Mais comment communiquer efficacement ? Comment augmenter les chances d’obtenir une réponse rapide et significative ? Voici quelques suggestions proposées par Attorney at work pour y arriver.
Privilégiez la clarté plutôt que la facilité
Le courrier électronique est un outil de communication qui facilite le travail lorsqu'il est utilisé correctement.
Malheureusement, celui-ci est souvent surutilisé et d'une manière qui rend la communication inefficace.
Il existe d’autres méthodes de communication disponibles, chacune avec sa valeur spécifique. Les réunions, les vidéoconférences, les appels ou encore les SMS sont des alternatives de messagerie qui ne doivent pas être négligées.
Utiliser le bon outil de communication est le meilleur moyen d'améliorer la probabilité d’obtenir une réponse rapide et significative.
Moins on en fait, mieux c’est
La société d'application de messagerie Boomerang a étudié 40 millions d'e-mails. Il a ainsi été constaté que des mots plus courts et des phrases plus courtes produisaient un taux de réponse supérieur de 36 %.
L'étude a également montré que les e-mails contenant entre 50 et 100 mots ont obtenu un taux de réponse de 50 % supérieur à celui des e-mails plus longs.
Définitivement, des messages plus courts et plus simples obtiennent de meilleures réponses. Et pour cause, des phrases percutantes sont plus faciles à lire, tandis que les longues phrases peuvent être difficiles à suivre.
Conclure, soutenir, expliquer
Utilisez la structure Conclure, Soutenir, Expliquer à chacune de vos communications. Une structure claire et limpide permettra d'obtenir une réponse plus rapide.
1) Concluez : commencez par ce dont vous avez besoin ou ce que vous attendez du destinataire.
Avez-vous besoin d'une approbation? Avez-vous besoin d'informations? Avez-vous besoin de conseils? Commencer par la conclusion permet d’établir clairement le but de la communication.
2) Soutenez : des explications courtes et précises de ce dont vous avez besoin permettront au destinataire de comprendre les raisons de votre demande.
3) Expliquez : vous pouvez ajouter des informations générales ou supplémentaires si cela est utile à la demande. Mettre ces informations à la fin permettra de minimiser le risque de perdre l'attention du destinataire.
Rédigez des titres informatifs
Les lignes d'objet des e-mails et les titres de l'ordre du jour des réunions sont les premières informations qu'un lecteur voit dans la communication.
On remarque néanmoins que cet espace est rarement utilisé efficacement. Plus que jamais, il est nécessaire d’attirer l'attention du lecteur !
Exemples de titres vagues : « Question » ou « Besoin d’information »
Exemples de titre informatif : « Besoin des coordonnées du client »
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