40 idées pour aider vos clients

Vous pouvez sonder 100, voire 1 000 conseillers juridiques d’entreprise, et vous n’en trouverez pas un seul qui pense que demander une meilleure valeur est une mauvaise idée. Le problème consiste à trouver une façon d’aborder cette question afin que cela fonctionne également pour les cabinets d’avocats externes.

Pour commencer

1. Planifier une réunion « Réunion. Discussion. Action. » Il s’agit d’une réunion où les clients et les cabinets se réunissent pour lancer des idées sur une approche axée sur la valeur. Nous vous recommandons de préparer de petits documents à distribuer pour rendre les sessions plus productives. Un guide d’une page est disponible pour vous aider à commencer.

2. Assoyez-vous avec vos cabinets d’avocats chevronnés et discutez de la création d’un « covenant avec les avocats. » Nous vous offrons un covenant de départ que vous pouvez modifier selon vos besoins.

3. Résistez à la tentation de trop agir en « avocat » avec les idées qui vous viennent à l’esprit. Essayez-en quelques-unes, mais à petite échelle, si vous craignez que l’idée ne soit trop ambitieuse ou si vous croyez perdre le contrôle.

Structures d'honoraires fixes

4. Essayez d’établir des honoraires mensuels fixes pour les services de base d’un cabinet d’avocats. Cela signifie que la société peut appeler le personnel juridique pour lui poser des questions générales sans être facturée à chaque fois. Pour que ce type d’arrangement fonctionne, il est important de définir le point où un élément devient une affaire distincte. Faites preuve de souplesse. En cas de déséquilibre, vous pouvez toujours revoir l’entente le mois suivant.

5. Établissez des honoraires fixes pour des tâches particulières. Examinez vos expériences passées comme point de départ. Si les estimations des premiers projets sont irréalistes, apportez les corrections nécessaires. Au fur et à mesure que vous acquérez de l’expérience, vous deviendrez encore meilleur pour évaluer les coûts.

6. Essayez d’établir des honoraires fixes pour tout le dossier.

7. Essayez de définir le moment où des honoraires sortent du cadre de l’entente sur les honoraires fixes. Plutôt que de tout arrêter lorsqu’une soupape de sécurité est activée, envisagez un partage 50-50 pendant un certain temps. Une autre solution consiste à établir un collet vers le haut et vers le bas.

8. Demandez au cabinet de prendre tout le portefeuille de travail à honoraires fixes pendant une certaine période. Parmi les avantages liés à la prise en charge de tout le portefeuille (en particulier si ce dernier inclut les conseils et le contentieux) on compte le fait que le cabinet a un flux de travail continu suffisant pour mieux gérer ses propres ressources. Le cabinet a également un incitatif pour garder le client hors du trouble et pour gérer ses ressources liées au contentieux.

Budgétisation et gestion

9. Nommez une ou plusieurs personnes pour surveiller et analyser l’aspect économique des approches axées sur la valeur à l’essai. Voyez ce qui fonctionne et ce qui doit être réexaminé.

10. Réunissez des employés internes avec des employés des cabinets externes ayant des postes comparables. Par exemple, la comptabilité, les TI, le marketing, les secrétaires, les techniciens juridiques avec leurs homologues externes. Cette mesure permet de s’assurer que les détails sont abordés. Demandez-leur de formuler d’autres suggestions sur les façons d’améliorer la valeur.

11. Créez un groupe de travail sur la valeur afin d’éliminer la bureaucratie, et de promouvoir les approches axées sur la valeur. Incluez au moins quelques personnes issues de la haute direction.

12. Ne cachez rien. Communiquez vos renseignements économiques essentiels à vos meilleurs cabinets et demandez-leur de faire la même chose. C’est le meilleur moyen de trouver des solutions satisfaisantes pour les deux parties.

13. Les cabinets d’avocats doivent envisager une cible de 60 à 70 % des revenus annuels provenant des ententes de type retenue axées sur la valeur. Ainsi, ils couvriront leurs frais généraux et leur trésorerie, et ils pourront se concentrer sur la vente du reste de leurs ressources (de base et supérieures) aux clients axés sur la valeur et aux autres clients.

14. Les services internes et les cabinets d’avocats peuvent savoir quel pourcentage des affaires sont offertes sur la base de la valeur, déterminer les résultats et établir des cibles pour l’avenir.

15. Analysez vos données pour comprendre le coût des affaires. Une fois que l'analyse est terminée, cherchez les économies afin de déterminer le coût des affaires à venir.

16. Désignez des gestionnaires des relations internes. Ces personnes vous aideront à obtenir une perspective générale des services offerts par un cabinet dans l’ensemble du service juridique. Elles peuvent également entretenir les relations entre les avocats internes et externes pour assurer une bonne communication.

17. Évaluez vos avocats internes selon des prévisions budgétaires précises. Incluez les prévisions et la gestion budgétaires dans leurs objectifs de rendement.

Communications

18. Il est recommandé aux cabinets d’avocats d’organiser des journées de réflexion avec les différents groupes de pratique et bureaux pour discuter des façons de mettre en œuvre les approches axées sur la valeur.

