Réussir son environnement de travail hybride

À partir de septembre, les avocats et les employés seront nombreux à travailler tantôt au bureau, tantôt à domicile. Après le télétravail à 100%, c’est un nouveau modèle de travail que chaque cabinet doit inventer.

Bien sûr, avant la pandémie, certains avocats avaient déjà l’habitude de travailler partiellement à distance. Mais il faut désormais préparer les cabinets à adopter un modèle hybride, permettant une productivité aussi importante au bureau qu’à l’extérieur, pour chaque avocat et employé.

La plupart des cabinets prévoient de maintenir le travail à distance pour 20% à 50% du temps de travail, avance Attorney at Work.

Or, une telle organisation doit être planifiée. Cependant, il n’existe pas de recette universelle.

Technologie et sécurité

Travailler au bureau et à distance suppose une infrastructure technologique qui soutient cette organisation. Chaque employé doit pouvoir accéder aux données dans le nuage: cela nécessite une disponibilité permanente des systèmes, un accès à Internet partout, des équipements de vidéoconférence, et une cybersécurité renforcée.

Les applications logicielles doivent être simples d’utilisation. Une bonne organisation du stockage de données permettra d’être efficace, mais aussi de respecter la confidentialité des données.

Communication et collaboration

Un volume important de communication est transmis de manière informelle, notamment au sein des bureaux. Quand une personne travaille à domicile, le risque est donc élevé qu'elle manque des informations importantes. Le risque est encore plus important que la cohésion avec ses collègues soit moindre qu’au bureau.

La mise en place d’horaires réguliers de vidéoconférences semble bien fonctionner dans les milieux de travail hybrides.

Formation et mentorat

Le défi sera grand de parvenir à former des stagiaires absents du bureau: comment observeront-ils les avocats expérimentés?

Une réponse peut se trouver dans les systèmes de gestion des connaissances, qui permettent un accès à l’expertise détenue dans l’organisation.

Un autre outil intéressant est l’enregistrement de réunions, de négociations et de certaines discussions. Les stagiaires pourront observer comment ces rencontres sont menées, et comment des accords sont conclus.

Limites et responsabilité

La frontière entre le travail et la vie personnelle est moins marquée lorsqu’une partie du temps de travail s’effectue à l’extérieur du bureau. En matière de communication, il est souhaitable de préciser ce qui est attendu pendant les heures de travail, et en dehors de celles-ci: le temps personnel des employés doit être respecté.

La productivité devrait pouvoir être mesurée de façon quantifiable, quel que soit le lieu de travail. Des indicateurs pourraient devoir être imaginés. Et les employés sont tenus de respecter leurs responsabilités, et les normes qui s’appliquent à eux, tant au bureau qu’à l’extérieur.

L’ensemble du personnel doit avoir conscience qu’il ne s’agit plus de s’adapter à un environnement sanitaire changeant et incertain: le mode de travail hybride est là pour longtemps. C’est la nouvelle normale.