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OFFRES D'EMPLOI | Mercredi le 22 Mai 2019
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Jeudi le 2 Mai 2019
Superviseur(-euse) soutien administratif
Langlois avocats , Montréal

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Langlois avocats est l’un des plus importants cabinets d’avocats au Québec avec plus de 150 professionnels établis dans ses places d’affaires de Montréal et de Québec. Au total, plus de 275 personnes composent notre équipe et nous permettent d’offrir à notre clientèle une gamme complète de services juridiques reconnus pour leur qualité exceptionnelle.

Notre bureau de Montréal est à la recherche de candidatures afin de pourvoir à un poste de :

Superviseur(e) soutien administratif :

Votre rôle et vos responsabilités :

À titre de Superviseur soutien administratif, la personne titulaire du poste sera responsable de l’équipe d’adjoints juridiques des différents secteurs de droit et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des ressources humaines (RH) afin d’atteindre les résultats suivants :

  • Clients internes et externes bien desservis (livrables de qualité et dans les délais);
  • Travail réparti et organisé de façon adéquate entre les adjoints (charge, compétences, mariage des profils, etc.);
  • Taux d’occupation des adjoints optimal (efficient pour le cabinet, stimulant pour l’adjoint, tout en restant réaliste pour assurer le niveau de qualité et le bien-être au travail);
  • Personnel sous sa responsabilité engagé, mobilisé et performant;
  • Comportements encouragés par le cabinet adoptés par les équipes (entraide, bienveillance, partage des connaissances, respect des politiques et pratiques, suggestions d’innovation, etc.).

De façon plus spécifique, la personne aura comme principales responsabilités de :

  • Effectuer une veille constante de la charge de travail des adjoints des différents secteurs de droit (tournées régulières, être au fait des dossiers d’envergure en cours, etc.) de sorte à anticiper et organiser les besoins de main d’œuvre ;
  • Gérer les jumelages entre professionnels et adjoints, en partenariat avec l’équipe des RH;
  • Gérer les absences : approuver les demandes de vacances/mobile/temps compensé, gérer les remplacements de sorte à veiller au maintien du niveau de service offert aux clients, puis effectuer le suivi des rapports d’absences;
  • Coordonner la logistique et effectuer les suivis auprès des avocats et informer les différents services des changements permanents et ponctuels dans les jumelages;
  • Veiller au maintien d’une structure et d’une équipe de réservistes en support aux adjoints (nombre suffisant, horaire qui répond au besoin, compétences variées);
  • En partenariat avec les RH, mettre en place un canal de communication efficace avec les adjoints (rencontres d’équipes, communication via le communiqué RH, etc.);
  • Collaborer avec les RH et la Formation afin d’analyser et développer des méthodes de travail efficaces pour le personnel, émettre des suggestions d’amélioration et d’uniformisation des pratiques et coordonner la mise en place de ces pratiques;
  • Superviser directement et coordonner le travail de l’équipe de réservistes en gérant la boîte courriel des demandes d’aide centralisées;
  • Être à l’écoute des enjeux vécus tant par les adjoints, les professionnels et que par les services administratifs et proposer des pistes de solutions;
  • Participer à la gestion du rendement et des comportements des adjoints juridiques en collaboration avec les RH;
  • Reconnaître les bons coups, les hauts performants et les bons comportements;
  • En partenariat avec les RH, effectuer les interventions requises en cas d’écart de rendement et/ou de comportement et collaborer à la documentation des dossiers de gestion;
  • Être le premier point de contact en cas de gestion de conflits, participer à l’analyse de l’enjeu et soumettre des suggestions aux RH le cas échéant;
  • Participer à la mise en place de programmes et projets favorisant l’amélioration du rendement et de la mobilisation (programme de formation continue, structure de mentorat, programme de reconnaissance, etc.);
  • Participer au processus de dotation et d’accueil des adjoints juridiques;
  • Participer aux projets d’amélioration continue de la firme.

Le profil recherché :

  • Diplôme en secrétariat, secrétariat juridique ou une formation équivalente pertinente pour le rôle;
  • Expérience dans un rôle similaire requise;
  • Facilité à créer des liens de confiance durables rapidement, tant avec les adjoints qu’avec les professionnels desservis;
  • Fortes habiletés de communication, diplomatie, tact et jugement;
  • Capacité à rallier les gens autour d’une mission commune;
  • Courage managérial;
  • Fortes aptitudes en résolution de problème ;
  • Bonne gestion des priorités/sens de l’organisation (capacité à travailler plusieurs dossiers en parallèle).

Nos avantages :

  • Programme de rémunération concurrentiel;
  • Couverture d’assurance collective payée par l’employeur;
  • Régime de retraite simplifié avec cotisation de l’employeur;
  • Cellulaire fourni;
  • Programme d’aide aux employés;
  • Multitudes d’activités et d’événements organisés par les comités sociaux.

Faire carrière chez Langlois, c’est joindre une équipe dynamique et en pleine expansion, collaborer à l’essor du cabinet et faire partie intégrante du succès de nos clients. Vous deviendrez également membre d’une organisation qui priorise le bonheur organisationnel, qui favorise l’excellence et qui mise sur le développement professionnel.

La Direction des ressources humaines

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Nous offrons des chances d’emploi égales à tous. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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