Elles servent également à renforcer la relation entre un département juridique et ses cabinets d'avocats. Le fournisseur de solutions de gestion des opérations juridiques SimpleLegal propose un tour d’horizon exhaustif des choses à faire–et à ne pas faire–pour cimenter une relation avec un cabinet externe.
En effet, une procédure claire permet de préciser les attentes envers le fournisseur, mais aussi d'établir des exigences objectives qui permettent de régler les problèmes.
Voici les balises de SimpleLegal pour éviter la surfacturation.
1 - L’introduction
C’est un truisme, mais bien énoncer l'objectif de la directive, et détailler les attentes à l'égard des fournisseurs, met la table pour une conversation qui permet de préciser ce qu’on veut, et à quel prix.
Chacun sait ainsi dans quoi il s’embarque et minimise les erreurs de facturation.
Dans cette intro, on annonce la date d'entrée en vigueur des directives de facturation–quand est-ce que le compteur démarre? On précise également que le défaut de respecter les directives de facturation peut avoir comme conséquence que les honoraires demandés seront refusés, et on conclut avec l'approbation des parties.
2 - La main d’oeuvre
On le voit souvent dans les litiges, une facture doit refléter quel le travail effectué, et par qui. D’où l’importance d’énoncer clairement vos attentes et vos besoins en matière de dotation de personnel.
À l’interne, on veut préciser qui a le droit d'engager des fournisseurs et des conseillers externes.
À l’externe, il s’agit de baliser le niveau approprié de dotation pour certains projets et le processus d'approbation avant un changement de dotation ou un engagement avec un fournisseur tiers. On recommande en outre de demander aux cabinets de fournir une liste initiale des effectifs avant que le contrat ne débute.
C’est le moment de clarifier que vous n’accepterez pas de payer des honoraires à un avocat pour du travail effectué par des parajuristes ou des stagiaires, et que l’on s’attend à ne payer que le travail correspondant au rôle du professionnel qui facture.
3 - La facturation
C’est la section où l’on indique comment les factures doivent être soumises par le cabinet au département juridique. Quels logiciels, quels formats, et quelles interfaces sont disponibles? On détaille en outre les informations obligatoires à inclure–la ventilation des heures par tâche et par professionnel, le taux horaire, le dossier, etc.
C’est ici qu’on précise ce qui doit être fait préalablement par le cabinet avant qu’il puisse commencer à facturer, et les approbations requises avant que le travail ne débute.
On détaille également si des augmentations de tarifs peuvent être autorisées, et à quelles conditions. On précise en outre le fractionnement du temps facturable: à la minute, au quart d’heure, etc.
Tout cela permet d'éviter la confusion sur ce qui doit être fait avant qu'un fournisseur ne commence à travailler sur une affaire, et facilite la gestion des budgets juridiques.
4 - Les frais et les dépenses
Cette section permet de définir ce pour quoi vous accorderez un remboursement, et à quelles conditions. Par exemple, vous pouvez exiger que les frais tels que les déplacements et les repas doivent être accompagnés de reçus et être raisonnables: proposer une indemnité de repas maximale, et exiger que les déplacements en avion soient faits en classe économique sont des exemples de précisions possibles.
C’est également ici que vous détaillez ce qui ne peut pas être facturé: la préparation des factures, la comptabilisation interne des activités, les tâches administratives, les photocopies, etc.
Notons que les entreprises souvent impliquées dans des litiges ont intérêt à inclure une section décrivant comment gérer le budget pour la divulgation, les témoins, la médiation et les procès. On peut par exemple exiger d’approuver le recours aux témoins experts.
5 - Les cycles de facturation
Il faut enfin préciser quand les factures doivent être soumises, et suivant quel délai elles seront réglées. Il faut donc décrire la manière dont vous paierez les cabinets d'avocats pour leur travail, ainsi que des conseils pour faciliter le paiement en temps voulu. On précise ici les délais pour soumettre une facture, la façon dont le paiement sera fait, comment les retards seront traités, etc.
Au final, une bonne planification permet d'éviter les mauvaises surprises.
Et pour y arriver, une politique de facturation commence par une réflexion sur les politiques, processus et procédures spécifiques à votre service juridique.
À cet égard, l'examen des problèmes de facturation passés vous aidera à identifier les carences de votre politique actuelle.
Et vous permettra de cimenter vos relations avec les fournisseurs.
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