Améliorer votre pratique avec les données

Indépendamment de la taille du cabinet, il faut des revenus et des clients. Deux variables que la mesure et l'analyse peuvent mieux rentabiliser.

En effet, quelques opérations qui, bien mesurées, peuvent relever les bénéfices d'exploitation d'un cran, selon les spécialistes de l'analytique juridique Clio.

Les comptes clients

Qui vous doit combien et surtout depuis combien de temps est une mesure facile à établir. En regroupant les factures en souffrance sur la base des délais —depuis 30, 60 ou 90 jours— on obtient l'heure juste quant aux bons et aux mauvais clients.

La collecte

Ce qui nous amène à l'importance de ne pas se limiter à système qui gère seulement la facturation, mais qui permet également de s’attaquer au recouvrement des créances. Des alertes envoyées systématiquement dès qu'une facture est impayée après 31, 61 ou 91 jours peuvent faire une différence.

Le temps, c'est de l'argent

Tenir un registre précis de toutes les activités et de toutes les heures que vous y passez illustrera les faiblesses de votre gestion du temps. En faisant le suivi, dans un chiffrier, des heures passées à parler au téléphone, à vous déplacer, à envoyer des factures ou à simplement faire un compte-rendu du travail accompli, permet de déterminer laquelle de vos tâches est chronophage. Et d'ainsi déterminer que l'administration, par exemple, nécessiterait l'embauche de ressources supplémentaires.

Paiements électroniques

Faut-il encore le dire? Que l'administration de la justice soit antédiluvienne ne vous oblige pas à l'être. Les plus récentes données de Clio démontrent que les avocats passés au paiement électronique sont payés 39 % plus rapidement.

Des mandats à forfait

Un suivi serré des heures travaillées rend d'autant plus facile l'offre de modes alternatifs de facturation, comme les mandats à forfait. La mesure du temps passé à une tâche vous permet d'identifier celle qui peut être facturée à forfait.

Toujours dans la même veine, déléguer les tâches cléricales aux techniciens permet d'offrir de meilleurs tarifs aux clients, tout en dégageant, pour vous, davantage de temps à consacrer à des tâches plus payantes.

Nouveaux clients

Tout comme le temps qui passe, bien mesurer le processus d'acquisition d'un client permet de réduire leurs coûts d'acquisition. Identifier de potentiels conflits d'intérêts vous prend peut-être trop de temps. Ou alors, les questions de sélection pour valider que vous pouvez bien accepter un mandat peuvent être revues pour filtrer les lécheurs de vitrines plus efficacement.

En refaisant l'exercice du chiffrier, vous identifierez les rencontres qu'il vaut la peine d'abréger et les tâches qu'il vaut mieux déléguer.

Le marketing la règle : obtenir un maximum de clients prospectifs pour un minimum de dépenses. Pour y arriver, l'utilisation des services d'analytiques pour mesurer combien de visites à votre site web se concluent par un appel, pour ne prendre que cet exemple, permettra d’affiner la stratégie de recrutement. On en revient au chiffrier, où l'on consigne aussi, par exemple, le nombre de clients référés par d'autres clients.

Enfin, il vaut la peine de réserver quelques plages horaires afin de vous consacrer à l'amélioration des processus. Pas besoin d'y passer la journée, mais si une heure consacrée à revoir la facturation vous en fait épargner deux, le jeu en vaudra la chandelle.