Ordre des dentistes du Québec

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous l’autorité de la directrice du FARPODQ, la personne titulaire du poste contribue activement au bon fonctionnement administratif, organisationnel et réglementaire du FARPODQ et de ses comités.

Elle assure la préparation des séances des comités et soutient la direction dans la préparation des dossiers de gouvernance. Elle exerce un niveau d’autonomie élevé dans l’organisation, le suivi des dossiers et la préparation des documents.

Elle contribue également au respect des obligations réglementaires et au maintien des mécanismes de conformité du Fonds.

RESPONSABILITÉS

Gouvernance, comités et conformité

• Assure la préparation complète des rencontres (documentation, convocations, logistique, suivis) notamment celles du Comité d’audit et de placements ainsi que du Comité de décision en matière d’assurance responsabilité professionnelle.
• Prépare les avis de convocation, les ordres du jour et la documentation requise; effectue les suivis nécessaires auprès des intervenant.e.s internes et externes afin de recueillir et organiser l’information.
• Participe à la rédaction de notes de direction, de résumés exécutifs et de documents de présentation à partir de rapports techniques, en assurant une synthèse claire et structurée selon les gabarits établis.
• Rédige les procès-verbaux et assure les suivis découlant des rencontres.
• Assure le suivi des échéanciers et des obligations réglementaires auprès des instances concernées, notamment l’Autorité des marchés financiers.
• Contribue au maintien de la gestion documentaire et des mécanismes de conformité du Fonds.

Soutien à la direction

• Assure la gestion du calendrier corporatif et de l’agenda de la directrice.
• Conçoit, met en forme et révise divers documents administratifs et de gouvernance.
• Prépare des tableaux de bord, rapports d’activités et synthèses à la demande de la direction, en effectuant les recherches nécessaires.

Accès à l’information

• Effectue le suivi des demandes d’accès à l’information et des demandes de vérification d’antécédents professionnels.
• Prépare la documentation et les projets de réponse en collaboration avec les intervenant.e.s concerné.e.s.

Soutien aux opérations du Fonds

• Gère certains achats et relations avec les fournisseurs.
• Soutient les équipes de la souscription et des sinistres lorsque requis.
• Collabore aux audits de fin d’année et à la préparation de la documentation requise.
• Effectue toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du Fonds.

EXIGENCES

• DEC en techniques juridiques ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente.
• Avoir minimalement entre 6 et 9 années d’expérience professionnelle dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral).
• Expérience en rédaction de rapports, résumés exécutifs ou documents de gouvernance, incluant la synthèse d’informations techniques.
• Excellente maîtrise de la Suite Office.
• Connaissance et compréhension adéquate des concepts juridiques, de placements, d’assurances et de marchés financiers (atout).

APTITUDES

• Autonomie et sens de l’initiative
• Analyse et esprit de synthèse
• Capacités de rédaction
• Gestion du temps et des priorités
• Rigueur et sens du détail
• Communication efficace
• Travail d’équipe et collaboration
• Discrétion et sens élevé de la confidentialité

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous l'autorité du syndic, la personne titulaire du poste exerce dans le domaine du droit disciplinaire et assiste l’équipe des syndics à toutes les étapes du processus disciplinaire. Elle exerce également en matière pénale, soit dans les dossiers d’exercice illégal de la profession et d’usurpation de titre. Elle est appelée à plaider devant les tribunaux administratifs, principalement devant le Conseil de discipline et les tribunaux de droit commun.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Assister le syndic et l’équipe des syndics adjoints à toutes les étapes du processus disciplinaire.
• Représenter le syndic et les syndics adjoints devant les diverses instances (Conseil de discipline, Tribunal des professions, Cour supérieure).
• Effectuer des recherches jurisprudentielles et doctrinales relativement aux dossiers disciplinaires et/ou sur des problématiques spécifiques touchant la déontologie des dentistes.
• S'assurer de la mise à jour de l'index jurisprudentiel.
• Négocier et concilier les dossiers avec divers intervenants.
• Rédiger, préparer et participer à la rédaction de règlements, de mémoires, d’opinions juridiques et d’autres documents en relation avec les dossiers de l’Ordre touchant les aspects déontologiques.
• Agir, au besoin, à titre d’aide-conseil auprès des membres de l’Ordre sur des questions relatives à leur pratique professionnelle en lien avec des aspects déontologiques et juridiques.
• Conseiller le syndic sur l’application de la Loi d’accès à l’information.
• Représenter l’Ordre à la Cour du Québec (Chambre criminelle et pénale) lors de poursuites dans les dossiers d’exercice illégal de la profession et d’usurpation de titre.

EXIGENCES

• Membre en règle du Barreau du Québec
• Minimum de sept (7) années d’expérience pertinentes à titre d’avocat plaidant ou d’avocate plaidante devant des instances de droit commun.
• Diplôme de deuxième cycle en droit de la santé ou dans une autre discipline pertinente serait un atout.
• Connaissances et expérience en droit disciplinaire.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels juridiques.
• Bilinguisme: Maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.

COMPÉTENCES

• Posséder d’excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles.
• Avoir de fortes habiletés en plaidoirie et en négociation.
• Être orienté vers la clientèle.
• Avoir un sens de l'organisation et de la planification.
• Faire preuve d’une bonne rigueur intellectuelle.
• Avoir une bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• Excellente capacité à travailler en équipe et de collaboration.
• Avoir la capacité à gérer un important volume de travail et répondre à plusieurs demandes à la fois.

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Description

Sous l'autorité de la directrice générale adjointe et secrétaire adjointe, le titulaire du poste a pour principales fonctions de collaborer avec la coordonnatrice à l’admission et la responsable des services aux membres relativement à la gestion des processus d’admission de nouveaux candidats à l’exercice de la médecine dentaire au Québec, d’inscription annuelle des membres au Tableau de l’Ordre et d’inscription des étudiants au Registre de l’Ordre. Il veille également à la préparation de documents nécessaires aux activités de différents comités et autres directions de l’Ordre, à la préparation de divers formulaires et lettres requis par les membres ainsi qu’à la tenue et à la mise à jour en continu du Tableau des membres.

Tâches et responsabilités

• Collaborer à la gestion des demandes de candidats pour la délivrance de permis, de certificat de spécialiste, de reconnaissance d’équivalence ou autres.
• Collaborer à la préparation des dossiers, ordres du jour et procès-verbaux des réunions des comités d’admission, d’examens et d’agréments dentaires et de révision.
• Préparer les dossiers des nouveaux diplômés et nouveaux membres.
• Assurer la transmission de tous les documents découlant des activités d’admission, dont les permis de pratique, engagements solennels, certificats de spécialiste et autres.
• Préparer les demandes de facturation relatives aux frais devant être être acquittés par les candidats et nouveaux membres.
• Collaborer à la planification et participation aux séances d'assermentation individuelle et cérémonies de prestation collective de serment.
• Collaborer à la gestion du processus d’inscription des étudiants au Registre de l’Ordre, incluant la participation aux présentations destinées aux étudiants, la préparation et le traitement des demandes, la facturation, les reçus, cartes d’étudiants et autres.
• Collaborer à la gestion du processus d’inscription annuelle des membres.
• Répondre aux demandes provenant des membres, d’autres directions de l’Ordre et de divers organismes externes, dont la RAMQ.
• Effectuer la saisie de données au Registre des étudiants de l’Ordre.
• Maintenir à jour les données statistiques, tableaux. Produire des lettres au besoin.
• Procéder à la tenue et au classement de dossiers selon les normes établies par l’Ordre.

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