Technicien.ne en gestion documentaire et juridique

TECHNICIEN.NE EN GESTION DOCUMENTAIRE ET JURIDIQUE
Services juridiques et greffe

Travailler à la Ville de Lorraine, c’est faire partie d’une équipe mobilisée et motivée à offrir un haut niveau de services diversifiés à une population d’environ 10 000 citoyens et citoyennes.

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Missions* à relever

Volet archives

• Collabore avec la gestionnaire à l'élaboration du plan de classification et en assure sa révision, sa mise à jour et son implantation. Élabore et participe à la mise en application des procédures qui en découlent;
• Applique le plan de classification et le calendrier de conservation des documents relativement au support numérique et papier et en assure le suivi et la mise à jour. Assure le transfert et la destruction des documents selon les normes en vigueur;
• Soutient les usagers concernant l'utilisation du système de classement administratif et de gestion des documents;
• Collabore à la mise en place des systèmes de classification reliés à chaque direction;
• Assure le déclassement et le tri des dossiers des directions et participe à l'élagage et à la destruction des documents inactifs;
• Effectue la mise à jour et le suivi du système de protection des documents essentiels;
• Effectue des recherches d'information ou de documents détenus aux archives et recueille, valide et compile diverses statistiques à l'aide de rapports ou tableaux;
• Participe au traitement des demandes d'accès à des documents adressés à la Ville, prépare des accusés de réception et effectue les recherches, le cas échéant;
• Tient à jour le registre des demandes d'accès et s'assure du respect des délais et effectue des rappels aux différents intervenants;
• Effectue les suivis des séances et des commissions administratives du Conseil municipal;
• Collabore à la gestion des dossiers de réclamations en préparant la documentation pertinente;
• Accomplit du travail général de bureau, tel que l'assemblage, l'expédition de documents, le classement, la vérification, la transcription, l'impression de documents, les photocopies et la numérisation;
• Assure un soutien administratif à son équipe dans la préparation des séances du Conseil municipal;
• Tient à un jour des registres, des règlements, des modèles de documents, des mises à jour des lois et des échéanciers;
• Collabore à divers dossiers reliés aux élections municipales.

Volet administratif et juridique

* Ces tâches ne sont pas limitatives.

La personne titulaire du poste peut être appelée à s’acquitter de toutes autres tâches connexes demandées.