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OFFRES D'EMPLOI | Mercredi le 5 Octobre 2022
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Mercredi le 14 Septembre 2022
Conseiller.ère juridique, secrétariat corporatif / Legal Counsel, corporate secretariat
BDC, Montréal

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Aperçu du poste

Le ou la Conseiller.ère Juridique, Secrétariat corporatif, soutient le directeur du Secrétariat corporatif en appuyant toutes les questions liées à la gouvernance d'entreprise, au Conseil d'administration et à ses comités. Il ou elle s'assure que BDC atteint et met en œuvre les meilleures pratiques de gouvernance d'entreprise. Le ou la titulaire du poste participe aux réunions du Conseil d'administration et des comités, rédige les procès-verbaux, veille à leur exactitude et à leur disponibilité, propose des politiques et des pratiques, soumet divers rapports au Conseil d'administration et tient à jour les dossiers des membres. Il ou elle est également chargé.e de la structure de gouvernance de l'entreprise et fournit un soutien et des Conseils aux comités de gouvernance internes, selon les besoins.

Les défis qui vous attendent
  • Effectuer des recherches et se tenir à jour afin de fournir une expertise et une assistance pour élaborer, recommander et diriger la mise en œuvre des meilleures pratiques en ce qui concerne le cadre de gouvernance d'entreprise, y compris les processus, les politiques, les pratiques et les procédures.
  • Identifier les questions de gouvernance du Conseil, évaluer les risques et fournir des Conseils sur ces questions.
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres du Conseil d'administration et la haute direction et assurer la liaison entre eux. Informer la haute direction, selon les besoins, de tous les aspects juridiques des activités du Conseil d'administration et de ses comités, y compris les changements de procédures, les calendriers des réunions, les nouvelles nominations, etc.
  • Assurer la préservation de l'existence légale de la BDC et de ses filiales, y compris la tenue des documents corporatifs et réglementaires et des registres de procès-verbaux, et coordonner le dépôt des rapports corporatifs et réglementaires requis, avec l'aide de l'équipe du secrétariat corporatif.
  • Rédiger divers documents d'entreprise, notamment des règlements, des procès-verbaux de réunions, des résolutions et d'autres documents d'entreprise.
  • Superviser la préparation du calendrier annuel des réunions et des ordres du jour annuels des réunions du Conseil d'administration et des comités.
  • Assurer l'administration efficace du Conseil d'administration et de ses comités et superviser la préparation des réunions.
  • Assister aux réunions du Conseil d'administration et des comités et produire des procès-verbaux et des résolutions qui reflètent et documentent avec précision les discussions, les décisions et les mesures à prendre, en temps opportun et de manière efficace.
  • Participer à la préparation de la documentation pour les réunions du Conseil d'administration et des comités, en particulier pour le comité de gouvernance/nomination.
  • Soutenir le directeur des affaires juridiques et le secrétaire général dans les processus d'évaluation du Conseil d'administration, les évaluations, la matrice des compétences, etc. et toutes les activités connexes.
  • S'assurer que les politiques et procédures de gouvernance sont établies, maintenues, communiquées et que leur respect est régulièrement contrôlé, y compris les politiques relatives aux conflits d'intérêts du Conseil, au code d'éthique, à la formation, à la rémunération, etc. en collaboration avec les différents départements concernés.
  • S'assurer qu'il existe une documentation précise et suffisante pour répondre aux exigences légales et pour permettre aux personnes autorisées de déterminer quand, comment et par qui les affaires du Conseil ont été menées.
  • Veiller à ce que les dossiers et les documents relatifs au Conseil et à ses comités soient tenus à jour et conservés de manière appropriée, comme l'exige la loi. Superviser l'élaboration de procédures relatives à la sécurité de ces documents.
  • Superviser le programme d'accueil des nouveaux membres du Conseil ainsi que le programme de formation continue du Conseil.
  • Préparer et gérer le budget du Conseil et recommander l'approbation des dépenses connexes, y compris la rémunération, les indemnités journalières, la formation, les frais de déplacement, etc.

