Indigo Canada est devenu le chef de file de l'industrie en matière de gestion de stationnement en offrant des innovations à la fine pointe de la technologie. Notre succès provient de nos solutions sur mesure innovantes, d'une expérience de service client irréprochable et d'une vision de la gestion en évolution continue. En plus d’être présent dans 11 pays, Indigo rassemble une équipe de plus de 2 000 employés à travers le Canada. Nous sommes majoritairement présents dans les aéroports, les hôpitaux, les hôtels et plus encore ! Nous croyons que notre force réside principalement dans ses employés et nous nous engageons à partager les succès et à promouvoir l'esprit d'équipe.

Sommaire du poste

Indigo est à la recherche d'une personne ambitieuse, positive et soucieuse du détail pour offrir un soutien et des services exceptionnels liés aux tâches administratives au niveau juridique et au niveau de la direction. Relevant du Chef de la direction (CEO), la personne retenue assistera dans diverses questions juridiques en collaboration avec différentes parties prenantes à l'échelle nationale et fournira un soutien administratif à l'équipe de direction œuvrant au siège social. Il s’agit d’un rôle clé au sein de l’organisation et il contribuera de manière déterminante au succès futur de l’entreprise.

Quel sera ton rôle au quotidien ?

• Établir des normes de catalogage pour les référentiels de contrats et d’administration connexe.
• Organiser et classer divers documents d'entité commerciale, y compris les contrats, les résolutions d'entreprise et les partenariats.
• Tenir à jour des listes et des rapports pour les différentes parties prenantes de l'entreprise.
• Préparer, éditer et réviser les contrats et les accords liés à notre entreprise.
• Rédiger, préparer et relire des documents juridiques.
• Rédiger, préparer et relire les documents de proposition.
• Créer, réviser et relire les correspondances, rapports, notes de service, graphiques, formulaires et autres éléments, en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité.
• Concevoir des présentations PowerPoint en anglais et en français à l'aide de modèles normalisés.
• Tenir à jour les procès-verbaux et les rapports annuels de l’entreprise.
• Implanter et maintenir un système Docusign.
• Mettre sur pied et tenir à jour un système de catalogage des contrats.
• Collaborer et interagir de manière professionnelle avec des conseillers juridiques externes.
• Effectuer une variété de tâches, y compris (mais sans s'y limiter) la numérisation, la télécopie, la reliure, la saisie de documentation imprimée ou manuscrite et la création de dossiers de fichiers.
• Organiser des conférences téléphoniques en utilisant différentes plateformes technologiques (Teams et Skype).
• Coordonner et gérer la logistique pour les évènements de l'entreprise, les réunions, les déplacements d’affaires et l'hébergement.
• Traduire une variété de documents (du français vers l'anglais et de l'anglais vers le français).
• Quelles sont les compétences recherchées ?
• Capacité à communiquer de manière professionnelle et à fournir un service client exceptionnel.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer facilement plusieurs priorités.
• Solides compétences en rédaction, en révision, en transcription et en relecture.
• Capacité à maintenir des systèmes de classement, des bases de données et une gestion de base de l'agenda et des procès-verbaux.
• Friand de technologie, avec des compétences démontrées à l’utilisation des outils Microsoft (y compris Outlook, Word, Excel, PowerPoint, avec une préférence pour toute personne familiarisée avec Publisher) et une volonté d'apprendre de nouveaux logiciels.
• Capacité à demeurer calme et en contrôle de ses moyens dans les situations d'urgence.
• Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences interpersonnelles.
• Capacité démontrée à traiter des questions délicates et confidentielles.
• Bilingue (anglais et français).

Qu’est-ce qui vous distinguera ?

• Baccalauréat en droit ou diplôme d’adjoint juridique.
• Diplôme de premier cycle (atout).
• Minimum de sept (7) ans d'expérience en soutien administratif progressif, dont au moins trois (3) ans dans un rôle similaire.
• Expérience en droit immobilier et accords commerciaux (atout).
• Excellente capacité à communiquer en anglais et en français (oral et écrit).

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