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OFFRES D'EMPLOI | Jeudi le 21 Septembre 2017
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Lundi le 14 Août 2017
Adjoint(e) juridique, gestion de litige
Clyde & Co, Montréal

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À propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.
Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

1. Aperçu du rôle
L’adjoint(e) juridique en gestion de litige travaillera directement sous la supervision de deux avocat(e)s. À ce titre, il/elle préparera des lettres, des rapports, effectuera des tâches administratives, organisera et tiendra à jour les dossiers des clients et des avocats, incluant la gestion de leur agenda ainsi que des comptes d’honoraires.

Horaire: de 9h à 17h (temps supplémentaire occasionnel)

2. Responsabilités principales
  • Procéder à la transcription des lettres et/ou procédures dictées, le cas échéant;
  • Effectuer l’ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et l’organisation des dossiers;
  • Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel et autres;
  • Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients;
  • Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces justificatives, etc.);
  • Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc.;
  • Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrées de temps ou autres;
  • Effectuer la recherche de conflits d'intérêts lors de l'ouverture d’un nouveau dossier en suivant la procédure interne;
  • Réserver des conférences auxquelles les avocat(e)s souhaitent participer;
  • Garder un registre à jour des conférences données par les avocat(e)s ou celles auxquelles ils/elles participent de façon à faciliter la mise à jour sur le site du Barreau du Québec;
  • Préparer les comptes de dépenses;
  • Gérer la distribution des projets de factures aux avocat(e)s impliqué(e)s dans les dossiers;
  • Collaborer avec le service de reprographie pour numériser et identifier les factures;
  • Procéder au classement des factures électroniques et des projets de factures numérisées dans les dossiers appropriés;
  • Acheminer les factures aux clients;
  • Mettre à jour et sauvegarder les bordereaux en utilisant généralement le programme Excel;
  • Monter les tableaux de coûts de défense et les tenir à jour;
  • Réclamer les paiements aux souscripteurs;
  • Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin;
  • Exécuter d'autres tâches générales de bureau, selon les besoins du cabinet.

3. Qualifications requises
  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique ou autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
  • Expérience de 2 à 5 ans en tant qu’adjoint(e) juridique, de préférence;
  • Bilinguisme requis (français, anglais) à l’oral et à l’écrit avec de fortes habiletés en communication anglaise (clientèle européenne anglophone); grammaire impeccable dans les deux langues;
  • Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook;
  • Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure;
  • Familiarisation avec le droit des assurances, un atout;
  • Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
  • Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion;
  • Flexibilité et capacité de gérer plusieurs dossiers en simultané; dynamisme;
  • Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
  • Grande capacité d’apprentissage, proactivité et sens de l'initiative;
  • Efficacité dans le travail de soutien des avocat(e)s au quotidien.

Legal Assistant, Monitoring

About Clyde & Co
Our Canadian offices are a key part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.
At Clyde & Co, we offer an altogether supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

1. Job description
The Legal Assistant - Monitoring will work under the direct supervision of two lawyers. In this role, he or she will prepare letters and reports, carry out administrative tasks as well as organize and update lawyer files, including managing lawyers’ calendars and their fee-based accounts.

Work schedule: 9:00 a.m. to 5:00 p.m. (occasional overtime)

2. Primary Duties
  • Transcribing various letters and reports;
  • Creating, filing (both paper and electronic), tracking and organizing case files;
  • Managing phone calls, email and other correspondence;
  • Organizing and coordinating meetings between lawyers and clients;
  • Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making arrangements for travel-related requirements, etc.;
  • Entering data in multiple systems for billing, time entry, etc.;
  • Looking for conflicts of interest when opening a new case file in accordance with the internal procedure;
  • Reserving places in conferences in which the lawyers wish to participate;
  • Keeping an up-to-date record of conferences given by lawyers or those in which they participate so as to facilitate updates on the Quebec Bar website;
  • Preparing expense accounts;
  • Managing distribution of draft invoices to the lawyers involved in the case files;
  • Collaborating with the copy centre to digitize and identify invoices;
  • Sorting electronic invoices and digitized draft invoices in the appropriate case files;
  • Sending invoices to clients;
  • Updating and backing up schedules (tables), generally using Excel;
  • Putting together defence cost tables and keeping them up to date;
  • Claiming payments for insurers;
  • Carrying out other general administrative tasks as required by the firm;
  • Providing support to other people in the office as needed.

3. Required Qualifications
  • A Diploma of Vocational Studies (DEP) in administration or a Diploma of College Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an equivalent combination of education and experience;
  • 3 to 5 years of experience as a legal or administrative assistant;
  • Bilingual written and spoken fluency in French and English a requirement with strong communication skills in English (English-speaking European clients); impeccable grammar in both languages;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook.
  • Knowledge of legal terminology;
  • Familiarity with insurance law an asset;
  • Discipline, attention to detail and strong organizational skills;
  • Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion;
  • Adaptable, energetic and able to manage multiple files at once;
  • Professionalism and excellent interpersonal skills;
  • Quick learner, proactive and a strong sense of initiative;
  • Efficient support to the lawyers on a daily basis.

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