Covid-19

COVID-19 : outils technologiques pour cabinets virtuels

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Florence Tison

2020-03-23 11:15:00

Voici tous les outils pour faire fonctionner votre cabinet à distance. On a même trouvé un fax en ligne!

Voici tous les outils pour faire fonctionner votre cabinet à distance.Photo : Shutterstock
Voici tous les outils pour faire fonctionner votre cabinet à distance.Photo : Shutterstock
En télétravail, chers avocats? « The show must go on », comme on dit. On vous a dégoté plein de solutions de cabinet virtuel grâce à l’ABA Journal et à LawSites. Vous pourrez rouler comme si la crise du coronavirus n’existait pas… ou enfin, presque.

Vidéoconférence

La vidéoconférence permet de maintenir les réunions avec vos clients, et certains outils vous permettent de le faire de façon très sécuritaire en encryptant les séances. Voici les logiciels et sites les plus populaires chez les avocats :
  • Google Hangouts;

  • Slack;

  • GoToMeeting;

  • Skype for Business;

  • Zoom;

  • Signal;

  • Legaler.


  • Conférences téléphoniques

    Les systèmes efficaces de conférence téléphonique sont monnaie courante dans les cabinets d’avocats. Comment faire de bonnes conversations à plusieurs… de chez soi? C’est là que la communication vocale sur protocole Internet, en anglais Voice over Internet Protocol (VoIP), peut vous être utile. Tout ce que ça vous prend pour profiter d’appels encryptés, c’est une bonne connection Internet. Quelques options :
  • RingCentral;

  • Nextiva;

  • Ooma.


  • Gestion du cabinet

    Bien sûr, tout le personnel du cabinet doit avoir accès à ses dossiers à distance. Les données virtuelles du cabinets devraient idéalement être centralisées à un seul endroit et inclure :
  • Les contacts et les calendriers;

  • Les boîtes vocales et le suivi du temps de travail;

  • Les documents et les données liés aux dossier;

  • Les communications internes et externes;

  • Les données financières.


  • Avec la gestion du cabinet sur le nuage grâce à un logiciel LPM, vous aurez accès à tout ça et encore plus. Certains logiciels prévoient même la signature officielle en ligne! Quelques idées de LPM :
  • Rocket Matter;

  • Clio;

  • MyCase;

  • CosmoLex;

  • PracticePanther;

  • Firm Central

  • Proxy

  • Filevine.


  • Fax

    Eh oui, le fax existe encore. Saviez-vous qu’il existe aussi des services de fax en ligne (et depuis plus d’une décennie)? Ça facilite énormément l'envoi et la réception de documents numériques via courriel, portail en ligne, ou appli. Des options de fax en ligne :
  • eFax;

  • MetroFax;

  • MyFax;

  • Nextiva;

  • SRFax;

  • SmartFax.


  • Numérisation

    Pour ceux qui n’ont pas la chance d’avoir un « scanner » intégrée à leur imprimante (ou eux qui n’ont pas d’imprimante du tout), il y a d’autres options! Profitez-en pour devenir un bureau sans papier...

    Vous pouvez bien sûr photographier des documents grâce à votre téléphone ou tablette électronique et les mettre ensuite au format PDF. Certaines applis permettent leur stockage automatique dans le nuage. On conseille Scanner Pro.

    Pour des résultats plus professionnels, le Brother ADS-1250W est un scanner portable assez petit pour entrer dans une mallette, et qui peut quand même numériser jusqu’à 25 documents par minute. On peut aussi considérer le Fujitsu ScanSnap s1300i, encore plus compact.

    Traitement de texte collaboratif

    Rien de tel pour favoriser le travail d’équipe et faciliter la vie de tout le monde! Les documents créés sont conservés dans un seul endroit pratique et accessible aux collègues où qu’ils soient. Certains outils permettent même de travailler en simultané sur un même document! Des idées :
  • Microsoft Office 365;

  • Pages for iCloud;

  • Google Docs ou Drive;

  • Zoho Writer;

  • Apache OpenOffice;

  • LibreOffice.


  • Dictée vocale

    Cette technologie de reconnaissance vocale vous permet de parler et de voir le texte apparaître directement devant vous comme par magie. Et il y a du choix! Déjà, les Mac et PC ont chacun un logiciel de reconnaissance vocale de base qui peut être associé à plusieurs traitements de texte comme Word et Pages. Voici égalements plus d’options professionnelles :
  • Dragon Speech Recognition;

  • BigHand;

  • Windscribe;

  • Philips.
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1 commentaire

  1. Christophe
    Christophe
    il y a 7 mois
    1
    Les outils technologiques pour les cabinets virtuels sont essentiels dans le monde professionnel d'aujourd'hui. Ils offrent la possibilité de travailler de manière efficace et collaborative à distance. Ces outils comprennent des plateformes de communication en ligne, des logiciels de gestion de projets, des solutions de stockage en cloud, des outils de vidéoconférence et bien d'autres. Ils permettent aux cabinets virtuels de rester connectés, d'échanger des informations en temps réel et de gérer leurs opérations de manière transparente, peu importe où se trouvent les membres de l'équipe. Grâce à ces outils, les cabinets virtuels peuvent fournir des services de haute qualité, rester compétitifs et s'adapter aux nouvelles réalités du travail à distance. De nos jours, la téléphonie VOIP (https://www.univirtual.ch/large-business-digitalisation) est devenue une composante essentielle de la téléphonie d'entreprise moderne. Elle utilise la technologie Internet pour acheminer les appels vocaux, ce qui offre de nombreux avantages par rapport aux systèmes de téléphonie traditionnels. En intégrant la téléphonie VOIP dans les cabinets virtuels, les entreprises peuvent bénéficier d'une communication vocale de haute qualité, à moindre coût et avec une grande flexibilité. La téléphonie VOIP permet aux cabinets virtuels de disposer d'un système de téléphonie professionnel complet, même sans infrastructure téléphonique physique. Les appels peuvent être effectués et reçus à partir de divers dispositifs connectés à Internet, tels que les ordinateurs, les smartphones et les téléphones IP. Cela offre une grande mobilité aux professionnels, leur permettant de travailler à distance tout en restant accessibles et joignables à tout moment. De plus, En termes de coûts, la téléphonie VOIP univirtual est souvent plus économique que les systèmes téléphoniques traditionnels. Les appels entre les utilisateurs de la téléphonie VOIP sont souvent gratuits, et les appels internationaux peuvent être nettement moins chers. De plus, les frais d'installation et de maintenance sont généralement réduits, car il n'est pas nécessaire d'investir dans des équipements téléphoniques coûteux.

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