Ce que nous recherchons
  • Diplôme universitaire en droit
  • Minimum de 8 ans d'expérience pertinente, notamment en droit des sociétés et en gouvernance d'entreprise, dont 3 à 5 ans dans une équipe de secrétariat corporatif
  • Expérience dans le domaine financier ou bancaire sera considéré comme un atout
  • Membre du Barreau du Québec ou équivalent de toute province canadienne
  • Capable de gagner rapidement en crédibilité auprès de la haute direction et des membres du conseil d'administration en s'exprimant avec assurance et autorité d'une manière soignée
  • Être proactif dans son environnement de travail, en adoptant un état d'esprit d'amélioration continue, notamment en faisant des recommandations pour améliorer la qualité et l'efficacité des services, des systèmes et des processus
  • Intégrité, indépendance d'esprit, avec le courage de prendre position sur des questions importantes et de conduire le changement si nécessaire
  • Excellent jugement et compétences créatives en matière de résolution de problèmes
  • Capacité à s'adapter à des priorités qui changent fréquemment tout en continuant à poursuivre les objectifs clés du portefeuille
  • Bilinguisme (anglais et français)

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English Version

Position overview

The Legal Counsel, Corporate Secretariat supports the Director, Corporate Secretariat by supporting all matters related to corporate governance and the Board of Directors and its Committees. He/she ensures that BDC achieves and implements best corporate governance practices. The incumbent participates in Board and Committee meetings, records minutes, ensures their accuracy and availability, proposes policies and practices, submits various reports to the Board and maintains membership records. He/she is also in charge of the corporate governance structure and provides support and guidance to internal governance committees, as required.

Challenges to be met
  • Provide research and stay current in order to provide expertise and assistance in developing, recommending and directing the implementation of best practices in respect to the corporate governance framework, including processes, policies, practices and procedures.
  • Identify Board governance issues, assess risk and provide advice on such issues.
  • Work closely with and act as a liaison between Board members and Senior Management. Brief Senior Management as required on all legal aspects of operations of the Board of Directors and its Committees, including changes in procedures, schedules of meetings, new appointments, etc.
  • Ensure the preservation of the legal existence of the BDC and its subsidiary(ies) including, the maintaining of corporate and regulatory documents, minute books, and coordinating the filing of the required corporate and regulatory reports, with the assistance of the corporate secretariat team.
  • Draft various corporate documents, including by-laws, minutes of meetings, resolutions and other corporate documents.
  • Supervise the preparation of the annual schedule of meetings and annual agendas for the Board and Committee meetings.
  • Ensure effective administration of the Board of Directors and its Committees and oversee the preparation of the meetings.
  • Attend Board and Committee meetings and produce minutes and resolutions that accurately reflect and document discussions, decisions, and action items in a timely and efficient manner.
  • Participate in the preparation of documentation for the Board and Committee meetings; particularly for the Governance / Nominating Committee.
  • Support the Chief Legal Officer and Corporate Secretary with the processes of Board assessments, evaluations, skills matrix, etc. and all related activities.
  • Ensure that governance policies and procedures are established, maintained, communicated and their compliance monitored on a regular basis, including policies in respect to Board conflicts of interest, code of ethics, training, compensation, etc., in collaboration with the various departments involved.
  • Ensure that accurate and sufficient documentation exists to meet legal requirements and to enable authorized persons to determine when, how and by whom Board’s business was conducted.
  • Ensure that corporate records and documentation relating to the Board and its Committees are maintained up-to-date and stored appropriately, as required by law. Oversee the development of procedures regarding security maintenance of these documents.
  • Oversee the onboarding program for new Board members as well as the ongoing Board training program.
  • Prepare and manage the Board budget and recommend approval of related expenditures including compensation, per diems, training, travel expenses, etc.

What we are looking for
  • University degree in Law
  • Minimum of 8 years of relevant experience, including corporate law and corporate governance, with 3 to 5 years in a corporate secretariat team.
  • Experience in finance or the banking industry is an asset.
  • Member of the Quebec Bar or equivalent from any Canadian province.
  • Capable of quickly gaining credibility with Senior Management and Board members by expressing himself/herself confidently and authoritatively in a polished manner.
  • Be proactive in your work environment, adopting a mindset of continuous improvement, including making recommendations to improve the quality and efficiency of services, systems, and processes.
  • Integrity, independence of mind, with courage to take a stand on important issues and drive change as necessary.
  • Excellent judgment and creative problem-solving skills.
  • Ability to adapt to frequently changing priorities while continuing to pursue key portfolio objectives.
  • Bilingualism (English & French).


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