Adjoint.e administratif.ve senior – Ville de Québec

Salaire jusqu'à 75 000 $

Vous êtes un.e adjoint.e administratif.ve d’expérience et souhaitez évoluer dans un environnement juridique stimulant et engagé ? Cette opportunité est pour vous !

Notre client, un cabinet d’avocats en pleine croissance situé au cœur de la vieille ville de Québec, est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve chevronné.e pour soutenir principalement les avocat.e.s en fiscalité. Le ou la candidat.e idéal.e fera preuve d’une excellente organisation, de rigueur, de discrétion et d’une grande capacité à gérer un volume élevé de tâches.

Votre efficacité et votre professionnalisme feront de vous un pilier essentiel au sein de l’équipe.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi, 35h par semaine ;
• Mode hybride (2 jours à la maison et 3 jours au bureau par semaine) ;
• Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire, invalidité) après 3 mois ;
• Allocation de 500 $ par an pour une personne seule, ou de 700 $ pour un couple, pour les frais liés à la santé ;
• REER avec participation de l’employeur jusqu’à 2% ;
• 6 jours de congés flexibles/maladie ;
• 13 jours fériés au lieu des 8 habituels au Québec ;
• Accès au programme PAE (programme d’aide aux employés - Pour la santé mentale) ;
• De 3 à 4 semaines de vacances, selon l’expérience.

Vos futures responsabilités :

• Rédaction de lettres, notes internes et de procédures administratives, en veillant à la clarté, à la précision et à la conformité des documents ;
• Préparation des premiers projets de documents de travail en assurant la mise en forme adéquate ;
• Assurer l’envoi des formulaires fiscaux aux différentes autorités gouvernementales, notamment lettres d’envoi et Purolator ;
• Rédaction d’offres de service et lettres-mandats ;
• Suivi et gestion des rappels d'agenda, afin d'assurer une planification efficace et de prévenir tout retard dans le traitement des affaires ;
• Ouverture et gestion des dossiers, en assurant le classement rigoureux des documents papier et électroniques, le suivi de l’évolution des affaires et l’organisation optimale des informations ;
• Saisie de données dans les systèmes divers, tels que la facturation, les entrées de temps, les déboursés, et autres, pour garantir une gestion précise et efficace ;
• Recherche de conflits d'intérêts lors de l’ouverture d’un nouveau dossier, conformément à la procédure interne, afin de préserver l'intégrité juridique et éthique des affaires traitées ;
• Préparation et gestion des comptes de dépenses, avec une attention particulière aux détails et à la conformité financière ;
• Préparation et envoi des factures aux clients, en veillant à la transparence et à l’exactitude des informations financières, ainsi qu’à la modification des factures au besoin ;
• Préparation d’organigrammes corporatifs ;
• Contribution à d’autres tâches administratives en fonction des besoins des avocats, en veillant à soutenir efficacement le bon déroulement des affaires en cours.

Compétences et qualités recherchées :

• 3 ans minimum dans un poste administratif, idéalement au sein d’un cabinet d’avocat ;
• Détenir une formation en secrétaire juridique est un fort un atout ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (de préférence Office 365) ;
• Maîtrise des logiciels Maître, est un atout ;
• Maîtrise du français parlé et écrit;
• Aisance en anglais, à un niveau fonctionnel (la clientèle étant partiellement bilingue, une compréhension de base et la capacité de s’exprimer au besoin sont souhaitées);
• Respect de la confidentialité et de la discrétion ;
• Sens des responsabilités et de l'organisation ;
• Minutie et souci du détail ;
• A l'aise avec la gestion des priorités et des échéances ;
• Orienté vers les solutions et motivé.

Quelques informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet juridique d’envergure internationale, reconnu pour son excellence et son engagement envers sa clientèle. Fort de plus de 400 professionnel.le.s réparti.e.s dans 25 bureaux à travers le monde, il offre une expertise pointue en litige, droit des affaires, droit du travail et fiscalité.

Joignez-vous à une équipe gagnante et passez à la prochaine étape de votre carrière !

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.e.s retenu.e.s.
Au plaisir de vous rencontrer !