19. Il est recommandé aux avocats internes et externes d’assister à leurs journées de réflexion mutuelles. Soulignez les exemples de réussite axés sur la valeur et demandez aux participants de lancer des idées sur ce qui pourrait être fait.

20. Rédigez un livre blanc ou une brochure d’une page contenant des exemples d’approches axées sur la valeur particulières actuellement en cours.

21. Demandez à vos avocats externes d’assister régulièrement aux réunions de votre service interne.

22. Faites en sorte qu’une personne de votre service participe régulièrement aux réunions de certains cabinets, en particulier les réunions éducatives ou celles concernant le client.

23. Publiez les histoires de réussite dans les bulletins du cabinet, dans les circulaires du service juridique, dans les communiqués de presse, dans la presse professionnelle, etc.

24. Organisez des discussions d’experts pour savoir comment établir des relations de valeur lors des réunions de comité juridique des conventions des groupes de l’industrie. Discutez des histoires de réussite particulières.

25. Organisez des discussions d’experts avec d’autres groupes d’avocats, y compris des conseillers juridiques d’entreprise et des gestionnaires de cabinet, et lors des réunions d’association.

26. Informez les gens au sujet du Défi valeur de l’ACC, un outil utile pour le dialogue entre les cabinets et les clients. Si vous l’utilisez, n’hésitez pas à le mentionner dans les communiqués de presse annonçant de nouvelles approches axées sur la valeur entre les cabinets et les clients, lors de conférences et dans les communications internes.

Évaluations et examens

27. Encouragez les membres de votre équipe à remplir des évaluations individuelles des avocats. Utilisez les systèmes de gestion des cas qui permettent l’affichage et la compilation automatisés des examens ou utilisez l’outil Index de valeur de l’ACC à la conclusion de chaque cas afin de partager les renseignements au sujet des avocats qui font un bon travail en ce qui a trait à la « valeur ».

28. Encouragez les cabinets externes à évaluer les avocats internes. Cette mesure démontre qu’une amélioration continue est attendue des deux côtés, en fonction des mêmes critères.

29. Rattachez une partie des honoraires externes à l’évaluation du rendement par le client, et une partie du salaire à une évaluation du rendement en fonction des critères de valeur – pas simplement en fonction des heures facturées.

30. Associez également une partie du rendement aux budgets et aux données sur la qualité du service. Incluez la gestion selon le budget comme objectif de rendement clé.

31. Adoptez une approche post-action rigoureuse à la conclusion de chaque affaire. Qu’est-ce que l’équipe aurait pu faire de mieux? Qu’est-ce que la société pourrait faire différemment afin de s’assurer que les bons résultats ne sont pas seulement un événement fortuit et comment améliorer ce qui ne fonctionne pas afin d’éviter tout problème semblable à l’avenir? Identifiez et éliminez le travail redondant, non pertinent ou inutile. Faites en sorte que l’amélioration continue devienne un processus intégré.

32. Obtenez une boucle de rétroaction lors des discussions sur les données concernant le rendement sur une base réelle entre les équipes et individuellement.

Technologie et gestion des connaissances

33. Créez une plateforme de communication entre les cabinets d’avocats externes privilégiés afin de tirer profit des connaissances. Utilisez-la comme moyen d'améliorer l'efficacité et pour échanger des idées axées sur la valeur pour la société.

34. Utilisez la technologie pour améliorer l’efficacité et tirer profit de l’apprentissage. Les outils comme les extranets, les salles virtuelles, les bases de données partagées, les systèmes de gestion des cas et de documents peuvent vous aider à tirer profit de l’apprentissage et à améliorer votre efficacité.

Divers

35. Si vous faites des demandes de propositions, demandez aux responsables au sein de la société et du cabinet de partager les meilleures pratiques sur ce qui fonctionne et sur ce qui constitue une perte de temps. Les cabinets peuvent montrer aux clients ce qu’ils devraient rechercher et inversement.

36. Adoptez une politique de « aucune dépense payée par le client » pour vous assurer que le cabinet prend tous les moyens nécessaires pour réduire ses coûts de service pour le client.

37. Faites preuve de persistance à mettre en pratique ce qui doit être changé. Ne continuez pas à faire des choses simplement parce que c’est ce qui a toujours été fait.

38. Impartissez, externalisez ou internalisez le travail axé sur le processus afin de maximiser l’efficacité. Définissez les processus de travail, donnez de la formation et des lignes directrices, vérifiez les fournisseurs externes et menez une concertation. Envisagez l’impartition de l’examen des documents, de l’entente de confidentialité et des autres processus axés sur le travail.

39. Internalisez l’examen des documents et rendez le processus entièrement interne en utilisant des avocats contractuels, le cas échéant, ou en utilisant un cabinet pour superviser le campus de l’entreprise. Formez des avocats externes sur l’utilisation des codes de tâches et sur la saisie des données des processus. Les données peuvent être un outil puissant pour s’assurer que le travail est envoyé aux bons fournisseurs et que la valeur de la base des honoraires subsidiaires est établie au bon niveau.

40. Les cabinets doivent être encouragés à envisager la refonte de leur programme de nouveaux associés afin d’offrir six mois de formation intensive à taux de facturation et à salaire réduit, sans exigence en matière de facturation, avec un mentorat accru et une prépondérance sur un véritable exercice du droit en portant une attention particulière au client.