Les incontournables d’un service juridique

L’avocate Jolie Lin a de l’expérience à revendre. Parlez-lui des défis des conseillers juridiques, et vous constaterez qu’elle les connaît tous : manque de temps et de ressources, épuisement professionnel, boîte de messagerie déchaînée… rien ne résiste à l’expérience de l’ancienne associée d’Osler, qui a fondé en 2020 sa propre entreprise de conseils, Linnovation Works.

Rassurez-vous : les conseillers juridiques sont plus nombreux qu’il y paraît à rencontrer de telles difficultés. C’est notamment ce qu’elle a expliqué lors d’une formation parrainée par l’Association canadienne des conseillers juridiques d’entreprises. L’événement a eu lieu en ligne le 5 mai dernier.

Et Me Lin propose trois petites pistes de solution pour remédier à la situation. Il faut d’abord poser un diagnostic, apprendre ensuite à mesurer l’importance d’une tâche et tenter, enfin, de trouver le parfait équilibre entre les initiatives qui répondent aux besoins à court terme et aux besoins à long terme.

Tour d’horizon.

Dépenser son temps… intelligemment

Que vous soyiez le seul conseiller juridique de votre entreprise ou que vous gériez une équipe de plusieurs personnes, la première étape pour mieux s’organiser consiste à poser un diagnostic.

Une introspection peut être douloureuse, mais Me Lin assure que cette initiative est indispensable : elle vous permettra de déterminer où votre équipe et vous passez le plus clair de votre temps.

C’est en évaluant par exemple le soutien que vous accordez aux départements de votre entreprise que vous acquerrez une vision claire de l’utilisation de vos ressources.

Documenter, la clé ?

Point de recette miracle ici : votre simple mémoire ne vous aidera pas à comprendre comment vous dépensez votre temps. C’est en prenant soin de consigner vos heures que vous y parviendrez.

C’est peut-être plus facile à dire qu’à faire, mais ce n’est pas complètement impossible… pour peu que vous utilisiez des applications comme Excel et des logiciels de planification comme Evernote.

Il est ensuite possible, à ce stade, de s’inspirer de la matrice d'Eisenhower pour vous aider à gagner du temps. Il suffit d’apprendre à hiérarchiser les requêtes que vous adresse les différents départements de votre entreprise.

C’est ce qui vous permettra de privilégier des impératifs commerciaux et d’aligner votre quotidien avec les priorités stratégiques de votre organisation – plutôt que la gestion d’incendie.

Stratégie c. tactique

Me Lin s’autorise quelques vieux adages pour faire valoir son dernier point : faire plus avec moins, pas en travaillant plus fort, mais bien intelligemment.

Mais comment réussir à privilégier vos objectifs stratégiques ? Après avoir posé un diagnostic et commencé à documenter votre travail, Jolie Lin vous invite à cumuler les données.

Un bon moyen d’y parvenir est de vous comparer à d’autres contentieux pour déterminer si vos ressources et budgets sont adéquats ou s’ils révèlent des lacunes et inefficacités dans vos façons de faire.

C’est en prenant la peine de vous comparer à d’autres joueurs juridiques que vous pourrez identifier les caractéristiques de votre contentieux et agir en conséquence. Si vous constatez que d’autres joueurs de tailles semblables sont moins nombreux, vous pourriez alors réduire vos effectifs et gagner en efficacité, illustre Jolie Lin.

Un dernier point : se tourner vers l’externe ?

Il s’agit là aussi de gagner en efficacité. Quel genre de travail votre équipe peut-elle accomplir à l’interne convenablement, et quel genre de travail peut-il être accompli à l’externe de façon plus efficace ?

Recourir à des firmes spécialisées dans le cadre de dossiers précis revient un peu à étendre votre équipe. Il est donc important de faire le bon choix, en étant notamment stratégique quant au type de travail à externaliser.

Voyez donc les services externes comme une solution à long terme. Ils peuvent s’apparenter aux meilleurs des deux mondes puisqu’ils ne s'ajoutent pas à votre main-d'œuvre tout en vous permettant de recourir à l'aide d'un expert de façon ponctuelle.