Si c’est le cas, des logiciels de gestion de l’information juridique proposent à vous, avocats en entreprise, de vous faciliter la vie au travail.

Olivier Fisher, 33 ans, est ingénieur de formation. Ce n’est pas tout petit qu’il est tombé dans le milieu juridique, mais en 2004, alors qu’il complétait un MBA à McGill.

« Je réalisais des études de marché auprès d’avocats en entreprise. A la question qu’utilisez-vous comme logiciel juridique, beaucoup ne comprenaient pas ma demande ou me répondaient "En fait, j’ai Word et Exel". »

Ce même constat, Patrick Deleau, ancien directeur juridique, l’avait fait en France avant de démarrer Legal Suite en 2000, une société de développement et de commercialisation de logiciels de gestion de l’information juridique à destination des avocats en entreprise.

Vu les résultats des études conduites par Olivier Fisher, le marché existait également au Québec, d’où la décision d’y implanter une filiale, dont il prendra la direction.

C’est vrai qu’à bien y réfléchir les départements finance des entreprises ont leurs outils informatiques, de même que les départements comptable. Mais pas les départements juridiques.

« Les services juridiques sont les parents pauvres de l’entreprise dans ce domaine, dit Olivier Fisher. Le Québec est même quelques années en retard par rapport à la France. Ici, j’estime à seulement 10 % les services juridiques équipés de logiciels spécifiques. Souvent, les entreprises viennent nous voir après avoir été confrontées à des problèmes.»

Et elles sont de plus en plus nombreuses. Legal Suite, qui équipe par exemple Merk Frost, AstraZeneca et le Ministère de la santé, a enregistré au cours des douze derniers mois une hausse de 30 % de ses commandes et une augmentation de 60 % de ses bénéfices.

De là à dire que la société a surfé sur la crise, il n’y a qu’un pas. Olivier Fischer ne le franchit pas.

« D’un coté, avec la crise, beaucoup d’entreprises ont reporté à plus tard leurs projets d’investissement, dit-il. Mais il est vrai que les compagnies qui ont acheté nos logiciels ont cherché à rationaliser leurs coûts juridiques. »

Que font les logiciels de gestion de l’information juridique ?

Déjà, il faut bien parler de logiciels au pluriel. Car il en existe un par grand domaine du droit ou plutôt par fonction juridique type en entreprise. Les plus vendus par la société Legal Suite sont ses modules de Contrats, Conseil interne et Contentieux. Chacun coûte environ, avec des fonctionnalités de base, entre 20 000 $ et 30 000 $ avec des prestations d’installation et de formation.

Prenons l’exemple du logiciel Conseil interne. Une réalité des services juridiques est que les juristes courent toujours après les opinions juridiques qui ont été données précédemment (oui, oui, il y a sûrement des exceptions).

Et chacun y va de sa méthode pour les retrouver. Le choix le plus commun : rechercher une heure dans sa poubelle Outlook, et/ou accuser le collègue qui a quitté l’entreprise, et/ou appeler son avocat externe préféré pour lui demander de plancher à nouveau sur la question.

Pas bien rationnel tout cela, n’est-ce pas ?

Dans les entreprises où les membres des services juridiques jouent aux chaises tournantes, c’est même devenu un vrai casse-tête pour les directeurs juridiques de rassembler et organiser les opinions juridiques données quotidiennement et éviter que celles-ci ne se perdent.

Le logiciel de Conseil interne fonctionnant comme un moteur de recherche par mots clés permet de constituer la mémoire de l’entreprise.

Les gens s’en vont, mais leurs mots restent …

Le module Contrat est utilisé pour gérer par exemple les échéances et les renouvellements des contrats de l’entreprise.

« Qu’on s’entende, ce logiciel n’a aucun intérêt si vous avez dix contrats à gérer dans une année. Mais si vous en avez entre 100 et 1000, voire plus, arrive un moment où vous ne pouvez plus vous en tirer avec seulement Outlook », dit Olivier Ficher.

Le module permet également de constituer des clausiers propres à l’entreprise, avec des fonctionnalités spécifiques, comme des systèmes repérant les incompatibilités de clauses.

« Ce logiciel va être alimenté par les juristes, mais utilisé aussi par les opérationnels, qui sont assurés d’utiliser les versions toujours à jour des contrats qu’ils signent au nom de l’entreprise. Les directeurs juridiques y voient ici un bon outil de gestion des risques. »

Bien pratique tout cela en effet. Mais bon an mal an, les services juridiques se débrouillent quand même en utilisant le Pack office, voire en faisant développer des applications Access idoines, sans logiciels juridiques.

Quel serait le petit plus qui pourrait convaincre un directeur juridique et sa hiérarchie d’investir dans ce type de logiciel ?

« Aujourd’hui, les avocats en entreprise ont la pression de réduire leurs coûts de conseils externes. C’est étonnant d’ailleurs de constater qu’en temps de crise normalement on externalise les services. C’est vrai partout sauf pour les services juridiques qu’on internalise, car le recours aux avocats externes est trop cher nous indiquent nos clients », dit Olivier Fischer.

Les logiciels que propose sa société permettent d’être plus exigeants avec les avocats externes, et même de scruter leur travail, de mesurer leur efficacité, voire de comparer leurs performances ...

Ainsi, il est possible de donner des droits d’accès limités aux avocats externes pour leur demander de tenir à jour les informations des dossiers qu’ils gèrent. Ensuite, ça peut devenir une affaire de mathématiques.

« Les logiciels permettent aisément de faire ressortir tous les dossiers gagnés ou perdus par un cabinet et/ou par un avocat de ce cabinet, dit Olivier Fisher. On peut également programmer des ratios afin de déterminer par exemple quel est le cabinet le plus efficace, le plus rapide, le moins onéreux. »

Sachez que sur chaque logiciel il y a les fonctions de base, sur lesquelles des développements peuvent être ajoutés à la demande des clients. Jusqu’où tout cela peut-il aller ? Jusque là où l’imagination peut aller, semble me dire mon interlocuteur …

Souriez vous êtes filmés !