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OFFRES D'EMPLOI | Mardi le 13 Avril 2021
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Mardi le 6 Avril 2021
Directeur(-trice) exécutif(-ive)/Executive Director
Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada (CHLC)/Uniform Law Conference of Canada, Canada: Travail à distance/remote

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English version follows

La Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada (CHLC), une association sans but lucratif non constituée en personne morale, favorise l’harmonisation et l’amélioration des lois partout au Canada. Elle a été fondée en 1918 et compte des représentants de partout au pays.

La CHLC est à la recherche d’une personne pour exercer les fonctions de directeur(rice) exécutif(ive), y compris la prestation de services de gestion et d’administration. L’entrepreneur(e) retenu(e) elèvera du Comité exécutif de la CHLC et fournira les services décrits ci-dessous.

Administration générale
  • Gérer les affaires quotidiennes de la CHLC.
  • S’occuper de la correspondance officielle au nom du Comité exécutif.
  • Assurer la coordination, la publication et la distribution des publications de la CHLC.
  • Tenir à jour les listes de personnes-ressources de l’organisation, y compris les représentants des administrations, les membres des comités, les membres des groupes de travail et les intervenants.
  • Veiller à ce que les représentants des administrations et les membres des comités obtiennent :
    • une séance d’orientation sur l’organisation;
    • un guide sur les rôles et les responsabilités.
  • Préparer les ordres du jour, les documents à l’appui et les procès-verbaux des réunions des comités permanents, qui seront soumis à l’approbation du président du comité en question.

Finances et budget
  • Préparer le budget annuel, qui sera soumis à l’approbation du Comité du budget et des finances.
  • Gérer le processus annuel de contribution des administrations:
    • demander des contributions annuelles aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux;
    • enregistrer les sommes reçues et faire un suivi au besoin;
    • présenter un rapport de situation au Comité du budget et des finances.
  • Gérer le paiement des frais d’exploitation et des frais de réunion tout en respectant le budget annuel.
  • Gérer l’encaisse et les investissements conformément aux directives du Comité du budget et des finances.
  • Veiller à l’existence et au maintien de contrôles financiers.
  • Préparer et fournir des documents au commis à la comptabilité aux fins de la tenue de livres mensuelle.
  • Travailler en collaboration avec le commis à la comptabilité afin de mettre au point les rapports financiers destinés au Comité du budget et des finances.
  • Gérer le processus d’audit annuel, et avec l’aide du commis à la comptabilité, selon le cas:
    • confirmer le plan et les frais d’audit;
    • préparer les dossiers (imprimés et électroniques) exigés par les auditeurs;
    • répondre aux demandes de renseignements des auditeurs;
    • examiner la version préliminaire des états audités et veiller à ce que les corrections et les modifications soient apportées avant la présentation des états au Comité du budget et des finances;
    • veiller à ce que les déclarations de revenus soient examinées et transmises à l’Agence du revenu du Canada.

Gestion d’événements
  • Préparer le budget pour la réunion annuelle aux fins d’approbation. (Elle a généralement lieu en août.)
  • Pour les réunions annuelles « en personne »:
    • informer l’administration hôte des exigences de la réunion et apporter le soutien nécessaire;
    • organiser l'hôtel et l'espace de réunion pour les délégués, les présentateurs et les invités spéciaux;
    • coordonner les déjeuners d’affaires;
    • assister à la réunion annuelle de la CHLC et fournir des services sur place au cours des événements et des activités.
  • Pour les réunions annuelles « virtuelles »:
    • gérer la logistique de la réunion;
    • venir en aide au Comité exécutif et aux présidents de sections au besoin;
    • assurer la conservation des enregistrements, des séances de clavardage et des sondages, et les transmettre aux secrétaires et aux présidents de sections;
    • assister aux séances plénières de la réunion annuelle de la CHLC;
    • assister aux réunions de la section du droit pénal et de la section civile au besoin.
  • Coordonner les séances plénières d’ouverture et de clôture:
    • préparer les ordres du jour et l’ébauche des résolutions aux fins d’approbation;
    • offrir un soutien administratif;
    • préparer les procès-verbaux, qui seront soumis à l’approbation du président.
  • Travailler avec les présidents de la section du droit pénal et de la section civile afin de coordonner l’ordre du jour des réunions.
  • Retenir des services d’interprétation et des services audiovisuels pour répondre aux besoins des séances plénières et des réunions des sections.
  • Faire traduire les documents de la CHLC au besoin.
  • Gérer l’inscription des délégués:
    • préparer un formulaire d’inscription et tenir une liste des délégués;
    • mettre au point la liste des délégués.
  • Gérer les documents de la réunion annuelle :
    • transmettre les documents et les rapports préparés en prévision de la réunion annuelle aux représentants des administrations de la CHLC dans les délais convenus;
    • transmettre les documents de la réunion, la version définitive de l’ordre du jour et la liste des participants.
  • Faire parvenir les renseignements logistiques concernant la réunion annuelle aux représentants des administrations, aux invités spéciaux, aux présentateurs et aux autres participants.
  • Coordonner la préparation et la distribution des communiqués de presse.
  • Coordonner la préparation et la distribution du sondage effectué à la suite de la réunion.

