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Règles d'éthique pour les avocats qui textent leurs clients

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Marie-ève Buisson

2023-05-02 14:15:00

Plusieurs clients préfèrent utiliser divers outils de communication comme les emails, les services de messagerie instantanée ou même les textos…

Source: Shutterstock
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Voici quatre considérations que les avocats doivent garder à l'esprit lorsqu'ils envoient des messages textes à leurs clients, selon ''Attorney At Work''.

1. Le service à la clientèle

Les avocats doivent tout d’abord discuter avec leurs clients des formes de communication qui seront et ne seront pas utilisées.

Mieux encore, tout en avertissant les clients que la communication électronique peut ne pas être sûre, une meilleure pratique serait de noter dans votre contrat d'engagement la manière dont vous communiquerez avec le client. De cette façon, le client pourra être un plus à l'aise avec le moyen de communication que vous avez choisi et ainsi apprécier votre service.

2. La confidentialité

La communication avec les clients et le partage d'informations doivent être protégés. Les avocats doivent préserver la confidentialité des informations relatives à la représentation d'un client, sauf si celui-ci donne son consentement éclairé.

En paramétrant votre appareil mobile pour qu'il ne fournisse qu'une alerte au lieu d'un aperçu du message, vous éviterez de divulguer involontairement des communications confidentielles. N'oubliez pas de rappeler à vos clients de faire de même pour les appareils de leur côté.

Les dangers du piratage, des attaques par hameçonnage peuvent aussi constituer une grande menace pour la messagerie par texto.

Même si le cryptage de bout en bout sur des applications telles que WhatsApp ou Messenger constitue une bonne protection, le facteur humain sera toujours la plus grande menace pour la sécurité et, par conséquent, la confidentialité.

3. La communication

Envoyer un texto à votre client peut être un excellent moyen d'assurer la rapidité, mais ce n'est pas aussi bon pour assurer l'exhaustivité d'une communication nécessaire.

En fonction des paramètres que vous avez établis au départ, envisagez de limiter votre messagerie textuelle aux situations permettant une brève mise à jour ou la transmission d'une simple note.

Si une question ou un sujet plus complexe se pose, n'hésitez pas à poursuivre la communication par un autre moyen, comme un courriel, un appel téléphonique ou même une réunion en personne ou un chat vidéo.

Enfin, quel que soit le mode de communication, veillez à répondre et à répondre rapidement, car cela est primordial pour un service de qualité.

4. Documentation

La majeure partie du dossier d'un client se présente sous forme de communication électronique. Ainsi, si un client demande une copie de son dossier, le cabinet doit lui fournir le dossier complet relatif à sa représentation.

Comme vous vous en doutez, la mémorisation des messages texte des clients à l'aide de captures d'écran est trop contraignante, voire parfois impossible. Cela peut suffire de façon ponctuelle, mais il faut établir un processus normalisé. Assurez-vous de vérifier si votre cabinet dispose d'un outil permettant de mémoriser ce type de communication.
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