Comment votre bureau gère les TI?
Philippe Senécal
2009-09-22 11:15:00
Les bureaux d’avocats sont habituellement très réfractaires à l’idée d’investir dans les technologies de l’information, a moins d’en refiler le coût à leurs clients. Et pourtant…
Équipements et logiciels désuets, gestionnaires indifférents et/ou récalcitrants, budgets insuffisants, formation inadéquate, outils inadaptés ou incompris, attribution des ressources matérielles inappropriée, vision obsolète, etc., voilà à quoi se résument trop souvent les réponses des bureaux d’avocats aux questions d’ordre technologique.
Vous connaissez tous des anecdotes, dont celles des « jeunes » avocats qui se retrouvent toujours avec les appareils désuets des « seniors », des politiques de gestion informatique dictées sans prendre connaissance des besoins des utilisateurs (avocats et adjointes), de l’attribution de « téléphones intelligents » à ceux qui ne font pas les vacations extérieures, de l’intégration de logiciels de support au litige ou d’engins de recherche sans formation adéquate, de la surfacturation aux clients pour l’accès aux engins de recherche informatisés alors même que le bureau réalise d’importantes économies pour sa bibliothèque, de l’absence de banques de données des recherches sur-dupliquées relativement à des questions juridiques élémentaires, du budget pour les technologies épuisé quelques mois après le début de l’année financière et j’en passe.
Maintenant, connaissez-vous le Centre francophone d’informatisation des organisations (CEFRIO)? Le CEFRIO est une association dont les activités sont financées à 70 % par ses projets de recherche et à 30 % par le ministère du Développement économique, de l'Innovation et de l'Exportation qui prône l’adoption des technologies de l'information comme levier de transformation et d'innovation pour hausser la productivité des organisations. Le CEFRIO a publié la semaine dernière son Guide des pratiques exemplaires de gouvernance et technologies de l’information « produit à la suite d’une revue des écrits d’experts reconnus sur les questions de gouvernance et de TI et d’entretiens avec dix administrateurs québécois d’entreprises et d’organismes publics ». En bref, ce guide vise à conscientiser les administrateurs et les membres de conseils d’administration des besoins technologiques de leur société et proposent des méthodes succinctes pour aborder les défis que posent les technologies de l’information au sein de ces organisations.
Fondé sur la proposition que les administrateurs sont trop souvent mal à l’aise ou mal encadrés pour aborder les enjeux d’ordre technologique, le guide suggère plusieurs solutions pour mieux encadrer les gestionnaires. En voici quelques-unes :
Au chapitre de la gouvernance, on propose aux dirigeants d’aborder les questions de TI avec une perspective stratégique et de gestion des risques. On souligne l’importance de confier la gestion des TI aux membres du conseil qui sont plus à l’aise avec ces questions ou simplement à des experts qui étudient les besoins de la société et font régulièrement rapport au conseil de gestion. On y souligne l’importance d’aborder régulièrement les discussions sur les TI pour évaluer la position de l’entreprise par rapport aux développements technologiques. Une entreprise florissante se doit d’adopter les nouvelles technologies innovatrices (souvent à un coût plus élevé que les solutions traditionnelles) afin de lui permettre de réaliser ses objectifs dans des délais plus serrés.
Au chapitre de l’utilisation des TI, on suggère que lorsqu’une entreprise mise beaucoup sur les technologies pour fournir ses services, elle se doit d’exploiter les nouvelles technologies pour conserver son avantage sur les concurrents. Les bureaux d’avocats en sont un exemple puisque leur capacité de fournir le service requis par le client nécessite une forte utilisation des TI à tous les niveaux. Dans ces circonstances, la question des TI devrait être l’une des principales préoccupations des gestionnaires.
Sur le plan de la sécurité, le guide prévient les entreprises qu’elles doivent faire des choix et adopter des solutions rationnelles pour diminuer les risques que cela représente. En d’autres termes, les moyens de sécurité sélectionnés ne doivent pas nuire aux activités et au développement de l’entreprise.
Enfin, au chapitre du rôle que devrait jouer les TI afin d’aider les administrateurs à travailler plus efficacement et économiquement, le guide préconise de simples solutions :
- Réunions virtuelles ;
- Accès aux documents et aux rapports sur un site de collaboration comme SharePoint ;
- Formation des administrateurs à l’utilisation des TI ;
- Utilisation fréquente des outils existants en signalant l’existence de nouveau contenu.
Et en pratique
Considérant que ce ne sont pas tous les administrateurs ou membres du conseil qui soient confortables avec les TI, il est essentiel que les gestionnaires de votre organisation accordent une très grande attention à cette question fondamentale au développement de toute société.
Voilà pour la théorie mais qu’en est-il de la réalité? Les bureaux d’avocats sont habituellement très réfractaires à l’idée d’investir les sommes requises dans les TI sans trouver le moyen de refiler le coût directement à leurs clients. L’achat de puissants photocopieurs est un exemple d’investissement dont le coût est essentiellement supporté par les clients. D’autres facturent les clients pour chaque page imprimée alors même qu’elle se retrouve très souvent au recyclage. Que dirait-on au mécanicien automobile qui chargerait pour chaque pièce mécanique qu’il tente de poser jusqu’à ce qu’il trouve celle qui convient au véhicule?
Regrettablement, les membres des conseils d’administration des bureaux sont presqu’exclusivement des associés qui sont peu enclins à sabrer dans les profits afin d’investir les sommes requises pour faire l’acquisition de solutions innovatrices ou de faire bénéficier les jeunes des équipements les plus performants.
Comment se fait la gestion des TI de votre bureau?