Gestion de dossiers
  • Utiliser un système de gestion de dossiers pour veiller à ce que les fichiers et les documents financiers soient conservés en toute sécurité et fassent l’objet d’un suivi.
  • Veiller à ce que les présentations, les rapports et les documents soient préparés conformément aux lignes directrices, aux politiques et aux pratiques de la CHLC.
  • Assurer la mise à jour des manuels de politique et de fonctionnement de la CHLC.

Site Web et communications
  • Mettre à jour le contenu du site Web.
  • Assurer la liaison avec le développeur de site Web et le service d’hébergement au besoin pour les travaux de maintien continus et pour répondre aux besoins actuels et nouveaux.
  • Faire le point sur les activités de la CHLC conformément aux politiques du comité des communications.

Autre
  • Effectuer d’autres tâches à la demande du Comité exécutif.

Candidatures

Délai de présentation des candidatures: le 30 avril 2021

Veuillez transmettre candidature via le formulaire de Droit-inc.

Les candidatures devraient comprendre une lettre de présentation et un curriculum vitae, et donner une description générale des fonctions et de l’expérience du candidat, y compris des détails sur son expérience attestée et ses forces dans les domaines suivants:
  • gestion de bureau;
  • utilisation de la bureautique (y compris les programmes de Microsoft 365 Business);
  • utilisation de logiciels et d’applications pour répondre aux besoins de l’organisation (y compris des plateformes de sondage, des plateformes de réunion virtuelle et les médias sociaux);
  • gestion et mise à jour de site Web;
  • capacité de communiquer dans les deux langues officielles.

Remarque : Les entrevues seront réalisées dans les deux langues officielles, et il est possible que les candidats soient invités à participer par la suite à un exercice de lecture, d’écriture et de compréhension.

Date de début :
Négociable

Emplacement :
Travail à distance; l’entrepreneur(e) est responsable de son propre bureau et équipement.

Rémunération :
La valeur de ce contrat d’un an est négociable et se situera entre 45 000 $ et 50 000 $. Le contrat est assorti d’une possibilité de renouvellement.

Nombre d’heures :
Bien que le nombre d’heures varie au cours de l’année, ce poste nécessite généralement de 20 à 24 heures de travail par semaine. Le nombre d’heures augmente pour les activités se rapportant à la réunion annuelle.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce poste et sur la Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada, veuillez consultez notre site web.

-

English version

The Uniform Law Conference of Canada (ULCC), an unincorporated non-profit association, promotes the harmonization and improvements to law throughout Canada. It was created in 1918 and includes representatives from across the country.

The ULCC is seeking a person to provide management and administrative services to fulfil the functions of an executive director. The successful contractor will report to the ULCC Executive Committee and provide the following services:

General Administration
  • Manage the day-to-day affairs of the ULCC.
  • Conduct official correspondence on behalf of the Executive Committee.
  • Coordinate, publish and distribute ULCC publications.
  • Maintain and update lists of organizational contacts, including Jurisdictional Representatives, committee members, working group members, and stakeholders.
  • Ensure that Jurisdictional Representatives and committee members receive:
    • an orientation to the organization;
    • a guide to roles and responsibilities.
  • Prepare meeting agendas, supporting materials, and minutes of permanent committees for approval of committee chair.

