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OFFRES D'EMPLOI | Samedi le 21 Avril 2018
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Lundi le 9 Avril 2018
Spécialiste en facturation électronique
Clyde & Co, Montréal

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Titre du poste : Spécialiste en facturation électronique

Supérieur immédiat : Directrice des finances et de l’administration, Canada

Endroit : Montréal (ou Toronto)

Département : Finance et administration

Description du poste mise à jour le : 9 avril 2018

À propos de clyde & co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

1. Aperçu du rôle

Le/la spécialiste en facturation électronique sera responsable de l’ensemble du processus de facturation électronique, de la création au recouvrement, pour faire en sorte que les factures électroniques soient traitées et payées le plus rapidement et le plus efficacement possible. Ce rôle nécessite un bon sens de l’organisation, en plus de communiquer à différents paliers de l’organisation, autant à l’interne qu’à l’externe, en faisant appel à une démarche à la fois affirmée et empreinte de tact.

2. Responsabilités principales
  • Participer à l’élaboration et à la tenue à jour d’un flux de travail pour gérer la facturation électronique dans les bureaux du Canada, notamment en ce qui a trait à la création et à la configuration des dossiers, au budget et à la tenue à jour des taux, à la présentation de factures, ainsi qu’au suivi des règlements, des réclamations et des recouvrements
  • Bien connaître les instructions relatives à la facturation électronique des clients et les réévaluer constamment, en plus de s’assurer que toutes les factures électroniques sont émises conformément à ces instructions
  • Participer à la formation de tout le personnel sur les instructions relatives à la facturation électronique et sur leur mise à jour
  • Communiquer avec les clients et les fournisseurs de logiciels de facturation électronique pour s’assurer que les dossiers sont créés correctement et rapidement afin d’éviter que les factures ne soient présentées en retard
  • Communiquer avec le personnel de Clyde pour recueillir les données de facturation et les saisir au moment de l’ouverture d’un dossier, y compris les taux et les budgets
  • Communiquer avec les équipes mondiale et locale des finances pour s’assurer que les dossiers sont créés adéquatement dans le système de comptabilité
  • Préparer les factures en utilisant le système de comptabilité de Clyde, les mettre en forme et les présenter au moyen de la plateforme de facturation électronique des clients appropriée
  • Effectuer le suivi des factures pour s’assurer qu’elles ont été acceptées; répondre aux questions des vérificateurs, présenter les réclamations et faire le suivi des recouvrements au besoin
  • Surveiller les échéances des réclamations et faire le suivi avec les avocat(e)s ainsi que les adjoint(e)s pour rassembler tous les renseignements nécessaires et les présenter de sorte que le règlement soit rapide et satisfaisant
  • Une fois le règlement final du recouvrement reçu, s’assurer que les radiations nécessaires sont approuvées et saisies
  • Exporter les données en Excel afin de créer les rapports nécessaires pour appuyer les processus de facturation électronique et pour en informer la direction
  • Apporter son soutien à la facturation mensuelle normale et effectuer d’autres tâches de facturation au besoin
  • Seconder l’équipe canadienne des finances au besoin

3. Qualifications requises
  • DEC en administration des affaires, en commerce ou combinaison équivalente de scolarité et d’expérience
  • Cumuler 2 à 4 ans d’expérience en facturation, idéalement dans le secteur des services
  • Avoir été en contact avec les processus de facturation électronique
  • S’adapter facilement à diverses plateformes de facturation électronique
  • Avoir une connaissance approfondie d’Excel, y compris de la gestion des listes, des fonctions avancées et des tableaux croisés dynamiques
  • Avoir d’excellentes compétences en organisation, être très précis et porter une attention particulière aux détails
  • Avoir prouvé sa capacité à analyser et à résoudre des problèmes
  • Être une personne déterminée à obtenir des résultats, motivée et qui aime être autonome
  • Capacité démontrée à respecter les échéances et à effectuer les tâches importantes en priorité
  • De solides habiletés de communication tant en anglais qu’en français seraient idéales
  • Avoir de l’expérience avec Elite 3E constitue un atout
  • À l’occasion, se déplacer entre Montréal et Toronto si nécessaire

Ce qui précède décrit le poste tel qu’il se présente à l’heure actuelle. La firme se réserve le droit de l’amender de façon raisonnable conformément à l’évolution de ses besoins d’affaires.

Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation via le formulaire de Droit-inc.

E-Billing Specialist


Job Title: E-Billing Specialist

Reports to: Director of Finance and Administration (Canada)

Location: Montreal or Toronto

Department: Finance and Administration

This job description was last updated: April 5, 2018

A few words about clyde & co

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

1. Overview of the Role

The E-billing specialist will be responsible for the full e-billing process from set up through to collection with the goal of ensuring that e-bills are processed and paid as quickly and efficiently as possible. This role requires a high level organizational skill as well as communication at different organizational levels, both internally and externally, using a tactful and assertive approach.

2. Primary Responsibilities
  • Assist in the Development and maintenance of a workflow to manage e-billing within the Canadian offices including matter inception/setup, budget & rate maintenance, invoice submission, appeal tracking and resolution as well as collections
  • Constantly review and be familiar with client e-billing guidelines and ensure that these guidelines are applied on all e-bills issued
  • Assist in training and coaching all levels of staff on e-billing guidelines and updates
  • Liaise with clients and e-billing software providers to ensure that matters are set up accurately and quickly in order to avoid delays on submission
  • Liaise with Clyde staff to gather and record complete and accurate billing information at matter opening including rates and budgets
  • Liaise with global and local finance staff to ensure proper setups are done in the financial system
  • Prepare invoices using Clyde's financial system, format them for submission and submit these invoices through the appropriate client e-billing platform
  • Follow up and track submitted invoices to ensure acceptance, respond to reviewer queries, submit appeals and follow up on collections as required
  • Track appeal deadlines and follow up with lawyers and assistants to gather & submit information required for appeals to ensure prompt & satisfactory resolution
  • On final resolution of invoice collection ensure any necessary write offs are approved and recorded
  • Export data into Excel to create reports as needed to support e-billing processes and to update management
  • Serve as backup to normal monthly billing as well as performing other billing related tasks as needed
  • Support the Canadian finance team as required

3. Qualifications Required
  • Post high school degree in business administration, commerce or an equivalent combination of education and experience
  • 2-4 years of Billing experience preferably in a service environment
  • E-billing process exposure
  • Comfortable adapting to various e-billing software platforms
  • Advanced knowledge of Excel including list management, advanced functions and pivot tables
  • Excellent organizational skills paired with attention to detail with a high level of accuracy
  • Proven ability to analyze and problem solve
  • A results driven individual who is self-motivated and enjoys autonomy
  • Proven ability to meet deadlines and to prioritize key tasks
  • Strong communication skills in English and French would be an asset
  • Experience using Elite 3E would be an asset
  • Travel between Montreal and Toronto may be required occasionally

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

If you are interested in this position, please send us your résumé at: business.services.toronto à clydeco.ca in Toronto or via le formulaire de Droit-inc pour Montréal.


Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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