Comment Bell choisit ses avocats

Il existe bien des manières de se faire apprécier de son patron, mais il y en a une qui fonctionne à tout coup: lui proposer une façon de réduire les coûts. C'est ce qu'a fait l'avocate Martine Turcotte, lors de sa rencontre budgétaire annuelle avec son patron, George Cope, PDG de BCE. Le 4 novembre dernier, elle avait en effet une bonne nouvelle pour lui.

«George, cette année, on devrait payer 2 millions de dollars de moins en frais d'avocats», lui a lancé la vice-présidente et chef des Affaires juridiques de BCE et de Bell Canada.

Cela paraît simple, mais pour arriver à un tel résultat, Martine Turcotte et le chef adjoint du service juridique de Bell, Miguel Baz, ont dû travailler très fort et négocier avec plusieurs cabinets durant de longs mois. Car s'il y a un truc qui n'est jamais facile d'obtenir des cabinets d'avocats, c'est bien une concession sur les prix.

Il faut dire que chez Bell, les affaires juridiques, c'est un gros morceau. Avec l'intégration prochaine de CTV, le département juridique comptera plus de 70 avocats. C'est l'équivalent d'un grand cabinet à l'intérieur même de l'entreprise. Malgré cela, la société a tout de même besoin des services de cabinets externes, notamment en droit commercial et corporatif, ainsi qu'en litige... mais plus à n'importe quel prix.

«On veut payer le bon prix pour le bon service», précise Martine Turcotte.

C'est ainsi que, depuis 2003, le département juridique procède par appels d'offres pour confier ses mandats aux cabinets externes. Cette façon de faire a été instaurée à l'initiative de Me Turcotte. À l'époque, rappelons-le, on sortait d'une récession et bien des entreprises cherchaient des moyens pour contrôler leurs coûts. Aux affaires juridiques, non seulement cherchait-on à payer moins cher, on voulait aussi mieux contrôler la prévisibilité des coûts.

«Le modèle des taux horaires qui augmentent sans fin tous les ans, ça ne fonctionne plus pour nous», dit avec aplomb Miguel Baz.

Des cabinets privilégiés

En juin 2010, BCE a commencé par inviter une quinzaine de cabinets présélectionnés à soumissionner pour devenir des «cabinets privilégiés». Dans les faits, s'ils sont choisis, Bell s'engage, de façon non exclusive, à leur donner des mandats juridiques dans 11 domaines de pratique, et ce, pour les trois prochaines années. En retour, les cabinets doivent consentir des rabais, tout en garantissant la même qualité de service.

À cette étape préliminaire, les cabinets remplissent un formulaire dans lequel ils listent les avocats par domaine - ainsi que leurs années d'expérience - qui pourraient travailler sur les dossiers de Bell. Ils indiquent aussi leur taux horaire régulier et les rabais que les cabinets sont prêts à consentir. Ceux-ci peuvent également proposer des méthodes de tarification alternative, comme des tarifs à taux fixes (peu importe l'avocat) ou des forfaits.

«Nous sommes ouverts à l'innovation», dit Miguel Baz.

Les propositions sont ensuite analysées par chacun des chefs de pratique de Bell (litige, droit du travail, droit commercial, etc.). Puis, les cabinets sont tous invités pour des rencontres individuelles. C'est l'occasion pour eux de se vendre auprès des avocats de Bell, qui ont alors l'occasion de faire connaissance avec des avocats qu'ils ne connaissent pas encore. Et vérifier s'ils ont bien saisi le message.

«On veut surtout savoir si on a des atomes crochus avec eux», explique Miguel Baz.

Des surprises

Déjà, certains se démarquent, d'autres non. Il y a aussi des surprises, des cabinets de qui l'on attendait peu et qui font belle impression. Par exemple, cette année, Ogilvy Renault, en litige, ne figurait pas dans la liste de cabinets de 2007, mais a fait une entrée remarquée dans la nouvelle entente.

«La qualité de leur présentation nous a impressionnés», dit Martine Turcotte.

En août, plusieurs cabinets sont éliminés. C'est le moment de passer aux choses sérieuses. Par courriel, Bell demande à ceux qui restent de lui faire leur meilleure proposition. On leur indique aussi, subtilement, que le budget juridique est à la baisse. Le message: réduisez encore vos prix!

Mais ce n'est pas encore assez...

En octobre, à quelques semaines de sa rencontre avec George Cope, Martine Turcotte est mécontente. Car elle trouve que les prix sont encore trop élevés. Lors d'une rencontre avec les principaux patrons des cabinets encore dans la course, elle leur dit sa façon de penser. Ça joue dur, ça parle fort, la discussion est animée.

«Ce n'est pas vrai que je vais me présenter devant mon PDG avec un budget juridique plus élevé parce que vous n'êtes pas capables de livrer la marchandise» leur dit-elle, énervée.

Cette fois, le message est bien compris: neuf cabinets sont retenus. Et Bell vient d'épargner 2 millions de dollars par an!



LES CABINETS PRÉFÉRÉS DE BELL (2011-2013)

> Blakes (concurrence, réglementation)

> BLG (litige commercial, fusions et acquisitions)

> Heenan (droit du travail)

> Gowlings (litige commercial, fusions et acquisitions)

> McCarthy Tétrault (litige, fusions et acquisitions)

> Miller Thomson (droit commercial)

> Ogilvy Renault (litige, secrétariat corporatif, valeurs mobilières, financement)

> Osler (régime de retraite)

> Stikeman Elliott (financement)