Finance and Budget
  • Prepare annual budget for approval by the Budget and Finance Committee.
  • Manage the jurisdiction annual contribution process:
    • request annual contributions from the federal, provincial, and territorial governments;
    • record receipts and follow up as required;
    • report status to Budget and Finance Committee.
  • Manage payment of operating expenses and annual meeting expenses within annual budget.
  • Manage cash and investments in accordance with Budget and Finance Committee directions.
  • Ensure financial controls are in place and maintained.
  • Prepare and deliver records to bookkeeper for monthly bookkeeping.
  • Work with bookkeeper to finalize financial reports to Budget and Finance Committee.
  • Manage annual audit process, and with assistance of bookkeeper as applicable:
    • confirm audit plan and fees;
    • prepare files required by auditors (physical and electronic);
    • respond to auditor queries;
    • review draft audited statements and ensure corrections and edits are addressed before the statements are presented to Budget and Finance Committee;
    • ensure annual CRA returns are reviewed and filed.

Event Management
  • Prepare annual meeting budget for approval. (Normally held in August)
  • For “in person” annual meetings:
    • advise host jurisdiction of meeting requirements and provide support as required;
    • arrange hotel and meeting space for delegates, presenters, and special guests;
    • coordinate working lunches;
    • attend the ULCC annual meeting and provide onsite services for the events and activities.
  • For “virtual” annual meetings:
    • manage meeting logistics;
    • support executive committee and section chairs as required;
    • ensure recordings, chats and surveys are collected and shared with section chairs and secretaries;
    • attend the ULCC annual meeting plenary sessions;
    • assist civil law and criminal law section meetings as required.
  • Coordinate opening and closing plenaries:
    • prepare agendas and draft resolutions for approval;
    • provide administrative support;
    • prepare minutes for approval by the President.
  • Work with civil and criminal section chairs to coordinate meeting agendas.
  • Retain interpretation and audio/visual services to meet the needs of the plenary and section meetings.
  • Arrange for translation of ULCC documents as required.
  • Manage delegate registration:
    • prepare registration form and maintain delegate list;
    • finalize delegate list.
  • Manage annual meeting documents:
    • distribute documents and reports for the annual meeting to the ULCC’s Jurisdictional Representatives within agreed timelines;
    • circulate meeting materials, final agendas, and participant list.
  • Communicate annual meeting logistical information to Jurisdictional Representatives, special guests, presenters, and other participants.
  • Coordinate preparation and distribution of media release.
  • Coordinate preparation and distribution of post meeting survey.

Records Management
  • Maintain a records management system to ensure files and financial records are securely stored and tracked.
  • Ensure all submissions, reports and records are prepared in accordance with ULCC guidelines, policies, and practices.
  • Update and maintain ULCC operating and policy manuals.

Website and Communications
  • Maintain website content.
  • Liaise with website developer and host as needed for ongoing maintenance and to address current and emerging needs.
  • Communicate updates on ULCC activities as guided by communication committee policies.

Other
  • Such other duties as requested by the Executive Committee.

Applications:

Application deadline: April 30, 2021

Apply using Droit-inc's form.

Applications should include a cover letter and resume, and provide a general description of the applicant’s services and experience, including details of demonstrated experience and strengths with respect to the following:

Office management.
  • Use of office technology (including Microsoft 365 Business programs).
  • Use of software and applications to address organizational needs (including survey platforms, virtual meeting platforms and social media).
  • Website management and maintenance.
  • Ability to communicate in both official languages.

Note: Interviews will be conducted in both official languages and applicants may be asked to participate in a second language reading, writing and comprehension exercise.

Start date:
Negotiable.

Location:
Remote. Contractor is responsible for own office and equipment.

Compensation:
The value of this one-year contract is negotiable and will range between $45,000 - $50,000. There is a possibility of renewal.

Time commitment:
While time commitments will fluctuate during the year, the position generally requires 20-24 hours per week. Hours increase for activities related to the annual meeting.

For more information about the position and the Uniform Law Conference of Canada, visit our website.


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