Ville de Saint-Eustache

DESCRIPTION SOMMAIRE :

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire du poste fournit une assistance technique en matière de recherche juridique et parajuridique, formule des recommandations, rédige divers actes de procédures légales ou documents d’ordre administratif et assure des tâches administratives reliées à son service.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

• Collabore et assiste le directeur et les cadres du Service du greffe dans l’ensemble de leurs tâches et de leurs fonctions et suggère de nouvelles procédures pour améliorer le traitement des diverses demandes du Service ;
• Rédige les actes de procédures telles que mise en demeure, comparution, requête, action, défense et autres ;
• Effectue des recherches juridiques et parajuridiques telles que des recherches de jurisprudence et de doctrine dans les bibliothèques et les banques de données informatisées, au Bureau de la publicité des droits et complète des rapports de recherche dans les différents domaines afférents au droit municipal ;
• Prépare et rédige tout projet d’avis, de requête, de procédure, de convention, de quittance, de requête, de dossier décisionnel, de règlement, de résolution, d’avis public ou tout autre projet administratif ou juridique se rapportant à la Ville ;
• Vérifie l’exactitude et la conformité des projets de contrats à la suite de leur approbation par le conseil municipal ;
• Assure la mise à jour du système de classification de la jurisprudence et de la documentation juridique et assure la gestion des bibliothèques telles que pour les acquisitions et les budgets ;
• Assure, en partie, les travaux reliés à la codification administrative, à l'édition et à la diffusion des modifications à la réglementation municipale ;
• Sous la supervision des cadres du Service, assure le suivi des dossiers décisionnels afin de pouvoir dresser une ébauche de l’ordre du jour des séances du conseil ;
• Effectue des vacations et vérifications au Palais de justice et au Bureau de la publicité des droits ;
• Maintient des relations d'échanges avec d'autres bibliothèques ou centres de documentation et fournit aux services de la Ville diverses informations relatives à son domaine d'activités ;
• Effectue le suivi des contrats sur le système électronique d’appels d’offres et procède à la notification des procédures judiciaires ;
• Assure le suivi des échéances, notamment concernant les délais de prescription prévus par la loi, ainsi que le suivi des dossiers juridiques tels que la préparation d’accusés de réception, la production de lettres de négation de responsabilités ainsi que de lettres d’offres de règlements ;
• Effectue la correspondance usuelle à partir des données provenant de diverses sources telles que dossiers, rapports, notes et prépare, rédige et produit, à l’aide des outils informatiques requis, des lettres, mémoires, procès-verbaux, textes, documents, mémos et listes ;
• Transcrit, révise et corrige des lettres telles que des procédures, des textes juridiques, des avis juridiques, des règlements, des procès-verbaux ainsi que des demandes introductives d’instances ou défenses ;
• Effectue plusieurs tâches administratives telles que d’accueillir et de renseigner les visiteurs, de veiller au classement des documents du Service, de recevoir les appels ainsi que de les filtrer, d’assurer la gestion et la mise à jour de l’agenda de son supérieur, d’assurer la réception du courrier ainsi que d’en assurer sa distribution, de prévoir et d’effectuer les demandes d’achat de matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du Service et en fait la distribution ;
• Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres, comités ou autres, assiste parfois à ces réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux, en fait les recherches et consultations préalables, répond aux demandes courantes et fait le suivi des tâches administratives reliées aux décisions prises.

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

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DESCRIPTION SOMMAIRE:

Sous l'autorité du Directeur général, le titulaire s’occupe de tous les devoirs du Greffier de la Ville déterminés par la Loi des Cités et Villes et la Charte de la Ville. Il assiste à toutes les réunions du Conseil et en dresse les procès-verbaux. Il supervise les activités administratives et juridiques et assure le secrétariat juridique de la Ville. Il joue également un rôle conseil dans l’interprétation des lois et règlements municipaux et contribue à la gouvernance corporative de la Ville.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

• Dirige, planifie, développe, contrôle l’ensemble des activités du service du greffe et des affaires juridiques, supervise le personnel et voit au bon fonctionnement du service tout en assurant la qualité du service à la clientèle ;
• Voit à la préparation des documents nécessaires à la tenue des séances du Conseil, assure la conformité légale des documents et leur diffusion dans les délais prescrits ;
• Veille au suivi des décisions prises au Conseil en préparant la correspondance requise ;
• Rédige et voit à la publication des avis publics ;
• Rédige et prépare les règlements, de la Ville ;
• Conseille les différents services dans la rédaction des projets de contrats et autres documents nécessaires au bon fonctionnement de la Ville ;
• Voit à l’organisation et la tenue des élections municipales, et assure la mise en œuvre des procédures relativement à l’approbation des règlements ;
• Traite et assure le suivi des transactions immobilières. Assure la bonne garde des documents officiels de la Ville, tel que livres, registres, cartes, archives. Veille à la modernisation et à la numérisation des systèmes d’archivage ;
• Coordonne l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Agit comme responsable de l’accès à l’information ;
• Procède à l’étude de certains dossiers en collaboration avec les autres services et fourni au besoin des opinions juridiques. Assure un rôle-conseil auprès de la Direction générale et des gestionnaires ;
• Procède, lorsque nécessaire, à la vente d’immeubles pour non-paiement de taxes, selon les règles et procédures légales ;
• Procède aux assermentations requises, agit comme officier public autorisé ;
• Planifie et gère le budget du Service ;
• Agit à titre de conseiller juridique de la Ville et s’assure de la bonne marche des procédures judiciaires impliquant la Ville, ses services et ses représentants ;
• Gère les ressources humaines sous sa responsabilité ;
• Coordonne le service des archives ;
• Assiste et conseille la Direction générale dans la conception et l’élaboration des divers règlements, dans la gestion courante des divers dossiers et ce, pour le respect légal ou corporatif ;
• Exécute tout autre travail connexe pouvant relever de cet emploi.

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d’études universitaires de 1er cycle en droit;
• Membre en règle de l’Ordre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec (un atout)
• Cinq (5) années d’expérience en milieu municipal;
• Formation universitaire complémentaire en gestion est un atout;
• Bonne connaissance de l’état du droit actuel et de la jurisprudence en matière municipale;
• Maîtrise la langue française à l’écrit et à l’oral;
• Maîtrise la langue anglaise à l’oral.

QUALITÉS REQUISES

• Écoute active, empathie et reconnaissance
• Intégrité, esprit d’analyse et jugement ;
• Collabore, travail en équipe
• Capacité d’adaptation, prise de décision éclairée;
• Bonne connaissance des outils informatiques et des tendances ;
• Rigueur professionnelle ;
• Habileté à négocier
• Compréhension organisationnelle et stratégique.

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