Évitez les ratages par courriel! Photo : Shutterstock
Évitez les ratages par courriel! Photo : Shutterstock
On en a tous fait l’expérience : au milieu d’une journée chargée, recevoir un courriel confus ou ennuyant fait froncer les sourcils.

Mais il y a pire que de recevoir un tel courriel, c’est d’en envoyer un! Pour éviter d’agacer ses clients et ses collègues ou de les mettre mal à l’aise, Attorney At Work rappelle cinq conseils à ne pas perdre de vue.

Dans le monde du droit, il est fréquent de travailler sous pression et de privilégier l’efficacité. Mais consacrer 30 secondes de plus à un courriel est un temps bien investi, qui portera ses fruits au long terme.

1. Évitez les courriels trop longs

Rien de pire qu’un courriel qu’il faut faire défiler à l’infini. En général, plus votre interlocuteur prendra du temps à lire votre courriel, plus il mettra de temps à y répondre, sans compter le risque qu’il l’ignore tout simplement.

Si votre courriel dépasse trois paragraphes, demandez-vous si un appel téléphonique ne serait pas plus approprié.

Sinon, séparez bien le texte en plusieurs parties, et n’hésitez pas à mettre de l’avant les points importants. N’oubliez pas que votre destinataire le lira peut-être sur son cellulaire!

Enfin, avant de cliquer sur « envoyer », faites une relecture et voyez ce que vous pouvez couper. On utilise tous des formules inutiles!

2. Évitez les courriels trop courts

Les courriels trop courts ne valent pas vraiment mieux que les courriels trop longs.

En omettant un contexte important ou en vous exprimant de façon cryptique, vous prenez le risque que votre lecteur interprète vos propos de travers, ce qui vous fera perdre du temps en explications par la suite.

Les échanges trop courts ont aussi le défaut d’inciter à multiplier les va-et-vient, et donc de ruiner la concentration! Anticipez les échanges : si quelqu’un vous demande si vous souhaitez faire une réunion, ne vous contentez pas de répondre oui et proposez d’emblée un créneau horaire.

3. Évitez d’être vague dans l’« objet » du courriel

Ne laissez évidemment pas la ligne « objet » de votre courriel vide. L’objet du courriel est ce qui lui permet de ne pas se perdre dans la masse et, s’il est bien formulé, il devient également l’occasion d’attirer l’attention de votre destinataire.

Formulez cet intitulé de façon à ce qu’il donne une idée précise de ce dont parle votre courriel. N’hésitez pas à inclure une échéance pour la réponse qu’il nécessite!

Tous les juristes croulent sous les courriels. Rédiger un « objet » clair, concis et utile permet de montrer à votre interlocuteur que vous considérez son temps comme précieux.

4. Évitez le ton passif-agressif dans les courriels de suivi

Personne n’aime recevoir ou envoyer un courriel de suivi, mais ils sont pourtant nécessaires au sein d’un cabinet. Essayons donc de les améliorer.

Les formules de politesse qui semblent de rigueur peuvent vite sembler passives-agressives : « je voulais juste vérifier… », « je fais le suivi... » ou « en guise de rappel… ».

Ne tournez pas autour du pot! Vous pouvez être à la fois direct et poli. Demandez une mise à jour en donnant un délai ou fournissez une information utile : cela vous permettra d’obtenir de meilleurs résultats.

5. Attention aux messages d’absence!

Vous êtes sur le point de partir en vacances et vous n’avez pas encore rédigé votre message d’absence? Ce n’est pas une raison pour le bâcler et prendre le risque de faire mauvaise impression.

Évitez de conserver exactement le même message de réponse automatique que lors de votre dernière absence. Mais évitez aussi de préciser la destination de rêve qui vous attend cette fois-ci, vos contacts n’ont pas envie de le savoir!

Là encore, privilégiez une approche directe. Il n’y a que trois informations utiles à partager : les dates, la raison de votre absence et le contact des collègues qui prennent le relai pendant que vous n’êtes pas là.