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OFFRES D'EMPLOI | Dimanche le 25 Février 2018
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Vendredi le 9 Février 2018
Commis administratif et seconde réceptionniste
Clyde & Co, Montréal

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Titre du poste : Commis administratif et seconde réceptionniste

Supérieur immédiat : Coordonnatrice, RH

Bureau : Montréal

Service : Administration

À propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en couverture et défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et administrateurs ainsi qu'au niveau de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du rôle

Ce poste de commis administratif comporte plusieurs tâches distinctes incluant la gestion des accès et la mise à jour des systèmes visant à éviter les conflits dans les dossiers du bureau. Par ailleurs, le ou la titulaire de ce poste devra remplacer la réceptionniste principale pendant ses périodes de pauses et de lunch, chaque jour.

À noter l'horaire de travail svp: de 10h à 18h

Responsabilités principales

A – Murs déontologiques
  • Gérer les demandes d'accès du personnel aux dossiers protégés;
  • Créer les murs déontologiques à la demande des adjointes juridiques ou des avocats pour un dossier ou un client, en utilisant le logiciel Master Ethics, dans le but d'éviter les conflits d'intérêts;
  • Mettre le mur à jour aussi souvent que nécessaire;
  • S’assurer que toutes les personnes ayant accès au mur en aient signé la copie papier avant de le numériser;
  • Maintenir la liste Excel à jour avec les noms des personnes ayant accès au mur et créer un hyperlien menant à une copie PDF de la version papier du mur.

B – Tâches administratives
  • Fournir les accès requis et inscrire les noms des personnes dans une base de données permettant à ces dernières d'accéder à notre répertoire de classement Filesite;
  • Gérer les demandes d'accès à notre système de comptabilité 3E en communiquant avec le Business Acceptance Unit (BAU) afin d'autoriser l'accession à des dossiers spécifiques;
  • Procéder à l'archivage des dossiers fermés et/ou au rappel de certains documents auprès d'une firme externe mandatée par Clyde & Cie;
  • Organiser et ordonnancer la salle des dossiers de manière régulière et assidue.

C – Réception
  • Répondre, filtrer et transférer les appels de manière professionnelle à l'aide de notre système téléphonique Cisco;
  • Accueillir les clients, huissiers, et autres visiteurs à la réception de notre bureau;
  • Recevoir et trier le courrier en vue de sa distribution subséquente;
  • Réserver et aménager les salles de conférence pour les réunions, incluant la préparation du café, rafraîchissements, petits déjeuners et/ou lunch en vue des réunions;
  • S'assurer de la propreté générale des aires de réception, cuisine, salle de bains des visiteurs et salles de conférence. Faire l'inventaire des produits utilisés pour celles-ci;
  • Remplir les connaissements et communiquer avec les compagnies de messagerie pour la collecte et le suivi des livraisons au besoin;
  • Distribuer les télécopies et en assurer le suivi afin que les documents se rendent aux bons destinataires;
  • Informer le bureau par courriel des disponibilités et/ou absences des membres du personnel et assister la Coordonnatrice RH dans la gestion des demandes de vacances;
  • Maintenir le contact avec le propriétaire de l'immeuble pour toute demande au sujet des lieux (ex.: chauffage, climatisation, réparations, etc.);
  • Traiter les demandes générales et particulières de la part des visiteurs et du personnel;
  • Effectuer toutes autres taches connexes et/ou diverses tâches administratives au besoin.

Qualifications requises
  • Diplôme d'études collégiales en bureautique, secrétariat, administration ou l'équivalent;
  • 2 à 5 ans d'expérience similaire ou pertinente, acquise dans le secteur juridique, si possible;
  • Capacité à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Excel, à un niveau intermédiaire ou avancé; la connaissance du système de classement Filesite constitue un atout;
  • Bilinguisme courant (français/anglais), parlé et écrit avec aisance;
  • Sens marqué de l'organisation, souci marqué du détail et grande rigueur dans l'accomplissement des tâches;
  • Aptitude à mener plusieurs tâches en simultané; flexibilité dans la prestation de travail;
  • Professionnalisme dans les communications et les interactions avec les clients, les visiteurs et tous les membres du personnel de Clyde & Cie, localement et globalement;
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles, tact et discrétion;
  • Capacité à travailler en équipe ou de façon autonome;
  • Bonne gestion du stress;
  • Sens de la débrouillardise.

Si ce poste vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae dans les plus brefs délais via le formulaire de Droit-inc.


Job Title: Administrative clerk and back-up receptionist

Reports to: HR Coordinator

Location: Montreal

Department: Administration

A few wors about CLYDE & CO

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the role

The administrative clerk position involves several distinct duties, including access management and the performance of system updates to avoid conflicts pertaining to office files. This position also entails taking on the primary receptionist’s duties during the latter’s daily breaks and lunches.

Please note that the work schedule is from 10 am to 6 pm

Primary Responsibilities

A – Ethical walls
  • Manage staff requests to access protected files;
  • Use the Master Ethics software to create ethical walls for files and clients in order to prevent conflicts of interest at the request of legal assistants or lawyers;
  • Update these walls as often as necessary;
  • Ensure that all individuals with wall access have signed the hard copy before digitization;
  • Update the Excel list containing the names of individuals who are authorized to access the wall and create a hyperlink to a PDF version of the hard copy on the wall.

B – Administrative tasks
  • Provide necessary permissions and add the names of individuals to a database enabling them to access our Filesite document management directory;
  • Manage requests to access to our 3E accounting system by contacting the Business Acceptance Unit (BAU) to authorize access to specific files;
  • Archive closed files and/or recall certain documents from an external firm appointed by Clyde & Co;
  • Diligently arrange and organize the records room on a regular basis.

C – Reception
  • Answer, field, and transfer calls in a professional manner using our Cisco telephone system;
  • Greet clients, judicial officers, and other visitors who come to our office’s reception area;
  • Collect and sort the mail for subsequent distribution;
  • Reserve and prepare conference rooms for meetings: this includes making coffee and providing refreshments, breakfasts, and/or lunches for meetings;
  • Ensure the general cleanliness of reception areas, the kitchen, visitors' restrooms, and conference rooms. Take inventory of the products used in each of these locations;
  • Fill out bills of lading and communicate with courier companies to collect and track deliveries as needed;
  • Monitor and distribute faxes so that documents reach the correct recipients;
  • Inform the office of staff member availability and/or absences by e-mail and assist the HR Coordinator in managing vacation requests;
  • Maintain contact with the building owner for any enquiries concerning the premises (e.g. heating, air conditioning, repairs, etc.);
  • Handle general and special requests from visitors and staff members;
  • Perform related tasks and/or administrative duties as needed.

Qualifications Required
  • College diploma in office automation, secretarial studies, administration, or equivalent;
  • 2 to 5 years of similar or relevant experience in the legal sector is preferable;
  • Ability to use the Microsoft Office suite, particularly Excel, at an intermediate or advanced level; knowledge of the Filesite document management system is a plus;
  • Fluently bilingual (French/English), able to both speak and write with ease;
  • Strong sense of organization, marked attention to detail, accomplishes tasks with diligence;
  • Ability to multitask; flexible working practises;
  • Demonstrates professionalism when communicating and interacting with clients, visitors, and Clyde & Co staff members, both locally and globally;
  • Excellent interpersonal skills: demonstrates tact and discretion;
  • Ability to work both independently and within a team;
  • Good stress management;
  • Demonstrates resourcefulness.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

If you are interested in this position, please send us a cover letter and your cv via Droit_inc form.


Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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