Référence de poste : R02719

Relevant de la directrice principale et secrétaire adjointe, le titulaire collabore aux travaux de l’équipe Secrétariat et gouvernance, un pilier des Affaires juridiques, dont un des principaux rôles consiste à appuyer l’organisation, dont le conseil d’administration, dans l’implantation et le respect des meilleures pratiques en matière de gouvernance.

À cet égard, il collabore principalement avec la conseillère principale, Secrétariat et gouvernance et l’assiste dans les travaux liés au conseil d’administration.

Le titulaire traite avec rigueur et professionnalisme un certain nombre de tâches décrites ci-dessous tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe.

Principales responsabilités

• Assister la conseillère principale, Secrétariat et gouvernance dans :
  • l’organisation des réunions du conseil d’administration et de ses comités;
  • le maintien à jour des listes et registres concernant les membres du conseil d’administration et du comité de direction;
  • la rédaction et le maintien à jour des descriptions de tâches;
  • la gestion des accès à diverses applications et la gestion documentaire.
• Coordonner la tenue de certains comités internes et d’investissement;
• Réserver les salles de réunion, planifier le service des interprètes et les besoins technologiques liés à la tenue des réunions;
• Planifier les voyages et faire les réservations (transport et hébergement) en lien avec les déplacements des membres du conseil d’administration;
• Assurer le suivi budgétaire et traiter les réclamations de frais des membres du conseil d’administration;
• Collaborer à des projets en lien avec le conseil d’administration ou autres responsabilités de l’équipe.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat, bureautique ou domaine connexe;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente pour le poste;
• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
• Excellente connaissance du français;
• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Outlook, PowerPoint, Word et Teams;
• Disponibilité occasionnelle pour faire des heures prolongées.

Compétences

• Excellente organisation du travail et gestion des priorités;
• Rigueur et minutie;
• Flexibilité et bonne gestion du stress;
• Esprit de collaboration;
• Jugement et discrétion;
• Diplomatie;
• Faculté d’utiliser les différents outils technologiques;
• Aisance à communiquer avec les membres de la direction et du conseil d’administration.

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