2 offres pour "Greffier.ère" à Bois-des-Filion

Description

La personne titulaire du poste assiste et remplace, au besoin, le directeur des affaires juridiques et greffier dans l’exercice de ses fonctions. Elle s’assure de la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, matérielles et financières du service de la gestion des documents et des archives. Elle agit également à titre de responsable de l'accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels, de gestionnaire du portefeuille d’assurance de même que de conseiller juridique auprès du conseil et des différentes directions de la Ville.

Responsabilités

• Assister et remplacer, au besoin, son supérieur immédiat dans l’exercice de ses fonctions;
• Planifier, organiser, diriger et contrôler les activités du service de la gestion des documents et des archives;
• Analyser et traiter les demandes assujetties à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• Analyser et traiter les réclamations formulées contre la Ville et assurer le suivi auprès des différentes directions;
• Recevoir, analyser et traiter les signalements de chiens potentiellement dangereux conformément au Règlement d’application de la Loi visant à favoriser la protection des personnes par la mise en place d’un encadrement concernant les chiens et à la règlementation municipale;
• Administrer le portefeuille d’assurance de la Ville;
• Rédiger des règlements, des contrats, des ententes, des baux et autres documents similaires de nature juridique;
• Collaborer à la gestion des dossiers de nature immobilière;
• Émettre des opinions juridiques et agir à titre de conseiller juridique auprès du conseil et des différentes directions de la Ville;
• Agir à titre de secrétaire d’élection, de secrétaire de référendum ainsi qu’à titre de responsable de registre, au besoin;
• Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.

Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur

Exigences

• Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle (baccalauréat) en droit;
• Être membre en règle du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec;
• Posséder trois (3) ans d’expérience pertinente;
• Détenir de l’expérience dans le milieu municipal, un atout;
• Connaissance fonctionnelle de la Suite MS Office 365;
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.

COMPÉTENCES

• Rigueur et souci du détail;
• Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle;
• Communication et collaboration;
• Leadership mobilisateur, courage managérial et gestion du changement;
• Capacité d’analyse et de synthèse;
• Sens de la planification et de l’organisation du travail;
• Agilité et innovation.

- poste cadre permanent -

Nature de la fonction :

Sous l’autorité du directeur général, la personne assume un rôle stratégique et opérationnel au sein de la municipalité. Elle est chargée de la planification, de la direction, du contrôle et de la coordination de l’ensemble des activités relevant de son service, notamment en matière de greffe municipale, d’archives et de contentieux. Elle veille à l’encadrement juridique de l’ensemble des opérations municipales, en assurant leur pleine conformité aux lois, règlements et politiques applicables. Membre de l’équipe de direction, elle collabore étroitement avec les autres cadres afin d’assurer l’arrimage des pratiques juridiques et administratives aux orientations stratégiques de la Ville, contribuant ainsi à une gouvernance rigoureuse et à la pérennité organisationnelle.

Horaire de travail :

• Lundi au vendredi, 8 h 30 à 16 h 30 (en présentiel)
• 1 à 2 soirs par mois pour la tenue des séances du conseil municipal

Échelle salariale : 154 000 $ à 180 000 $ (selon l’expérience)

Avantages reliés à l’emploi :

• Salaire avantageux;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Régime d’assurances collectives;
• Programme de télémédecine;
• Congés payés durant la période des Fêtes;
• Banque de congés permettant des mesures de conciliation travail-famille;
• Environnement de travail stable et de qualité.

Principales responsabilités et tâches :

• Superviser et coordonner l’ensemble des activités entourant les séances publiques du conseil municipal.
• Fournir le soutien requis pour la rédaction des sommaires décisionnels et dossiers délégués.
• Assister aux séances du conseil municipal à titre de secrétaire et dresser l’ordre du jour et le procès-verbal. Rappeler les règles de bonne gouvernance.
• Planifier les activités entourant la tenue de consultations publiques en lien avec les modifications réglementaires.
• Assurer la conformité du processus décisionnel avec les lois sur les municipalités et les règlements internes.
• Fournir à l’administration municipale le soutien juridique requis à titre d’expert-conseil et participer à divers comités.
• Rédiger les contrats, baux et autres documents d’ordre juridique.
• Rédiger des règlements municipaux et avis publics.
• Gérer les réclamations, litiges et dossiers d’assurance en collaboration avec les assureurs et avocats externes.
• Agir comme président d’élection pour la municipalité lors de tout événement électoral ou référendaire conformément aux dispositions de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités.
• Assurer la garde légale, la classification et la conservation des archives municipales et assurer l’application d’une bonne gestion documentaire.
• Assister le service des finances avec l’application des procédures d’enregistrement et ventes des immeubles pour défaut de paiement des taxes.
• Collaborer à la rédaction de devis et assurer le suivi des dossiers d’appel d’offres suite à l’ouverture des soumissions. Agir à titre de partenaire stratégique et de conseiller juridique principal auprès du service de l’approvisionnement.
• Représenter la ville devant les tribunaux judiciaires et administratifs, le cas échéant.
• Agir comme responsable de la protection des renseignements personnels et de l’accès aux documents de la municipalité, et veiller à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
• Agir comme émissaire de la langue française et veiller au respect des droits linguistiques de la ville à titre d’organisme ayant un statut bilingue.
• Soutenir les ressources sous sa responsabilité dans la réalisation des mandats et objectifs attribués, s’assurer de la qualité des services offerts et de l’application des standards et procédures établis.
• Gérer le dossier des assurances de la municipalité.
• Maintenir une vigie législative et réglementaire, notamment en lien avec la Loi sur les cités et villes, la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale, etc.
• Participer à la planification stratégique municipale et à la mise en œuvre des orientations du conseil.

Exigences du poste :

• Détenir un diplôme en droit et être membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec;
• Posséder cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires et avoir de l’expérience dans la gestion d’employés;
• Posséder de l’expérience en milieu municipal ;
• Posséder des connaissances de la suite Microsoft Office ;
• Maîtriser le français et l’anglais, à l’oral comme à l’écrit (Ville statut bilingue).
• Bonne communication interpersonnelle et sens développé du service à la clientèle
• Aptitude à développer des orientations stratégiques
• Forte capacité à résoudre des problèmes
• Bonne capacité à travailler en équipe, à mobiliser le personnel et à gérer les conflits
• Faire preuve de rigueur et organisation
• Capacité à optimiser les processus dans une perspective d’amélioration continue
• Esprit d’analyse et bon jugement
• Habileté à négocier
• Intégrité, autonomie et résistance au stress

Habiletés :

• Bonne communication interpersonnelle et sens développé du service à la clientèle
• Aptitude à développer des orientations stratégiques
• Forte capacité à résoudre des problèmes
• Bonne capacité à travailler en équipe, à mobiliser le personnel et à gérer les conflits
• Faire preuve de rigueur et organisation
• Capacité à optimiser les processus dans une perspective d’amélioration continue
• Esprit d’analyse et bon jugement
• Habileté à négocier
• Intégrité, autonomie et résistance au stress

Les personnes intéressées à occuper ce poste doivent faire parvenir leur candidature au Service des ressources humaines via Droit-inc.