Droit et Techno
Deux fois par mois, Dominic Jaar et Philippe Senécal, conseillers juridiques de Conseils Ledjit, rédigent pour vous des billets rapportant des nouvelles technologiques liées au droit ainsi que des nouvelles juridiques relatives aux technologies. Pour consulter toutes leurs chroniques, cliquez ici.
Vous connaissez tous des anecdotes, dont celles des « jeunes » avocats qui se retrouvent toujours avec les appareils désuets des « seniors », des politiques de gestion informatique dictées sans prendre connaissance des besoins des utilisateurs (avocats et adjointes), de l’attribution de « téléphones intelligents » à ceux qui ne font pas les vacations extérieures, de l’intégration de logiciels de support au litige ou d’engins de recherche sans formation adéquate, de la surfacturation aux clients pour l’accès aux engins de recherche informatisés alors même que le bureau réalise d’importantes économies pour sa bibliothèque, de l’absence de banques de données des recherches sur-dupliquées relativement à des questions juridiques élémentaires, du budget pour les technologies épuisé quelques mois après le début de l’année financière et j’en passe.
Maintenant, connaissez-vous le Centre francophone d’informatisation des organisations (CEFRIO)? Le CEFRIO est une association dont les activités sont financées à 70 % par ses projets de recherche et à 30 % par le ministère du Développement économique, de l'Innovation et de l'Exportation qui prône l’adoption des technologies de l'information comme levier de transformation et d'innovation pour hausser la productivité des organisations. Le CEFRIO a publié la semaine dernière son Guide des pratiques exemplaires de gouvernance et technologies de l’information « produit à la suite d’une revue des écrits d’experts reconnus sur les questions de gouvernance et de TI et d’entretiens avec dix administrateurs québécois d’entreprises et d’organismes publics ». En bref, ce guide vise à conscientiser les administrateurs et les membres de conseils d’administration des besoins technologiques de leur société et proposent des méthodes succinctes pour aborder les défis que posent les technologies de l’information au sein de ces organisations.
Fondé sur la proposition que les administrateurs sont trop souvent mal à l’aise ou mal encadrés pour aborder les enjeux d’ordre technologique, le guide suggère plusieurs solutions pour mieux encadrer les gestionnaires. En voici quelques-unes :
Au chapitre de la gouvernance, on propose aux dirigeants d’aborder les questions de TI avec une perspective stratégique et de gestion des risques. On souligne l’importance de confier la gestion des TI aux membres du conseil qui sont plus à l’aise avec ces questions ou simplement à des experts qui étudient les besoins de la société et font régulièrement rapport au conseil de gestion. On y souligne l’importance d’aborder régulièrement les discussions sur les TI pour évaluer la position de l’entreprise par rapport aux développements technologiques. Une entreprise florissante se doit d’adopter les nouvelles technologies innovatrices (souvent à un coût plus élevé que les solutions traditionnelles) afin de lui permettre de réaliser ses objectifs dans des délais plus serrés.
Au chapitre de l’utilisation des TI, on suggère que lorsqu’une entreprise mise beaucoup sur les technologies pour fournir ses services, elle se doit d’exploiter les nouvelles technologies pour conserver son avantage sur les concurrents. Les bureaux d’avocats en sont un exemple puisque leur capacité de fournir le service requis par le client nécessite une forte utilisation des TI à tous les niveaux. Dans ces circonstances, la question des TI devrait être l’une des principales préoccupations des gestionnaires.
Sur le plan de la sécurité, le guide prévient les entreprises qu’elles doivent faire des choix et adopter des solutions rationnelles pour diminuer les risques que cela représente. En d’autres termes, les moyens de sécurité sélectionnés ne doivent pas nuire aux activités et au développement de l’entreprise.
Enfin, au chapitre du rôle que devrait jouer les TI afin d’aider les administrateurs à travailler plus efficacement et économiquement, le guide préconise de simples solutions :
- Réunions virtuelles ;
- Accès aux documents et aux rapports sur un site de collaboration comme SharePoint ;
- Formation des administrateurs à l’utilisation des TI ;
- Utilisation fréquente des outils existants en signalant l’existence de nouveau contenu.
Et en pratique
Considérant que ce ne sont pas tous les administrateurs ou membres du conseil qui soient confortables avec les TI, il est essentiel que les gestionnaires de votre organisation accordent une très grande attention à cette question fondamentale au développement de toute société.
Voilà pour la théorie mais qu’en est-il de la réalité? Les bureaux d’avocats sont habituellement très réfractaires à l’idée d’investir les sommes requises dans les TI sans trouver le moyen de refiler le coût directement à leurs clients. L’achat de puissants photocopieurs est un exemple d’investissement dont le coût est essentiellement supporté par les clients. D’autres facturent les clients pour chaque page imprimée alors même qu’elle se retrouve très souvent au recyclage. Que dirait-on au mécanicien automobile qui chargerait pour chaque pièce mécanique qu’il tente de poser jusqu’à ce qu’il trouve celle qui convient au véhicule?
Regrettablement, les membres des conseils d’administration des bureaux sont presqu’exclusivement des associés qui sont peu enclins à sabrer dans les profits afin d’investir les sommes requises pour faire l’acquisition de solutions innovatrices ou de faire bénéficier les jeunes des équipements les plus performants.
Comment se fait la gestion des TI de votre bureau?
Droit et Techno
Deux fois par mois, Dominic Jaar et Philippe Senécal, conseillers juridiques de Conseils Ledjit, rédigent pour vous des billets rapportant des nouvelles technologiques liées au droit ainsi que des nouvelles juridiques relatives aux technologies. Pour consulter toutes leurs chroniques, cliquez ici.
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