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Supérieur immédiat : Superviseure, Services internes

Endroit : Montréal

Département : Administration et espaces de bureau

Description du poste mise à jour le : 24 février 2023

Il s’agit d’un poste de soutien admissible au temps supplémentaire. Le travail s’effectue sur place au bureau à raison de 5 jours par semaine. L’horaire quotidien reste à déterminer.

À PROPOS DE CLYDE & CO

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du rôle

Le/la réceptionniste juridique et adjoint·e de bureau est responsable de l'accueil des visiteurs en plus de s'acquitter d'une grande variété de tâches liées à la réception et au traitement de divers documents dont la gestion du courrier, l'organisation et la réservation des salles de conférence pour les réunions, la vérification des inventaires de rafraichissements et autres aliments requis, le nettoyage de la cuisine au 18ème étage et du coin café au 17ème étage, ainsi que la gestion de chèques et factures reçus à la réception. Les priorités associées aux tâches varieront dans le temps selon les besoins d'affaires du cabinet.

Responsabilités principales

• Gérer les appels téléphoniques et les messages;
• Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
• Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s’assurer quotidiennement que le calendrier est à jour;
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
• Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des fournitures nécessaires.
• S'assurer de la propreté générale des aires de réception et de la cuisine, salle de bain des visiteurs et salles de conférence;
• Gérer quotidiennement les lave-vaisselles et vérifier que le bar à café et la cuisine du 18ème ne manquent d’aucune fourniture;
• Tenir à jour un inventaire des stocks de café, thé, lait et autres boissons pour les réunions, ainsi que les stocks de produits ménagers et en effectuer la commande au besoin;
• Gérer la distribution des coupons de taxi, appeler les taxis au besoin, remplir les livrets et les commander au besoin;
• Recevoir le courrier et les télécopies: trier, dater, scanner et envoyer par courriel aux personnes appropriées;
• Scanner les chèques reçus, les trier et les transmettre aux personnes concernées; conserver les chèques reçus en attente d’instructions; tenir un registre des chèques et faire les suivis nécessaires avec les adjointe·s et la comptabilité;
• Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express;
• Effectuer la gestion des factures des huissiers et messager de cour, remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
• Recevoir les transferts électroniques de la BMO et en faire la sauvegarde pour la comptabilité;
• Gérer les appels du rôle: recherche des numéros de dossiers, les scanner, (photocopier, distribuer) et les transmettre électroniquement aux avocats·e·s et adjoints·e·s concerné·e·s;
• Mise à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
• Aide à la gestion des demandes de signification, timbres et production à la Cour :
  • Recevoir les procédures assemblées par la Reprographie à la demande des adjoint(e)s;
  • Gestion des retours: scanner les retours et les transmettre aux avocat·e·s et adjoint·e·s par courriel;
  • Fournir les retours à la comptabilité et valider les factures des huissiers et de la Reprographie.

Cette description de poste est susceptible d'évoluer selon les besoins d'affaires.

Qualifications requises

• Diplôme d'études post-secondaires ou formation académique jugée équivalente;
• Expérience pertinente antérieure minimale de 3 à 5 ans, idéalement acquise en cabinet d'avocats ou autre environnement de services professionnels;
• Bilinguisme (français/anglais), parlé et écrit, à un niveau hautement fonctionnel;
• Habileté à communiquer et à interagir efficacement avec les clients, de même qu'à tous les niveaux de l'organisation au cabinet, que ce soit avec les avocat·e·s, les associé·e·s ou les divers membres du personnel administratif;
• Très bonne capacité à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Excel, et d'apprendre d'autres logiciels ou systèmes utilisés au Cabinet, notamment pour la gestion des appels, la réservation de salles de conférence, la vidéoconférence;
• Excellent sens de l'organisation, souci du détail et rigueur dans le travail effectué;
• Tact, discrétion et aptitude à faire preuve d'un bon jugement;
• Capacité à travailler en équipe ou de façon autonome;
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches.

Ce qui précède décrit le poste tel qu’il se présente à l'heure actuelle. La firme se réserve le droit de l'amender de façon raisonnable conformément à l'évolution de ses besoins d'affaires.


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English Version

Legal Receptionist and Office Assistant

Job Title: Legal Receptionist and Office Assistant

Reports to: Office Supervisor

Location: Montreal

Department: Administration & Facilities

Updated on: February 24, 2023

This is a non-exempt (overtime eligible) position requiring onsite presence at the office 5 days per week. Daily work schedule to be confirmed.

A FEW WORDS ABOUT CLYDE & CO

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The legal receptionist and office assistant is responsible for greeting visitors in addition to performing a wide variety of tasks related to the reception and the handling of diverse documents, including managing the mail, organizing and reserving conference rooms for meetings, monitoring the inventory of refreshments and other food required, cleaning the kitchen on the 18th floor and the coffee station on the 17th floor, among others, as well as handling some accounting documentation such as cheques and invoices. The priority of tasks will vary over time in accordance with the business needs of the firm.

Primary Responsibilities

• Manage telephone calls and messages;
• Greet clients, bailiffs, court messengers and other visitors who present themselves at the reception;
• Manage the reservation of conference and videoconference rooms; ensure that the calendar is up to date daily;
• Prepare conference rooms for meetings, including the preparation of coffee and refreshments; place breakfast and/or lunch orders as needed; clean the rooms after meetings;
• Replenish the conference room with supplies;
• Ensure the general cleanliness of the reception area, kitchen, visitor’s washroom and conference rooms;
• Manage the dishwashers daily and ensure that the coffee station and the kitchen on the 18th floor are properly replenished;
• Maintain an up-to-date inventory of coffee, tea, milk and other beverages for meetings, as well as cleaning products, and place orders as needed;
• Manage the distribution of taxi vouchers, call taxis as needed, fill out the booklets and order them as needed;
• Receive and sort the mail and faxes; stamp date, scan and send to the intended recipients;
• Scan the cheques received and send them by email to the intended recipients; maintain a cheque register and follow-up as needed with assistants;
• Dispatch mail to be sent by messenger;
• Manage invoices of bailiffs and court messengers, submit documents in support of mail sent by messenger to the accounting department as needed;
• Receive electronic transfers from BMO and save them for the accounting department;
• Manage the calling of the rolls: conduct file number searches, scan (photocopy, distribute) and send them electronically to the lawyers and assistants concerned;
• Update the telephone list and the list of emergency contacts;
• Assist with the management of requests for service, stamps and court filings:
  • Receive proceedings assembled by reprography services at the request of assistants;
  • Manage returns: scan the returns and send them to the lawyers and assistants by email;
  • Provide the returns to the accounting department and validate the invoices of the bailiffs and reprography services.

This job description is subject to change in accordance with any new relevant business needs.

Qualifications Required

• Post-secondary diploma or academic training deemed equivalent;
• Three to five years’ prior relevant experience, ideally acquired in a law firm or other professional service environment;
• Bilingualism (French/English), spoken and written, at a highly functional level;
• Ability to communicate and interact effectively with clients and at all organizational levels of the firm, in particular with lawyers, partners and various administrative staff members;
• Highly skilled in using the Microsoft Office suite, notably Excel, and able to learn to use other software or systems used within the firm, in particular for managing calls, reserving conference rooms and videoconferences;
• Excellent organizational skills, attention to detail and thoroughness in work performed;
• Tact, discretion and ability to exercise good judgement;
• Ability to work as part of a team as well as independently;
• Professional behavior at all times required;
• Flexibility and versatility in adapting to new tasks.

This is the job description as constituted at present however the firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.


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