Miser sur la rapidité!

« L’une de mes forces a toujours été la rapidité! C’est un automatisme, mon cerveau cherche toujours des moyens d'être plus efficace et plus rapide! », écrit sur LinkedIn Me Jennifer Guay, propriétaire du Cabinet juridique Jennifer Guay inc. depuis 2017 à Québec, et qui a cofondé une entreprise de services animaliers.

Elle précise qu’alors que des cabinets sont réputés pour traiter des dossiers en plusieurs semaines ou mois, le sien propose un délai de sept jours ouvrables maximum. Il s’agit du traitement régulier de ses dossiers, assure l’avocate, qui propose aussi un traitement prioritaire, en trois jours ouvrables, moyennant des frais supplémentaires.

« Si on peut se permettre autant de rapidité, ce n’est pas parce qu’on a du temps de lousse (si seulement hahaha), c’est simplement que nous avons mis en place des mécanismes qui nous aident! », ajoute l’avocate en droit des affaires. Droit-Inc a souhaité en savoir plus!

Pourquoi avez-vous décidé de miser sur la rapidité pour vous démarquer?

Je trouve ça important parce que je ne connais personne qui aime attendre deux/trois mois, peu importe le service! J’ai l’impression que c’est plus toléré dans le milieu juridique parce que c’est devenu une norme. D’aussi loin que je me souvienne, les délais en cabinet, ç'a toujours été ça.

Parfois, je me fais appeler par un client potentiel qui me dit qu’il a un dossier pour moi et qui me demande si j’aurai de la place dans deux ou trois mois. Je lui demande si c’est lui qui a besoin que ce soit fait dans deux ou trois mois, ou s’il veut que ce soit plus rapide! Je peux le faire en sept jours ouvrables.

J’offre donc le traitement régulier en sept jours ouvrables et le traitement prioritaire moyennant des frais supplémentaires, car j’ai parfois des clients qui n’ont pas eu de nouvelles de leur avocat et pour qui c’est le « rush ». Je mets le dossier du client sur le top de la pile pour m’en occuper dans les trois jours ouvrables.

Qu’entendez-vous par « traitement du dossier »?

Dans notre cabinet, on fait du droit des affaires donc ça peut être de rédiger un contrat, faire une incorporation, créer une entreprise, rédiger des politiques… Peu importe le mandat qui nous est confié, on s’engage à le traiter dans le délai demandé.

Donc même pour une création d’entreprise où il y a non seulement nos délais, mais aussi les délais gouvernementaux, on s’assure, considérant qu’il y a un délai qui ne nous est pas imputable, de quand même traiter le dossier dans les sept jours ouvrables.

Sachant qu’il y a un délai qui s’ajoute à notre délai de traitement, je n’attendrai pas le sixième jour pour faire l’incorporation au Registraire, si on prend cet exemple. Elle sera sûrement faite dans les deux à trois premières journées où le mandat nous est confié.

C’est vraiment possible pour tous les dossiers, ce délai de sept jours ouvrables? J’imagine qu’il y a des dossiers plus complexes que d’autres?

Oui, évidemment, il y a des situations hors de notre contrôle. C’est pour ça qu’on dit plutôt « environ sept jours ouvrables ». Et puis il peut y avoir des soucis de santé, je suis aussi enseignante en droit et je peux avoir des semaines durant lesquelles j’ai plus de cours que d’autres…

Mais depuis six ans, on a respecté ces délais dans tous les dossiers, même chose pour les traitements prioritaires. Le délai ne s’applique pas à partir du moment où le client nous contacte, mais à partir du moment où le mandat est confirmé et qu’on a toutes les informations.

Donc si un client m’écrit le 1ᵉʳ octobre pour un contrat de travail, et qu’il ne me donne que le 12 octobre les informations dont j’ai besoin pour rédiger le contrat, c’est sûr que le contrat ne sera pas prêt pour le 7 octobre.

À combien travaillez-vous dans votre cabinet?

Nous sommes quatre. Je suis la seule avocate, mais j’ai une technicienne juridique, une technicienne comptable, une adjointe.

Qu’est-ce qui vous permet concrètement de proposer ces courts délais?

C’est important pour moi à titre personnel d’offrir ça à mes clients. En ouvrant mon cabinet, j’ai créé des systèmes pour m’aider à traiter les dossiers plus rapidement, ce qui me permet de pouvoir offrir ces délais et de me démarquer des autres cabinets.

Quand vous parlez de systèmes, vous voulez dire, des logiciels?

Exactement, des logiciels, des systèmes d’automatisation. Dans mon cabinet, on mise beaucoup sur les nouvelles technologies, ce qui raccourcit les délais. C’est sûr que si un client veut absolument une rencontre physique, ce ne sera peut-être pas dans une heure.

Pourquoi pensez-vous que d’autres cabinets ont des délais plus longs? Ils misent moins sur les nouvelles technologies? Ils ont trop de dossiers en même temps?

Je pense qu’on a un milieu juridique encore beaucoup sur l’ancienne mentalité de faire sur papier, de toujours rencontrer les clients en présentiel… Avec une première rencontre pour voir quel est le besoin et une deuxième pour récolter toutes les informations… Ensuite, les avocats travaillent sur le dossier, puis il y a une troisième rencontre en présentiel pour présenter le travail… Ce sont des choses qui allongent énormément le délai de traitement du dossier.

Il y a encore beaucoup de cabinets qui n’ont pas misé sur les nouvelles technologies, parce qu’ils existent depuis « belle lurette »!

Durant mes études, j’ai travaillé dans plusieurs cabinets, ça m’a permis de constater que les délais allaient généralement de quelques semaines à deux ou trois mois.

Vous cherchez à vous différencier d’autres cabinets en misant sur la rapidité, mais encore? Quelle est votre autre force selon vous?

Je dirais vraiment le côté accessible. Quand j’ai travaillé dans des cabinets comme technicienne juridique ou comme étudiante en droit, je n’aimais pas la distance qu’il y avait entre les avocats et les clients. Souvent, les clients rencontraient soit les adjointes, soit les techniciennes juridiques, ou les étudiants en droit. La relation client/avocat était un peu plus distante.

J’ai vraiment misé, quand j’ai ouvert mon cabinet, sur l’accessibilité. Notre adjointe au cabinet ne répond même pas aux courriels et au téléphone. Quand un client contacte le cabinet, il parle directement avec l’avocate. On enlève les intermédiaires.

Ç'a aussi un impact sur la rapidité. Le client n’a pas besoin d’écrire à l’adjointe qui doit ensuite écrire le même courriel à l’avocat…