Pourquoi chaque avocat doit prendre et conserver des notes

Les gribouillis qui traînent sur un coin du bureau et qu’on finit par perdre, rien de bien professionnel même si parfois le temps presse et qu’il est difficile de faire mieux. Selon Me Megan Zavieh, qui signe un billet dans ''Attorney at Work'', prendre des notes copieuses et claires est pourtant essentiel au maintien du respect des règles d’éthique.

Pour l’avocate américaine, qui concentre précisément sa pratique sur l’éthique des avocats, il est primordial d’identifier « le travail que nous avons fait ou que nous devons encore faire, avec qui nous avons parlé, quand et à propos de quoi ».

L’experte précise plusieurs cas de figures qui pourraient s’avérer problématiques en l’absence de cette bonne pratique.

Tout d’abord, un client qui revient vers son avocat avec une question sur les conseils prodigués. Sans notes claires, il sera plus difficile de se souvenir précisément de ce qui a été dit, et cela pourrait relever d’une mauvaise gestion de son temps.

Ensuite, elle ajoute que si le devoir de compétence d’un avocat est questionné dans le cadre d’une enquête par exemple, des notes détaillées aideront à prouver que celui-ci a suffisamment interrogé tel ou tel témoin, ou tenté de le faire. Toute correspondance est importante. Et cela ne s’arrête pas aux échanges : la stratégie ou « tout autre aspect d’une représentation » doivent pouvoir être retracés.

Un meilleur système de prise de notes

Tout cela posé, quels sont les conseils de l’experte pour faire les choses correctement ? Quelques réflexes simples, même si cela prend nécessairement un peu de rigueur. Après un appel téléphonique avec un client ou un client potentiel, l’avocate insiste sur le fait de prendre cinq minutes pour taper ou dicter en prose l’essentiel de la conversation. Manque de temps ? On peut au moins reprendre les points forts.

L’experte suggère par ailleurs, en déplacement, d’utiliser une technologie de transcription voix-texte sur son téléphone, et de dicter à son téléphone une note à inclure au dossier du client après un appel avec celui-ci.

Chaque client doit faire l’objet d’un fichier électronique, selon l’avocate, qui ajoute que devrait figurer dans celui-ci un dossier pour toute la correspondance.

L’enjeu est bien sûr de ne pas perdre le tout. Si toutes les notes ont été prises en version manuscrite, il faudrait prendre le temps de les numériser. Quant à la version numérique, attention à bien en créer une copie.

Élémentaire, mais essentiel…

Et vous quels sont vos trucs?