Viens faire banque à part.

Choisir BDC comme employeur, c’est évoluer dans un milieu de travail sain, inclusif, riche de compétences et qui met de l'avant les meilleures conditions pour rassembler des équipes uniques où le pouvoir d'agir est réel. C’est aussi être au centre de projets économiques et financiers ambitieux afin de voir plus loin et de faire les choses différemment, pour alimenter le succès des entreprises canadiennes.

Choisir BDC comme employeur, c’est aussi :

  • Des avantages sociaux flexibles et compétitifs, incluant un régime d’épargne du personnel où BDC te verse une contrepartie de tes cotisations volontaires, un régime de pension à prestations déterminées, un compte de dépenses mieux-être et soins de santé de 750 $, pour n’en nommer que quelques-uns
  • En complément de vacances payées chaque année, cinq journées personnelles, des journées de maladie au besoin, et nos bureaux sont fermés du 25 décembre au 1er janvier
  • Un modèle de travail hybride qui permet de vraiment concilier le travail et la vie personnelle
  • Des possibilités d'apprentissage, de formation et de perfectionnement, et bien plus encore...

Aperçu du poste

La ou le titulaire assiste le bureau du secrétariat général sur le plan administratif, en effectuant des tâches de planification, d'organisation et de coordination des réunions du conseil d'administration et de tenue des dossiers de la Banque. Cette personne contribue à assurer l'administration efficace des activités quotidiennes du département afin de répondre à ses besoins et d'atteindre ses objectifs.

Les défis qui vous attendent

  • Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination des réunions du conseil d'administration et des réunions des autres comités, y compris les ordres du jour du conseil, la préparation des livres du conseil, la mise à jour et la distribution des documents, la préparation des projets de procès-verbaux.
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres du conseil d'administration et les membres des différents comités, ainsi qu'avec les membres de la direction, et assurer la liaison entre eux et elles.
  • Organiser les réunions hebdomadaires du comité de crédit/investissement et de risque.
  • Travailler en collaboration avec le secrétaire général adjoint pour l'assister dans ses tâches et rechercher des informations relatives à diverses demandes et rédiger des rapports.
  • Contribuer à l'administration du fonctionnement quotidien du département en effectuant des tâches régulières telles que le paiement des honoraires des administratrices ou administrateurs, de diverses factures et des notes de frais des administratrices, la mise à jour de documents, la compilation de statistiques et la fourniture de services de soutien administratif.
  • Participer au développement et à la maintenance du site de l'équipe du secrétariat général.
  • Tenir à jour et stocker de manière appropriée les dossiers et la documentation relatifs à la Banque, à ses filiales ainsi qu'au conseil d'administration et aux différents comités, conformément à la loi.
  • Maintenir les systèmes de base de données pour les dossiers liés aux activités du département de manière efficace, opportune et diligente.
  • Effectuer toute autre tâche connexe selon les directives.

Ce que nous recherchons

  • Diplôme ou certificat en technique juridique, ou expérience équivalente
  • Au moins trois ans d’expérience pertinente, de préférence dans un service juridique ou secrétariat d’entreprise
  • Connaissance des concepts, de la terminologie et des procédures juridiques.
  • Compréhension du fonctionnement d'un secrétariat d'entreprise
  • Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint) et d'autres systèmes et logiciels informatiques.
  • Compétences supérieures en matière de gestion du temps et d'établissement des priorités
  • Capacité à s’adapter à des priorités qui changent fréquemment tout en continuant à poursuivre les objectifs clés du portefeuille.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
  • Capacité à travailler de manière indépendante et sous pression
  • Esprit d'initiative et discrétion
  • Orientation vers le service à la clientèle
  • Avoir une orientation vers le travail d’équipe et le partage d’informations.
  • Le bilinguisme (français et anglais) est requis

BDC est fière d'être l'un des 100 meilleurs employeurs au Canada et l'un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada. Nous nous engageons à favoriser un environnement diversifié, équitable, inclusif et accessible où toutes les employées et tous les employés peuvent s'épanouir et savoir qu’elles et ils sont pleinement accueilli.es et apprécié.es au travail. Si vous avez besoin d'accommodations pour compléter votre candidature, n’hésitez pas à nous contacter.

Bien que nous appréciions toutes les candidatures, nous vous informons que seules les candidatures sélectionnées seront contactées. Veuillez noter que l’usage du masculin dans l’écriture du titre du poste ci-haut n’est utilisé qu’à des fins de référencement.

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We are banking at another level.

Choosing BDC as your employer means working in a healthy, inclusive, and skilled workplace that puts forward the best conditions to bring together unique teams where employees are empowered to act. It also means being at the centre of ambitious economic and financial projects to see further and to do things differently, to fuel the success of Canadian entrepreneurs.

Choosing BDC as your employer also means:

  • Flexible and competitive benefits, including an Employee Savings and Investment Plan where BDC matches part of your voluntary contributions, a Defined Benefit Pension Plan, a $750 wellness and health care spending account, to name a few
  • In addition to paid vacation each year, five personal days, sick days as necessary, and our offices are closed from December 25 to January 1
  • A hybrid work model that truly balances work and personal life
  • Opportunities for learning, training and development, and much more...

Position overview

The Corporate Secretariat Officer is responsible for assisting the Corporate Secretariat Office in an administrative capacity, performing duties for the planning, organization and coordination of Board meetings and maintenance of corporate records of the Bank. He or she helps ensure the efficient administration of the department’s day-to-day activities in order to meet its needs and achieve its objectives.

Challenges to be met

  • Collaborate in the planning, organization and coordination of Board meetings and other committee meetings, including Board agendas, preparing Board books, updating and distributing materials, preparing draft minutes
  • Work closely with and act as a liaison between Board members and members of different committees, as well as members of senior management
  • Organize the weekly Credit/Investment & Risk Committee meetings
  • Working in collaboration with the Assistant Corporate Secretary assist him or her with his or her duties and research information relating to various requests and draft reports
  • Assist in the administration of the department’s day-to-day operation by performing regular duties such as paying Director’s fees, various invoices and Director’s expense reports, updating documents, compiling statistics and providing administrative support services
  • Participate in the development and maintenance of the corporate secretariat team site
  • Maintain corporate records and documentation relating to the Bank, its subsidiaries as well as Board and different committees up-to-date and stored appropriately, as required by law
  • Maintain the database systems for files related to the department’s activities in an efficient, timely and diligent manner
  • Conduct any other related tasks as directed

What we are looking for

  • Degree or certificate in paralegal technology, law clerk, or equivalent experience
  • At least three years of relevant experience, preferably in a legal department or corporate secretariat office
  • Familiarity with legal concepts, terminology and procedures
  • Understanding of how a corporate secretariat office operates
  • Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Access and other computer systems and software
  • Superior time management and priority-setting skills
  • Ability to adapt to frequently changing priorities while continuing to pursue key portfolio objectives,
  • Excellent written and oral communication skills
  • Ability to work independently and under pressure
  • Initiative and discretion
  • Customer service orientation
  • Teamwork oriented and information sharing,
  • Bilingualism (French and English) is required

Proudly one of Canada’s Top 100 Employers and one of Canada’s Best Diversity Employers, we are committed to fostering a diverse, equitable, inclusive and accessible environment where all employees can thrive and feel empowered to bring their whole selves to work. If you require an accommodation to complete your application, please do not hesitate to contact us.

While we appreciate all applications, we advise that only the candidates selected to participate in the recruitment process will be contacted.