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OFFRES D'EMPLOI | Lundi le 24 Janvier 2022
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Vendredi le 7 Janvier 2022
Adjoint(e) administratif(-tive)/Administrative Assistant
Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L., Montréal

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À Propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant aux clients tant locaux qu'internationaux des services juridiques sur une variété de questions complexes et litigieuses tout en adoptant une approche régionale, notamment en matière de responsabilité professionnelle, de construction et d'infrastructures, de cyberrisques, de défense d'actions collectives, de défense et de couverture dans les affaires d'assurance, de responsabilité des dirigeants et des administrateurs ainsi que de responsabilité des produits. Nos avocats possèdent une grande expérience des procédures disciplinaires contre un vaste éventail de professionnels ainsi que de la gestion des enquêtes réglementaires ou concernant les fraudes, les lois antitrust et la corruption.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du rôle dans son ensemble

Le ou la titulaire du poste soutient un groupe d'avocat(e)s et d'adjoint(e)s juridiques en effectuant des tâches non juridiques comme la gestion des documents, l'aide à l'ouverture des dossiers, la facturation, les tâches liées à la conformité et d'autres tâches administratives requises.

Heures de travail: de 9h à 17h La présence au bureau est essentielle (dès qu'il sera possible de retourner sur les lieux). Travail en mode hybride serait possible.

Responsabilités principales
  • Classer les documents reçus;
  • Préparer et envoyer des hyperliens;
  • Participer au processus de facturation en préparant des projets de factures, en incorporant les corrections au besoin et en transmettant les factures aux clients;
  • Inscrire les ouvertures de dossiers dans nos systèmes et mettre à jour les dossiers;
  • Préparer les écrans éthiques;
  • Mettre à jour les renseignements sur les dossiers dans les feuilles de calcul Excel;
  • Retenir les services des sténographes officiels;
  • Préparer les états de frais;
  • Effectuer d'autres tâches connexes au besoin.

Qualifications requises
  • Diplôme d'études en secrétariat, en bureautique ou une autre combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente;
  • Un minimum de 3ans d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre milieu de services professionnels;
  • Bilinguisme (français/anglais); à l'aise tant à l'écrit qu'à l'oral;
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, plus particulièrement d'Excel, de Word et d'Outlook;
  • Grande rigueur et attention aux détails dans l'exécution des tâches;
  • Intérêt à travailler avec les chiffres et les feuilles de calcul ainsi qu'à accomplir des tâches de facturation;
  • Fortes compétences d'organisation et d'établissement des priorités;
  • Capacité à gérer diverses tâches simultanément et à respecter des échéanciers serrés;
  • Capacité à concentrer son attention et à travailler dans un milieu dynamique;
  • Communication et interaction avec les membres du personnel de Clyde&Co d'une manière professionnelle;
  • Sens de l'autonomie et excellent esprit d'équipe;
  • Respect de la confidentialité;
  • Solides compétences de travail dans un milieu informatisé (comprenant des logiciels variés) et bonne aptitude à l'apprentissage de nouveaux outils informatiques.

Veuillez noter que Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. exige que tous les membres du cabinet de même que les visiteurs fournissent une preuve de vaccination complète contre la COVID-19 avant d'entrer sur les lieux de travail. Les candidat(e)s qui reçoivent une offre d'emploi devront fournir une preuve de vaccination complète au moment de leur arrivée au cabinet comme condition pour accéder à nos bureaux. Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. a le devoir d'accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs religieux ou médicaux ou d'autres motifs protégés. Les candidat(e)s qui ont besoin d'un accommodement peuvent communiquer avec votre conseiller en recrutement pour en discuter davantage.

Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation en postulant directement à cette annonce. Merci!

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English Message

A Few Words about Clyde & Co

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co's international practice, providing both local and international clients with leading regional legal services covering a variety of complex and contentious matters, including insurance defence and coverage, dispute resolution and arbitration, fraud, antitrust and regulatory investigations. Our lawyers are experts in the areas of professional liability, construction and infrastructure, cyber-risk, class action defence, director and officer liability and manufacturer liability.

At Clyde & Co, our culture is based on fostering a supportive and welcoming environment characterized by diversity and inclusion. Our rapidly growing international firm is known for its global outlook, its exacting practice and its earnest commitment to clients, as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The Administrative Assistant supports a group of lawyers and legal assistants by performing non legal tasks such as document handling, assisting with file openings, billing, conformity, and other administrative task as need be.

Working hours: 9:00am to 5:00 pm. Onsite presence at the office is considered essential (when possible to return on site). Hybrid mode may be possible.

Primary Responsibilities
  • Filing documents received;
  • Preparing and sending hyperlinks;
  • Participating in the billing process by preparing draft invoices, incorporating corrections when needed, sending invoices to the clients;
  • Registering file openings in our systems and updating matters;
  • Drafting ethical screens;
  • Updating Matter information in Excel spreadsheets;
  • Booking official stenographers;
  • Preparing expense reports;
  • Performing other related duties when needed.

Qualifications Required
  • Diploma in secretarial studies, office technology or other combination of equivalent training and experience;
  • A minimum of 3 years of relevant experience in the legal sector or in another professional services environment;
  • Bilingualism (French/English); able to both speak and write with ease;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel, Word and Outlook;
  • Great rigour and attention to detail in the execution of tasks;
  • Interest for working with numbers, spreadsheets, billing and invoicing tasks;
  • Strong organizational and prioritization skills;
  • Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines;
  • Ability to focus attention and work in a dynamic environment;
  • Communicating and interacting in a professional way with all Clyde & Co staff members;
  • A sense of autonomy and an excellent team spirit;
  • Respect for confidentiality;
  • Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

Please note that Clyde & Co LLP Canada requires all Firm members and visitors to provide proof of full vaccination against COVID-19 prior to entering the workplace. Applicants who receive an employment offer will be required to provide proof of full vaccination upon arrival to the Firm as a condition to enter our offices. Clyde & Co LLP has a duty to accommodate those who are unable to get vaccinated due to religious, medical or other protected grounds. For applicants who require an accommodation, please contact your recruitment advisor to discuss further.

If you are interested in this position, please apply to this position and send us at your earliest convenience a cover letter accompanied by your CV. Many thanks!

Veuillez svp préciser que vous avez vu l'offre d'emploi sur Droit-inc.com. Merci.

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