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OFFRES D'EMPLOI | Mercredi le 29 Mars 2017
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Vendredi le 3 Mars 2017
Adjointe administrative, Construction des infrastructures
SNC-Lavalin, Montréal

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Fondée en 1911, SNC-Lavalin est l’un des plus grands groupes d’ingénierie et de construction au monde, et un acteur de premier plan en matière de propriété d’infrastructures.

À partir des bureaux situés dans plus de 50 pays, les quelque 40 000 membres du personnel de SNC-Lavalin fournissent des services d’IAC et d’IAGC aux clients dans divers secteurs, dont les suivants : pétrole et gaz, mines et métallurgie, environnement et eau, infrastructures et énergie. Par ailleurs, SNC-Lavalin offre couramment de pair des services de financement, d’exploitation et d’entretien, pour assurer une prise en charge complète des projets.

Sous la supervision de la conseillère juridique principale, Construction des infrastructures, le titulaire du poste aura notamment les responsabilités suivantes :

Principales responsabilités
  • Produire, réviser, mettre en page des documents (Word, Power Point et Excel) selon les normes de l’entreprise et en assurer la qualité de présentation
  • Gérer de la documentation contractuelle et veiller à la préparation de cartables ou reliures facilitant le travail
  • Réviser, mettre en page et assurer l’intégration de commentaires de révision dans des documents contractuels et être capable de faire une revue en appliquant certains principes juridiques et contractuels de bas
  • Assurer le suivi des changements.
  • Veiller à la gestion des appels et messages à transmettr
  • Assurer la gestion partielle des courriels de la superviseure (classement, importance, impression des documents joints quand nécessaire, assurer suivi s’il y a lieu)
  • Veiller à la gestion des agendas pour inclure les rappels nécessaires, les absences des membres de l’équipe et autres informations pertinentes après discussions
  • Établir et maintenir un système de tri, de classement, de codification, d’archivage et informatique efficace (dossiers et courriels) en fonction des besoins de l’équipe
  • Établir une méthode standardisée et transférable
  • Coordonner la logistique des réunions de travail, internes ou externes, voir aux réservations de locaux/salle de réunion et à la gestion de la documentation et du matériel nécessaire
  • Préparer et expédier la correspondance, les documents et les rapports de l’équipe. Assurer la numérisation de documents et le classement
  • Gérer la documentation de l’équipe pour le SharePoint des affaires juridiques
  • Adhérer et mettre en œuvre toutes politiques et procédures de l'entreprise
  • S’assurer de la disponibilité des fournitures et des formulaires utilisés
  • Veiller au bon fonctionnement l des équipements de bureau (ordinateurs, téléphones, mobiliers, autres) et référer toute problématique aux fournisseurs pertinents
  • Préparer, soumettre et faire le suivi des comptes de dépenses de l’équipe
  • Assurer le suivi de différentes signatures sur les documents urgents et confidentiels en suivant les niveaux d’autorités des signataires
  • Préparer et compléter certains documents (pour revue), dont des documents administratifs de renouvellements d’adhésion à certains organismes
  • Entrer les heures de formation obligatoire sur le site approprié et maintenir un registre pour l’équipe
Exigences
  • Diplôme d’études professionnels (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, profil en juridique un atout
  • Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire dont 2 ans d’expérience soit dans un cabinet d’avocat, soit dans un contentieux ou toute autre expérience jugée pertinente
  • Parfaite connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Connaissances avancées de la suite Office de Microsoft (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
  • Souci de la confidentialité afin de gérer du matériel et des situations de nature confidentielle;
  • Esprit d’équipe
  • Éthique professionnelle irréprochable
  • Capable de travailler sous pression avec un niveau minimal de supervision et capable d’assumer le suivi de plusieurs dossiers à la fois
  • Dynamisme, autonomie, jugement, sens de l’organisation et souci du détail Connaissance ou intérêt à connaître le logiciel Workshare

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Nous souscrivons au principe de l'équité en matière d’emploi.

Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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