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Le dépôt électronique auprès des tribunaux : une solution rentable

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Ogilvy Renault

2007-11-21 11:35:00

Le dépôt électronique constitue un point tournant qui modifie rapidement le mode de fonctionnement des tribunaux nord-américains.

Un système de dépôt électronique auprès des tribunaux permet au justiciable de présenter des documents au tribunal par un moyen électronique plutôt qu’à l’aide des méthodes habituelles, plus coûteuses, soit la remise en mains propres ou l’envoi par télécopieur.

On aspire à un système de ce genre depuis des années. En 2002, les registraires de la Cour suprême du Canada et de la Cour fédérale ont fait procéder à un sondage auprès des avocats canadiens afin d’étudier des questions relatives au dépôt électronique.

Les résultats du sondage étaient clairs : 73 % des répondants désiraient pouvoir introduire une instance et déposer des documents par voie électronique.

LA PROLIFÉRATION DES DÉPÔTS ÉLECTRONIQUES
Les tribunaux, qui reçoivent une importante masse de documents, étaient mal équipés au départ pour traiter toute la demande relative au dépôt électronique. Ils ne disposaient pas des systèmes informatiques nécessaires pour recevoir et gérer les documents électroniques.

De fait, malgré le désir de faire des dépôts électroniques manifesté par le monde juridique, 63 % des répondants au sondage de 2002 estimaient que les documents envoyés ou reçus par voie électronique étaient plus vulnérables que les documents envoyés ou reçus personnellement ou par messager.

Toutefois, les juridictions canadiennes se sont habituées lentement à l’idée d’accueillir les dépôts électroniques et ont mis sur pied des projets pilotes pour faire du dépôt électronique une réalité.

Par exemple, le dépôt électronique a été introduit d’une façon ou d’une autre à la Cour suprême, dans les cours fédérales et dans les tribunaux de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de l’Ontario5 au cours des dernières années.

Le dépôt électronique a remporté un succès pour le moins étonnant aux États-Unis. Selon LexisNexis, le fournisseur exclusif de services de dépôt électronique des tribunaux fédéraux, son système compte à l’heure actuelle plus de 85 000 utilisateurs inscrits qui déposent et signifient 30 millions de documents par année dans le cadre de 1,3 million d’affaires portées devant 228 tribunaux américains.

Le site Web de l’American Bar Association comprend une liste sélective de juridictions ainsi que des liens avec leurs règles relatives au dépôt électronique.

LE FONCTIONNEMENT DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
Pour qu’un système de dépôt électronique ait du succès, il doit être fiable et sécuritaire. Différentes juridictions ont mis en oeuvre diverses procédures afin d’atteindre ces objectifs. Le système utilisé par la Cour fédérale en constitue un bon exemple.

En effet, en octobre 2005, la Cour fédérale a lancé un projet pilote dans le cadre duquel des documents peuvent être déposés électroniquement pour les instances relatives à la propriété intellectuelle. Ogilvy Renault S.E.N.C.R.L., s.r.l. a été choisi comme participant aux premiers stades du projet pilote de la Cour fédérale.

Face au succès qu’a remporté le système jusqu’ici, le projet a été élargi le 14 mai dernier de manière à inclure également les documents pour les instances relatives à l’immigration et à l’amirauté. Apparemment, LexisNexis collabore avec d’autres tribunaux canadiens en vue de lancer un système national de dépôt électronique.

Les principaux éléments du processus sont énoncés sur le site Web de LexisNexis ainsi que dans l’Avis à la communauté juridique affiché sur le site Web de la Cour fédérale9. Parmi les faits saillants du processus, mentionnons les points suivants :

• Seuls les avocats peuvent utiliser le système.
• Les documents doivent normalement être en format PDF (cette exigence varie passablement d’une juridiction à l’autre).
• Les déposants par voie électronique n’ont pas à déposer de copie papier de la plupart des documents de moins de 500 pages.
• Les documents déposés électroniquement n’ont pas à être signés, pour autant que les déposants conservent une copie signée des déclarations solennelles telles que les affidavits dans leurs propres dossiers.
• Il ne faut pas déposer électroniquement les documents revêtus d’un sceau de par la loi ou les documents à l’égard desquels la personne qui effectue le dépôt demandera à la Cour de rendre une ordonnance de non-divulgation. Le fait de ne pas suivre ces procédures au moment du dépôt d’un document peut entraîner l’adjudication des dépens contre le déposant. Pour l’instant, la signification de documents déposés électroniquement doit encore être effectuée par les moyens classiques énoncés dans les Règles des Cours fédérales.

LES AVANTAGES DU DÉPÔT ÉLECTRONIQUE POUR LE JUSTICIABLE
Les avantages d’un système de dépôt électronique pour le justiciable peuvent être énormes, surtout dans les grands dossiers litigieux. D’abord et avant tout, ce système permet à une partie de faire son dépôt électronique jusqu’à la dernière minute, tout juste avant minuit, heure du Pacifique.

La Cour fédérale, par exemple, accepte le dépôt de documents papier jusqu’à 16 h 30 seulement. Ces sept heures additionnelles peuvent représenter la différence entre une requête gagnante et une requête préparée à la hâte. De plus, les systèmes de dépôt électronique fournissent habituellement au déposant une confirmation du dépôt du document, ce qui élimine l’incertitude et le stress (et les frais de messagerie) de dernière minute souvent associés au dépôt en mains propres.

Un autre avantage, qui peut paraître petit, mais qui peut finir par représenter une somme importante au fil du temps, a trait aux frais de photocopie. Dans les litiges importants, où les parties sont obligées de faire de nombreuses copies de documents qui peuvent parfois compter des milliers de pages, le dépôt électronique représente une façon simple de réduire les coûts associés à cette multiplication de documents papier.

Jonathan Cullen est avocat chez Ogilvy Renault
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