La signature à distance pour contrer la pénurie de notaires

C’est ce que le cabinet Maître Nicolas offre avec ses services de notariat qui sont 100 % en ligne. Ce cabinet créé en 2020, lors de pandémie, permet aux citoyens provenant de régions éloignées d’avoir accès à un notaire.

L’idée de ce cabinet 100 % en ligne est venue dans la tête de Me Mathieu Couture et son équipe lorsqu’ils offraient des services hybrides en 2020, au sein du cabinet Archer, à Granby.

« Nous avons eu des clients qui provenaient de la ville de Fermont, une ville située à plus de 10 heures de route. Ils n’avaient pas accès à un bureau de notaires près de chez eux. C’est pourquoi ils ont utilisé nos services de notariat à distance. Ça m’a surpris de voir à quel point il y avait un besoin de notariat pour les personnes vivant dans les régions éloignées », explique-t-il.

La signature électronique permet donc aux personnes vivant dans des régions éloignées et aux personnes qui voyagent d’avoir accès en tout temps aux services d’un notaire.

Avoir accès à un service fiable

Plusieurs sites internet proposent de créer des testaments en ligne pour un petit montant. Alors, comment est-ce possible pour un client de trouver un service de notariat fiable en ligne ?

« Sur les sites internet offrant ce service, il faut être en mesure de discuter avec un notaire. Chez Maître Nicolas, par exemple, nous rencontrons les clients par Teams pour faire le tour de leur situation familiale et financière. C’est donc un acte notarié, mais à distance, contrairement aux sites qui créent des testaments générés par PDF seulement », ajoute-t-il.

Depuis avril 2020, il est possible de signer des actes notariés à distance. Dans cette pratique, le notaire rencontre ses clients à distance par visioconférence.

Les clients peuvent ensuite prendre connaissance de l’acte soit par un moyen technologique approprié ou par envoi sécurisé. La signature à distance de l’acte se fait grâce à la plateforme Web dédiée.

« La Loi sur le notariat oblige toujours la signature manuscrite en présence physique du notaire sur un document papier, mais l’arrêté du ministre de la Justice permet de déroger à ces formalités pour permettre l’acte notarié en minute technologique. Celui-ci a la même valeur que l’acte notarié traditionnel papier », peut-on lire sur le site de la Chambre des notaires du Québec.

De nouveaux défis

Avec l’acte notarié à distance, de nouveaux défis se sont présentés chez les notaires.

« Les notaires travaillent depuis longtemps avec le papier. Il fallait donc que plusieurs d’entre eux s’habituent à la nouvelle technologie utilisée pour les actes notariés à distance. Nous avons également eu un travail d’éducation à faire pour la population vieillissante voulant utiliser nos services à distance », décrit Me Couture

Il ajoute : « Avec tous les notaires qui commençaient à travailler à distance, il fallait trouver un moyen de conserver notre esprit d’équipe. Dans notre cabinet, nous organisons des rencontres virtuelles et en présentiel pour garder contact avec l’équipe ».

L’acte notarié à distance ne sert pas seulement aux citoyens. Elle sert aussi aux professionnels souhaitant travailler dans des régions plus éloignées.

« Souvent, ce n’est pas possible d’ouvrir plusieurs cabinets de notaires dans une petite ville, puisqu’il n’y aura pas assez de clientèle. Un cabinet comme le nôtre, qui travaille avec des notaires à distance, permet aux juristes de travailler en région éloignée. Ils ne sont plus obligés de travailler dans les grandes villes ou dans des grands cabinets pour avoir de la clientèle », dit-il.