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Titre de poste : Coordonnateur·trice, Nouveaux dossiers clients et conformité

Supérieur·e hiérarchique : Gestionnaire, Nouveaux dossiers clients et conformité

Lieu : Montréal

Service : Finances

Mise à jour le : 24 février 2023

Il s’agit d’un poste dans le cadre duquel les heures supplémentaires sont possibles. Nous suivons un mode de travail hybride; la présence au bureau est requise de deux à trois jours par semaine, selon les besoins d’affaires.

À PROPOS DE CLYDE & CIE

Nos bureaux au Canada sont une composante clé de notre pratique mondiale. Nous conseillons des clients locaux et internationaux sur une variété de questions complexes et litigieuses, tout en adoptant une approche régionale. Nos pratiques sont notamment axées sur l’assurance responsabilité professionnelle, des administrateurs et dirigeants d’entreprise, et du fabricant; la construction et les infrastructures; les cyberrisques; la défense d’actions collectives; l’assurance-défense; et la couverture d’assurance. Nos avocat·e·s possèdent une grande expérience dans les procédures disciplinaires contre un vaste éventail de professionnels ainsi que dans la gestion des enquêtes réglementaires ou concernant les fraudes, les lois antitrust et la corruption.

Chez Clyde & Cie, nous offrons un environnement de travail accueillant, avec une culture qui se caractérise par du soutien et un esprit de collégialité orienté vers la diversité et l’inclusion. Notre cabinet international au rythme de croissance le plus rapide est reconnu pour sa vision mondiale, ses pratiques englobantes, son engagement réel envers les clients et son approche distincte au sein d’une industrie ouverte et hautement dynamique qui change rapidement.

Aperçu du rôle

Ce rôle est basé sur la coopération au sein d’une équipe fournissant des services internes, avec une routine quotidienne centrée sur la préparation de dossiers aux fins de facturation et sur la réponse aux demandes connexes et des équipes juridiques aux mêmes fins. La personne titulaire du poste devra travailler avec ses collègues pour assurer la configuration des tarifs au Canada et devra contribuer à la mise en œuvre d’un système d’organisation des tarifs des services externes aux États-Unis. Cette personne devra aussi posséder un sens d’organisation solide, une connaissance des processus d’affaires et des compétences supérieures en communication, ainsi que faire preuve d’un esprit d’initiative et pouvoir exceller dans un environnement axé sur le travail d’équipe.

Principales responsabilités

Liste non exhaustive des responsabilités :

• Surveiller au quotidien l’état de nouveaux dossiers en effectuant les configurations de facturation nécessaires, ce qui comprend la revue des directives de facturation client et de la méthode de soumission des factures (voie électronique, format papier, par courriel, etc.). Veiller à ce que tous les champs requis pour la facturation aient été remplis pour une production réussie d’ébauches et de factures. Ces tâches exigent une correspondance fréquente au quotidien avec les associé·e·s, les facturier·ière·s et les adjoint·e·s juridiques dans l’ensemble des États-Unis, en vue de l’obtention de réponses relatives à divers aspects de la configuration de dossiers.
• Créer et modifier les groupes de factures de façon à ce que les adresses et les coordonnées soient incluses, et aider avec la création de plans liés aux dossiers.
• Aider à réviser les lignes directrices externes relatives à la facturation aux fins de conformité et en vue de l’application des exigences clients, y compris celles relatives aux contraintes de dépenses et aux normes de facturation électronique. Cette tâche exige la connaissance des lignes directrices de clients aux États-Unis et au Canada; il s’agit de documents très longs et détaillés qui proviennent directement des clients et qui sont presque exclusivement rédigés en anglais. La personne titulaire du poste devra régulièrement envoyer des courriels de masse écrits dans un registre professionnel et adressés aux avocat·e·s, aux parajuristes et aux facturier·ière·s aux États-Unis pour les aviser de toute mise à jour des lignes directrices.
• Assurer la tenue de dossiers clients administratifs, juridiques ainsi que ceux d’avocat·e·s et de parajuristes, notamment en contribuant à la fermeture de dossiers, en réévaluant des masses de temps facturé, en générant des rapports ad hoc et en effectuant sur demande toutes les tâches quotidiennes relevant du rôle. Puisque cette tâche exige souvent une interaction avec l’équipe des systèmes financiers au Royaume-Uni, l’utilisation de termes techniques anglais est de mise.
• Prendre en charge la boîte de réception partagée en fournissant des réponses rapides aux demandes de renseignements sur les tarifs et les changements à la configuration de facturation, ainsi qu’en organisant les courriels. Cette tâche, qui est un des aspects clés de ce rôle, serait presque impossible à remplir sans une connaissance avancée de l’anglais. La personne titulaire du poste devra répondre à des demandes de renseignements et à des demandes générales qui seront adressées à l’équipe et qui proviendront de partout aux États-Unis et au Canada. Les communications reçues comprendront des termes techniques que les systèmes de traduction automatique ne peuvent véhiculer correctement, et un registre professionnel sera nécessaire pour la rédaction des réponses.
• Mettre en place les tarifs des services externes et en assurer la tenue en fonction des ententes avec les équipes des services juridiques et d’établissement des prix. Ces tâches exigent une étroite collaboration avec l’équipe, qui est basée aux États-Unis, ainsi que la correspondance avec d’importants groupes de pratique composés d’associé·e·s se trouvant dans ce pays, la compréhension des demandes de propositions de clients américains et la mise en œuvre de ces dernières.
• Faire preuve de confidentialité à l’égard de tous les dossiers du cabinet et des clients.
• Assumer d’autres responsabilités et fonctions selon les besoins. Ces responsabilités et fonctions seront communiquées par les autres membres de l’équipe qui se trouvent tous et toutes aux États-Unis et qui ne seront pas en mesure d’interagir avec la personne titulaire du poste dans une autre langue que l’anglais.

