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OFFRES D'EMPLOI | Vendredi le 24 Février 2017
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Mardi le 31 Janvier 2017
Chef d'équipe/Adjointe juridique principale
Clyde & Cie, Montréal

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À PROPOS DE CLYDE & CO

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couverture et défense en assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et administrateurs ainsi que de la responsabilité des fabricants.

Chez Clyde & Co, notre culture est axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

1. Aperçu du rôle

La Chef d'équipe/adjointe juridique principale exerce un rôle combiné de gestion du travail des adjointes juridiques et de responsabilité directe sur le terrain en tant que réserviste, et ce dans le but de pallier aux besoins opérationnels excédant la charge habituelle des adjointes affectées au soutien d'avocat(e)s spécifiquement assigné(e)s. Cette fonction a pour objectif de livrer une prestation efficace du soutien administratif au bureau de Montréal en s'assurant de la qualité et du professionnalisme des services offerts aux avocat(e)s.

2. Responsabilités principales
  • S'assurer que l'ensemble des processus de travail en matière de soutien administratif aux avocats du bureau de Montréal soient à la fois efficaces, à jour et livrés avec excellence;
  • Veiller à l'équilibre de la charge de travail parmi les adjointes, effectuer la distribution des tâches et s'acquitter personnellement de certains projets, au besoin, en tant que réserviste;
  • Gérer les absences ponctuelles, maladie, temps supplémentaire et demandes de vacances des adjointes (de concert avec les avocats) et transmettre l'information à la Coordonnatrice des ressources humaines pour la paie et pour d'autres rapports ou documentation RH;
  • Participer à l'évaluation du rendement des adjointes ainsi qu'au suivi des périodes de probation, conjointement avec les avocat(e)s qu'elles soutiennent et les ressources humaines;
  • Prendre part aux démarches de recrutement de nouvelles adjointes;
  • Orienter, intégrer et former les nouvelles adjointes juridiques de manière à ce que leurs compétences et leur savoir-faire soient au niveau des attentes liées à leur rôle;
  • Déployer de la formation pour les adjointes déjà en poste de manière à ce que leurs connaissances demeurent à jour;
  • Revoir, au besoin, la constitution des équipes de travail entre les adjointes et les avocats, en consultation avec les ressources humaines;
  • Participer au processus annuel de révision des salaires des adjointes (analyses, recommandations et communications, après révision et approbation);
  • Identifier, mesurer, recommander et voir à la mise en place ultime de divers moyens d'optimiser la structure et les processus de travail actuels en matière de soutien administratif;
  • Cheminer vers l'établissement de normes de rendement destinées à faciliter le suivi de la productivité générale;
  • Demeurer à l'affût de tout conflit potentiel et collaborer avec les ressources humaines dans la mise en œuvre de solutions, le cas échéant;
  • Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin;
  • Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre;
  • Exécuter d'autres tâches générales de bureau, selon les besoins du cabinet.

3. Qualifications requises
  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique ou autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
  • Un certificat ou diplôme en gestion constitue un atout;
  • Expérience de 5 à 7 ans en tant qu’adjoint(e) juridique à un niveau senior;
  • Avoir déjà occupé un poste de chef d'équipe ou démontrer un potentiel de compétences en gestion;
  • Fortes habiletés analytiques, sens de l'organisation et pensée globale;
  • Excellent jugement, de même qu'aptitudes marquées au plan interpersonnel et de la communication;
  • Discrétion et orientation vers les résultats;
  • Bilinguisme requis (français, anglais) à l’oral et à l’écrit, idéalement de manière impeccable dans les deux langues;
  • Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, au niveau intermédiaire ou idéalement avancé;
  • Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure;
  • Familiarisation avec le droit des assurances, un atout;
  • Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien;
  • Professionnalisme, sens de l'initiative et proactivité;
  • Flexibilité et capacité d'entretenir des relations harmonieuses à tous les niveaux de l'organisation.

Si ce poste vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae dans les plus brefs délais via le formulaire ci-dessous.

Team Leader/Senior Legal Assistant


ABOUT CLYDE & CO

Our Canadian offices are a key part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.
At Clyde & Co, we offer an altogether supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

1. Job description

The Team Leader / Senior Legal Assistant performs a dual role of managing the work of the legal assistants and having direct responsibility on-site as a floater, in order to address operational needs exceeding the usual workload of legal assistants engaged in the support of specifically assigned lawyers. The purpose of this position is to deliver an effective service of administrative support to the Montreal office by ensuring the quality and professionalism of the services provided to the lawyer(s).

2. Primary Duties
  • Ensure that all work processes with respect to providing administrative support to the lawyers of the Montreal office are simultaneously efficient, timely and delivered with excellence;
  • Monitor the workload balance among the legal assistants, undertake the allocation of duties and personally carry out certain projects, as required, as a floater;
  • Manage legal assistants’ temporary absences, illnesses, overtime and vacation requests (in cooperation with the lawyers) and communicate the information to the Human Resources Coordinator for payroll and other HR reporting or documentation;
  • Participate in assessing legal assistants’ performance as well as monitoring probationary periods, in conjunction with the lawyer(s) that they support as well as Human Resources;
  • Take part in recruitment processes for new legal assistants;
  • Orient, integrate and train new legal assistants in order to ensure that their skills and expertise meet the demands associated with their position;
  • Organize training for currently employed legal assistants in order to ensure that their knowledge remains current;
  • Review, as required, the establishment of work teams between the legal assistants and lawyers, in consultation with Human Resources;
  • Participate in the annual review of legal assistants’ salaries (analyses, recommendations and communications, after review and approval);
  • Identify, assess, recommend and ensure the eventual implementation of various means of optimizing the current structure and work processes in terms of administrative support;
  • Work toward the establishment of performance standards designed to facilitate monitoring of overall productivity;
  • Be on the lookout any potential conflicts and work with Human Resources on the implementation of solutions;
  • Providing support to other people in the office as needed;
  • Entering data in multiple systems for billing, time entry etc.;
  • Carrying out other general administrative tasks as required by the firm.

3. Required Qualifications
  • A Diploma of Vocational Studies (DEP) in administration or a Diploma of College Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an equivalent combination of education and experience;
  • A certificate or diploma in management is an asset;
  • 5 to 7 years of experience as a legal assistant at a senior level;
  • Have previously held a position as a team leader or demonstrated a capacity for managerial skills;
  • Strong analytical skills, organizational skills and global thinking;
  • Excellent judgement, as well as strong aptitude in interpersonal skills and communication;
  • Discrete and results-oriented;
  • Bilingualism required (French, English) both oral and written, ideally flawless in both languages;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level;
  • Knowledge of legal terminology and procedural rules;
  • Familiarity with insurance law an asset;
  • Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis;
  • Professionalism, sense of initiative and proactivity;
  • Flexibility and ability to maintain good relationships at all levels of the organization.

If you are interested in this position; please send your resume as soon as possible via our form down below.

Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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