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OFFRES D'EMPLOI | Samedi le 17 Août 2019
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Jeudi le 25 Juillet 2019
Technicien(ne) administratif(-ive), 10h à 18h
Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L., Montréal

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Supérieur immédiat : Chef d'équipe, Groupe des adjoint(e)s juridiques

Service : Groupe des services administratifs

À PROPOS DE CLYDE & CO

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

1. Aperçu du rôle

Le ou la titulaire du poste voit à la bonne gestion des dossiers physiques du bureau, de l'ouverture à la fermeture, et ce dans le respect des procédures établies et des normes en vigueur. Il/elle apporte son soutien à la personne responsable de la gestion des conflits d'intérêts en préparant les murs déontologiques. De concert avec le service de la comptabilité, le ou la titulaire s'implique activement dans le processus de facturation. Il/elle assure le remplacement à la réception de 15h30 à 18h00 quotidiennement, et agit comme substitut à la réception lors des vacances ou absences de celle-ci. Il/elle s'acquitte alors des tâches usuelles dédiées à ce poste.

L'horaire de travail est de 10h00 à 18h00.

2. Responsabilités principales

Gestion des dossiers

  • Assurer une gestion efficace de la salle des dossiers en veillant au classement des dossiers physiques, à l'optimisation de l'espace, à la mise à jour de la liste de suivi du mouvement des dossiers et, de concert avec les avocats et les adjointes juridiques, à la fermeture des dossiers lorsque requis;
  • Assurer la préparation des dossiers physiques lors de l'ouverture de dossiers;
  • Procéder à la fermeture physique et électronique des dossiers en conformité avec le protocole établi par le bureau et les exigences du Barreau du Québec; tenir à jour un registre des dossiers fermés;
  • Participer à la gestion des conflits d'intérêts en créant les murs déontologiques à la demande des adjointes juridiques ou des avocats pour un dossier ou un client;
  • Assurer le suivi des signatures des murs par les personnes concernées, numériser et aviser la personne responsable de la gestion des conflits et des accès aux dossiers;
  • Au besoin, apporter un soutien à la personne responsable de la gestion des conflits et des accès aux dossiers dans l'exécution de ses tâches;
  • Au besoin, apporter un soutien dans la confection de cahiers de procédures.

Facturation

  • De concert avec le service de la comptabilité et les avocats, contribuer au processus de facturation;
  • Lors de chaque période de facturation, imprimer la liste des travaux en cours et la distribuer aux avocats responsables des dossiers;
  • Imprimer les projets de facture à la demande des avocats responsables et les distribuer aux avocats facturant;
  • Intégrer les corrections aux projets de facture, les transmettre au service de la comptabilité, distribuer les factures finales aux avocats pour signature.

Réception

  • Assurer la réception de 15h30 à 18h00 quotidiennement;
  • Répondre, filtrer et transférer les appels de manière professionnelle à l'aide de notre système téléphonique;
  • Accueillir les clients, huissiers, et autres visiteurs à la réception de notre bureau;
  • Réserver et aménager les salles de conférence et de vidéoconférence pour les réunions, incluant la préparation du café, rafraichissements, petits déjeuners et/ou lunch en vue des réunions;
  • S'assurer de la propreté générale des aires de réception, cuisine, salle de bain des visiteurs et salles de conférence;
  • Remplir les connaissements et communiquer avec les compagnies de messagerie pour la collecte et le suivi des livraisons au besoin.

3. Qualifications requises

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, en technique de la gestion documentaire, secrétariat ou autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
  • 1 à 2 ans d'expérience pertinente acquise dans le secteur juridique si possible ou dans un autre milieu de services professionnels;
  • Expérience en gestion de l'information administrative, d'un nombre élevé de dossiers et de dossiers volumineux;
  • Bon niveau de bilinguisme (français, anglais) à l'oral et à l'écrit;
  • Très bon sens de l'organisation et des priorités;
  • Capacité à gérer des tâches variées simultanément et à respecter des échéanciers serrés;
  • Grande rigueur et minutie dans l'exécution des tâches;
  • Faculté de concentration et capacité à travailler dans un environnement dynamique;
  • Professionnalisme dans les communications et les interactions avec tous les membres du personnel de Clyde & Co;
  • Sens de l'autonomie, de l'initiative et très bon esprit d'équipe;
  • Respect de la confidentialité;
  • Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft office, en particulier Word, Excel et Outlook;
  • Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.