Expérience, formation et compétences requises

• Études collégiales (CÉGEP) en comptabilité ou en finances, ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
• Plus de 2 ans d’expérience de travail dans un service de facturation au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un environnement comparable;
• Bilinguisme (français et anglais) à l’écrit et à l’oral, à un niveau hautement fonctionnel. La maîtrise de l’anglais est essentielle, car la personne titulaire du poste travaillera étroitement avec des individus aux États-Unis;
• Connaissance de la hiérarchie des tarifs de facturation et de la tenue de dossiers clients et juridiques;
• Expérience avec le logiciel Elite 3E constitue un atout;
• Connaissance démontrée de processus de facturation complexes;
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel et d’autres produits de la suite Microsoft Office;
• Excellentes aptitudes écrites et orales en communication et compétences en relations interpersonnelles, en plus d’une capacité à établir et à maintenir de très bonnes relations avec des associé·e·s, des avocat·e·s, des membres de l’équipe des finances, des clients, des courtiers et d’autres fournisseurs tiers;
• Capacité à faire des heures supplémentaires au besoin.

La présente description de poste a été rédigée en fonction des besoins d’affaires actuels. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de manière raisonnable en cas de changement à ces besoins.

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English Version

Job Title: Client Intake/Compliance Coordinator

Reports to: Client Intake & Compliance Manager

Location: Montreal

Department: Finance

Updated on: February 24, 2023

This position is non-exempt/overtime eligible. Our working mode is hybrid, with onsite presence at the office 2-3 days per week according to business needs.

A FEW WORDS ABOUT CLYDE & CO

Our Canadian offices are a key part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer an altogether supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is recognized for its global outlook, comprehensive practice, genuine commitment to clients as well as its distinct approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The focus of this position is to work cooperatively as part of a team of internal service providers with a fixed daily routine of preparing matters for billing and responding to billing and legal teams’ requests in regards to the same. The position will also be responsible for working with teammates to maintain all Canadian rates set-ups, as well as to assist in implementing a system to organize US charge-out rates. The position requires a mix of strong organisational skills, business process knowledge and superior communication skills. The successful candidate will have initiative and thrive in a team environment.

Primary Responsibilities

Specific responsibilities include, but are not limited to:

• Monitor the daily status of New Matters by completing the necessary billing setups, including the review of client billing guidelines, invoice delivery method (i.e. e-billed, paper, email), and ensure all necessary billing fields have been populated for successful pro-forma/invoice generation.
• Clarification: This would require frequent daily correspondence with partners, billers and legal assistants across the USA to inquire about various aspects of the matter setups.
• Create and modify bill groups to include addresses and contacts; assist with creating matter plans; set-up and modify split billing set-ups.
• Assist with reviewing all Outside Counsel Guidelines for compliance in order to implement client requirements, including cost expense constraints and electronic billing standards.
• This would involve being familiar with client guidelines for the US and Canada, which are long, detailed documents that come directly from the client and are in English 99% of the time. They would be responsible for professionally written, regular mass emails to our US timekeepers and billers to update them on same.
• Administrative client, matter and timekeeper file maintenance, including, closing files, mass edits revaluing of time, generate ad hoc reports, and complete all daily reporting tasks upon request.
• This often requires interaction with the UK finance systems team and relies on use of English technical terms.
• Maintain shared inbox by providing and organizing prompt responses to requests for rate information and billing setup changes. This aspect of the job necessitates advanced English capabilities and is one of the key parts of the job. The employee is responsible for responding to inquiries and requests sent to the team from all over the US and Canada. These requests use technical language and require professionally written responses.
• Implement and maintain charge-out rates as agreed by legal and pricing teams.
• This requires working closely with a team based in the US and following correspondence to large practice groups of partners, as well as understanding and adhering to client-produced requests for proposals.
• Observe confidentiality in all Firm and client matters.

Other responsibilities and duties as they arise. These come from other team members, all of who are located in the USA.
Qualifications Required

• CEGEP diploma in accounting or finance or an equivalent combination of education & experience;
• 2+ years' experience in a law firm billing department or comparable environment;
• Bilingualism (French/English), spoken and written, at a highly functional level. Speaking English is a must since the incumbent will be working closely with individuals in the US on a daily basis, as reflected in the above responsibilities;
• An understanding of billing rate hierarchy and client/matter maintenance is required;
• Experience and/or knowledge of Elite 3E software would be an asset;
• Demonstrated understanding of complex billing processes;
• Advanced proficiency with Microsoft Excel and Microsoft Office products;
• Excellent written and verbal communication skills along with great interpersonal abilities, as well as an aptitude for establishing and maintaining very good relationships with partners, lawyers, finance staff, clients, brokers and other third party vendors;
• Must be flexible for overtime when necessary.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.


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