Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ)

Tu souhaites faire partie d’une équipe stimulante œuvrant dans un milieu professionnel diversifié et qui offre une qualité de vie au travail?

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec auxiliaires (OIIAQ) recherche d’un.e Technicien.ne juridique pour enrichir l’équipe du Bureau du syndic. Sous la supervision de la Syndique, la personne titulaire du poste joue un rôle clé à double volet, combinant des responsabilités administratives et parajuridiques. Elle agit en soutien aux syndics adjoints et à l’avocate dans la gestion efficace et rigoureuse des dossiers, tout en contribuant à l’amélioration continue des pratiques.

La titulaire du poste participe activement à la fluidité des opérations du Bureau, tant sur le plan procédural que sur celui du soutien juridique.

Principales responsabilités :

Soutien à la gestion des dossiers et à la coordination du Bureau du syndic

• Gérer les communications entrantes et sortantes (courriels, lettres, appels), incluant le suivi avec les membres, plaignants et parties prenantes.
• Gérer le tableau de suivi de l’état d’avancement des dossiers et assurer un suivi régulier avec les syndics adjoints.
• Soutenir le respect des échéanciers et la priorisation des actions en fonction de l’évolution des dossiers.
• Coordonner la logistique de la préparation des témoins requis à une audience.
• Gérer les suivis associés aux engagements et au dépôt de plainte au greffe.
• Offrir un soutien administratif transversal (recherche de contacts, demandes à la DSI, au greffe, etc.).
• Caviarder les documents ou enregistrements conformément aux règles applicables.
• Assurer la mise à jour, le classement et le suivi des dossiers dans SharePoint.

Appui à la rédaction, à la documentation et aux pratiques professionnelles

• Réaliser, au besoin, des recherches juridiques (jurisprudence, réglementation) et des vérifications documentaires, en appui aux travaux de l’équipe du Bureau du syndic.
• Collaborer activement avec l’avocate et les syndics adjoints dans la préparation de l’ensemble des dossiers.
• Contribuer à la préparation et à la structuration des documents administratifs et juridiques (cohérence, valeur ajoutée et intégration d’éléments légaux).
• Vérifier la conformité, la cohérence formelle et la complétude des documents produits, sans interprétation du contenu juridique.
• Participer à la conception et à la mise à jour de gabarits, de lettres types et d’outils visant à soutenir les pratiques du Bureau du syndic, dans une perspective d’amélioration continue, d’alignement juridique et de valorisation des meilleures pratiques.
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives et documentaires au sein de l’équipe.

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique juridique ou équivalent, ASP en droit ou une combinaison d’études et d’expériences liées au poste
• Minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente dans un poste similaire
• Intérêt pour le fonctionnement du système professionnel et ses enjeux
• Expérience en milieu réglementé (ordre professionnel, cabinet juridique, contentieux)
• Maîtrise de la langue française et excellente capacité rédactionnelle
• Maîtrise des outils de la suite Office 365 : Teams, Word, SharePoint, Outlook
• Expérience en gestion documentaire (un atout)
• Maîtrise de la langue anglaise (un atout)

Compétences recherchées

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser efficacement
• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe
• Rigueur, autonomie et sens aigu des responsabilités
• Esprit d’initiative, curiosité intellectuelle et proactivité
• Excellente qualité rédactionnelle et souci du détail
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Capacité à collaborer avec différents intervenants

Notre offre

• Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine)
• Politique de télétravail flexible
• Assurance collective dès l’embauche avec télémédecine, payée à 100 % par l’employeur
• 15 jours de maladies et obligations familiales (monnayables)
• 4 semaines de vacances après un an de service
• Allocation de transport et de télétravail
• REER collection avec 10% contribution employeur

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