gérer ».
« Le concept général qu’on applique chez Langlois, ajoute Jean-François Gagnon, c’est un concept de croissance rentable et intelligente. Les indicateurs de performances vont nous donner des statistiques pour nous dire si nous sommes en chemin vers nos objectifs. Est-ce qu’il y a des enjeux particuliers dans l’entreprise, est-ce que la profitabilité du cabinet est comparable à notre marché à nous ? Ce sont des données extrêmement précieuses. »

Évaluer avocats… et clients

De plus en plus de cabinets ont d’ailleurs décidé de comparer la rentabilité des différents groupes de pratique. Cela pourrait aussi s’appliquer aux avocats de manière individuelle, les forçant à garder une trace de ce qu’ils facturent, de combien et à quelle fréquence ils réduisent leurs honoraires et quel pourcentage de la facture ils perçoivent.

L’entreprise pourrait aussi évaluer la « qualité » de ses clients pour voir si cela vaut la peine de le garder.

« Nous pourrions arriver à un moment où nous nous disons que ce client n’est peut-être pas fiable », dit le président-directeur général de Miller Thomson à Toronto, Orest Szot.

Même les clients font donc l’objet des ICP. « Chez nous, ce chiffre est présenté au niveau macro, donc pour l’ensemble de nos clients. Plus un compte est ancien, moins on a de chance d’être payé. Tous les cabinets d’avocats ont les mêmes unités de mesure pour cela », précise-t-il.

Mary Juetten, auteure de ''Small Law Firm KPIs: How to Measure Your Way to Greater Profits'' estime de son côté qu’un indicateur ne fournit pas une image complète. Par ailleurs, se concentrer sur trop d’indicateurs va peser sur le processus. Elle suggère donc de choisir une poignée d’ICP qui correspond aux étapes majeures de l’entreprise.

Ces ICP peuvent-ils devenir une source de stress pour les avocats ? « En principe non, car nous fixons des objectifs réalisables, assure Me Gagnon. Les ICP sont plus une source de réconfort que de stress, tant qu’ils sont en lien avec le plan stratégique de l’entreprise. »