Ce qui précède décrit le poste tel qu’il se présente à l'heure actuelle. La firme se réserve le droit de l'amender de façon raisonnable conformément à l'évolution de ses besoins d'affaires.

Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation via le formulaire de Droit-Inc.

Administrative Technician, 10:00 am to 6:00 pm


Reports to: Team Leader, Legal Assistant Group

Department: Business Services

A FEW WORDS ABOUT CLYDE & CO

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

1. Overview of the Role

The job incumbent will be responsible for the proper management of the office’s physical files, from opening to closing, in accordance with established procedures and standards. He/she will assist the person responsible for managing conflicts of interest by preparing ethical walls. The incumbent will be actively involved in the billing process together with the accounting department. He/she will replace the primary receptionist each day, between 3:30 PM and 6:00 PM, and act as the receptionist during the latter’s vacations and absences. He/she will therefore perform the usual tasks of this position.

Working hours are from 10:00 AM to 6:00 PM.

2. Primary Responsibilities

File Management

  • Ensuring the effective management of the filing room by filing physical documents, optimizing the space, updating the file circulation tracking list, and working in collaboration with lawyers and legal assistants to ensure that files are closed when required;
  • Ensuring the preparation of physical documents when files are opened;
  • Ensuring the physical and electronic closure of files in accordance with the protocol established by the office and the requirements of the Quebec Bar; keeping an up-to-date list of closed files;
  • Participating in conflict of interest management by creating ethical walls for a file or client at the request of legal assistants or lawyers;
  • Ensuring the follow-up of wall signatures by the persons concerned, scanning, and notifying the person responsible for conflict management and file access;
  • Assisting the person responsible for conflict management and file access in the performance of his/her duties as needed;
  • Assisting in procedure manual preparation as needed.

Billing

  • Assisting in the invoicing process, in concert with the accounting department and lawyers;
  • Printing the "work in progress" list and distributing it to the lawyers responsible for the files during each billing period;
  • Printing draft invoices at the request of the responsible lawyers and distributing them to the billing lawyers;
  • Integrating necessary corrections into draft invoices, forwarding them to the accounting department, and distributing final invoices to the lawyers for signature.

Reception

  • Replacing at reception from 3:30 PM to 6:00 PM daily;
  • Answering, fielding, and transferring calls in a professional manner using our telephone system;
  • Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office’s reception area;
  • Reserving and preparing conference rooms for meetings: this includes making coffee and providing refreshments, breakfasts, and/or lunches for meetings;
  • Ensuring the general cleanliness of reception areas, the kitchen, visitor’ restrooms, and conference rooms;
  • Filling out bills of lading and communicating with courier companies to collect and track deliveries as needed.

3. Qualifications Required

  • College diploma (DEC) in office automation, in document management technology, secretarial studies or another combination of equivalent training and experience;
  • 1 to 2 years of relevant experience in the legal sector, if possible, or in another professional services environment;
  • Experience in administrative information management, managing numerous files or large files;
  • Bilingualism (French/English); able to both speak and write with ease;
  • Excellent organizational and prioritization skills;
  • Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines;
  • Great rigour and attention to detail in the execution of tasks;
  • Ability to focus attention and work in a dynamic environment;
  • Communicating and interacting in a professional way with all Clyde & Co staff members;
  • A sense of autonomy and initiative, as well as an excellent team spirit;
  • Respect for confidentiality;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, and Outlook;
  • Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

If you are interested in this position, please send us a cover letter and your cv by the form.






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