Délégation efficace: mode d’emploi

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Sophie Audet

2014-12-12 14:15:00

Face à une charge de travail importante, une avocate envisage de déléguer et se demande comment procéder pour que le travail soit effectué efficacement. Son coach la guide ...

Sophie Audet est coach d'affaires
Sophie Audet est coach d'affaires
Amélie est une jeune avocate qui pratique le droit commercial dans un cabinet montréalais.

Sophie Audet, coach d’affaires, l'assiste dans le développement de son leadership et répond aux questions qu’elle se pose quand elle est mise en difficulté dans le cadre de situations professionnelles.

À: Coach
De: Amélie
Sujet: Besoin de trucs pour déléguer
Date: 8 décembre 2014 – 13 : 33

Salut Coach,

J’espère que tu vas bien. De mon côté, je suis encore débordée et j’ai vraiment hâte aux vacances des fêtes.

J’ai réalisé depuis notre dernière séance de coaching qu’une façon efficace pour moi d’avoir un meilleur équilibre serait d’apprendre à déléguer…

Malgré les ressources disponibles au bureau, j’effectue moi-même la plupart des tâches qui me sont confiées. J’ai l’impression (j’imagine à tord) qu’en procédant ainsi, les choses vont plus vite et que je conserve un meilleur contrôle sur mon horaire et les résultats attendus.

Peux tu me donner du feed-back quant à la façon de déléguer efficacement ?

Ciao

Amélie

À : Amélie
De : Coach
Sujet: Délégation 101
Date: 8 décembre 2014 – 17 : 45

Bonjour Amélie,

Déléguer permet de libérer du temps pour le consacrer aux choses qui ont plus de valeur pour nous. Une délégation efficace est : i ) avantageuse tant pour les organisations que pour leurs leaders et collaborateurs (Why aren’t you delegating ? Harvard Business Review, Amy Gallo, Juillet 2012) ; et ii) permet d’avoir une approche plus proactive et stratégique (How Can I Delegate More Effectively, Marshall Goldsmith, Harvard Business Review, Septembre 2007).

Par où commencer ?

La première chose à faire est de définir quelles actions nous pouvons déléguer. À cet égard, une question puissante est de se demander : « Suis-je la meilleure personne pour effectuer cette tâche ? » En d’autres termes, est-ce qu’un collaborateur (ou jeune avocat), pourrait, avec un peu d’encadrement, l’effectuer aussi bien que moi (ou mieux) ?

La deuxième étape consiste à déterminer la personne la plus adaptée pour remplir cette mission. Cette personne doit avoir la capacité d’effectuer cette tâche et la motivation à le faire.

Une fois que cette personne a été choisie, quelques règles doivent être respectées pour que la délégation soit menée à terme de façon efficace. Si nous voulons mettre toutes les chances de notre côté, il est important d’éviter la pensée magique et de prendre conscience que plus nos attentes seront claires, plus l’individu devant nous aura de chances de les rencontrer.

Voici un outil pouvant être utilisé pour encadrer cette communication ainsi que l’ensemble du processus:

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Confie une tâche à un collaborateur dans les prochains jours en utilisant cet outil et note les résultats de ta démarche. Quels sont tes constats ?

Bon exercice !

Ton coach

À : Coach
De : Amélie
Sujet : Merci !
Date: 12 décembre 2014 – 13 : 45

Allo Coach,

Les résultats de ma démarche de délégation:

Un des associés m’a confié la gestion d’une transaction. Il s’agit d’un de nos clients qui veut acheter une agence de voyages. J’ai effectué plusieurs transactions similaires pour ce client dans les dernières années. Je comprends très bien les enjeux et possède plusieurs modèles de documents pouvant me guider.

Inspirée par ton feed-back j’ai demandé à une jeune avocate du cabinet hyper rigoureuse et fiable de préparer une ébauche d’agenda de clôture et de tous les documents pertinents.

Ton outil m’a permis non seulement de bien diriger cette jeune avocate mais de poser les bonnes questions à l’associé afin de lui permettre de bien nous déléguer le travail…

Après m’être assurée que j’avais en main toute l’information pertinente, j’ai pris le temps de bien expliquer le contexte de la transaction à la jeune avocate (incluant les risques potentiels pour notre client). Ceci lui a permis de prendre ces risques en considération lors de la rédaction des documents, ce qui m’a fait sauver du temps au moment de la révision.

J’ai été très claire quant aux résultats attendus et à l’échéancier (qui était très serré). J’ai bien expliqué les tâches et lui ai fourni des modèles pour la plupart des documents. J’ai été très claire quant à sa liberté d’action : je lui ai dit que je voulais tout revoir et être présente pour toute interaction avec des tiers dans ce dossier (y compris avec l’associé principal). J’ai été disponible pour ses questions et j’ai révisé les ébauches de tous les documents qu’elle a rédigés en y apportant mes modifications de façon manuscrite.

J’ai été dans l’ensemble très satisfaite de l’expérience. Cette façon de travailler m’a permis de dégager beaucoup plus de temps que je l’avais anticipé et de consacrer ce temps à des choses qui ont plus de valeur pour moi. J’ai également remarqué que cette approche m’avait permis d’avoir plus de recul dans le dossier.

Le feed-back que je vais donner à la jeune avocate sera excellent. Cela dit, j’ai noté quelques points qui lui permettraient d’améliorer sa rédaction et d’être encore plus efficace la prochaine fois. Je réalise toutefois que je ne suis pas très à l’aise pour donner de la rétroaction. J’aimerais avoir des trucs. J’ai de la difficulté à ne pas tourner autour du pot.

Au plaisir d’en discuter avec toi lors de notre prochaine rencontre de coaching de lundi.

Amélie

Un coach professionnel est une personne bien placée pour vous amener à cheminer quant au développement de votre leadership et pour améliorer la gestion de votre temps.

Pour plus d’informations, consultez mon site web à www.sophieaudet.ca où vous pouvez effectuer mon test en ligne sur le leadership ! Suivez moi sur Facebook.
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