Un assistant juridique virtuel est une personne qui peut prendre en charge les fonctions administratives de votre cabinet, explique Attorney at work. Par exemple, c’est lui qui va répondre à vos appels, gérer vos courriels, préparer des documents ou s’occuper de votre comptabilité.

L’objectif? Que vous puissiez vous concentrer sur un travail plus directement rentable, soit la défense de vos clients.

Bien sûr, votre succès dépend de la qualité de votre collaboration. Si vous n'êtes pas synchronisés, des silos vont être créés, entraînant de la confusion et des retards dans l'exécution du travail. Et si la plupart des erreurs ne sont pas intentionnelles, elles peuvent quand même nuire à la relation.

Voici les erreurs à éviter, selon le site :

Erreur 1 : Aller de l’avant sans faire de rapports ou de suivis

Avez-vous déjà travaillé avec un client sans établir de rapport? Peu probable. Un bon rapport entraîne une plus grande confiance, et vous assure que les clients sont à l'aise pour discuter de questions plus délicates.

C’est le même principe avec un assistant virtuel : vous voulez vous connaître et vous faire confiance. Et soyons clair : il est impossible de travailler avec un assistant juridique s'il n'y a pas de confiance.

Petit conseil : réservez-vous une heure par semaine pour un chat vidéo afin de voir comment les choses se passent. N’hésitez pas à partager des choses sur votre vie personnelle. Cela aide à briser la glace, et vous aidera à construire une relation saine basée sur la confiance mutuelle.

Erreur 2 : Déléguer sans prendre le temps d’expliquer

Ok, vous voulez gagner du temps. Mais pensez-y à deux fois car l'absence de directives claires mènera assurément à un travail de mauvaise qualité qui exigera de vous davantage de temps.

Sans explication, même les plus petites tâches vont nécessiter beaucoup de va-et-vient avec votre assistant, et vous finirez par négliger vos tâches principales. Bref, complètement improductif.

Petit conseil : pour vous assurer que toutes les tâches sont exécutées efficacement, définissez des échéanciers mutuellement acceptables. Mettez vos instructions par écrit et assurez-vous que vos exigences soient bien comprises.

N'oubliez pas qu’en bout de ligne c’est vous qui assumerez l'entière responsabilité du travail effectué pour vos clients.

Erreur 3 : Ne pas comprendre que chacun possède ses forces… et ses faiblesses

Certains assistants pourront vous aider à préparer de bonnes réponses face aux avocats de la partie adverse, tandis que d'autres auront de solides compétences en organisation. Sachez repérer les talents de chacun pour mieux répartir le travail.

Petit conseil : Créez un manuel de formation pour guider les professionnels dans les tâches avec lesquelles ils ne sont peut-être pas familiers.

Erreur 4 : Changer constamment de façon de travailler

Un employé à temps plein sera habitué au rythme de votre cabinet et aux changements rapides dans les styles de travail - d’ailleurs, ils doivent impérativement l'être. Par contre, n’oubliez pas l’assistant « virtuel » est indépendant, et donc il dispose de son propre style de travail.

Posez beaucoup de questions. C’est le seul moyen de voir si le style de travail de l’assistant s'harmonisera avec le vôtre. Soyez honnête sur vos habitudes de travail et vos attentes.

Petit conseil : Communiquez clairement vos attentes avant d’embaucher qui que ce soit.

Erreur 5 : Envoyer des signaux mixtes - ou trop de signaux

Soyez réaliste et conscient du temps que votre assistant vous a réservé. Rappelez-vous qu’il a probablement d’autres clients à servir. Et si vous appelez à des heures irrégulières sans prévenir, il y a des chances qu'il ne vous réponde pas.

Attention, car les appels pendant les heures creuses et les demandes de dernière minute créent une relation de travail stressante - plus de conflits, moins de collaboration. Et si votre assistant vous quitte, vous allez perdre un temps précieux à devoir embaucher et former quelqu’un d’autre.

Prêtez également attention à la façon dont vous communiquez. Trop de canaux, trop de messages et trop de bruit équivalent à un épuisement excessif.

Petit conseil : Établissez tous les deux des règles de communication. Par exemple, les appels téléphoniques et autres messages textes ne sont autorisés que jusqu'à 18 heures. Le but? S’assurer que vous êtes tous les deux sur la même page.