Le Legal Entity Management, ou gestion des personnes morales, mobilise les affaires juridiques d'une entreprise qui doit veiller à gérer les informations en fonction de ses responsabilités juridiques.

Cela couvre toutes les activités d’une entreprise : gestion documentaire, stratégies fiscales, structures de gouvernance, ressources humaines, auxquelles s’ajoutent les particularités de chacune des juridictions où une entreprise brasse des affaires.

L'Association of Corporate Counsel (ACC), qui regroupe les conseillers juridiques d’entreprises, vient de publier un rapport faisant le point sur les enjeux et les défis inhérents à la gestion de l’information légale, réglementaire et fiscale. En collaboration avec Deloitte Tax, l’ACC a ainsi consulté 520 entreprises en Amérique du Nord, faisant affaire partout dans le monde. Les chiffres d’affaires vont de 500 millions à plus de 5 milliards de dollars.

Dans son rapport An Inside Look at Legal Entity Management Practices, l’ACC rappelle que cette activité comporte plusieurs enjeux de taille pour les entreprises, confrontées à des risques accrus en matière de réglementation, de réputation et de gouvernance.

Pour l’ACC, il est clair que « la plupart des services juridiques utilisent des processus caducs », et des technologies qui risquent de créer plus de tort que de bien : poursuite, délais dans les transactions, surveillance accrue des régulateurs…

Ça n’a rien d’étonnant, puisque rares sont les entreprises qui ont des politiques et des pratiques spécifiques à la gestion des responsabilités juridiques, et seulement 40 % disent avoir un calendrier annuel de conformité pour suivre les dossiers des entités de l'entreprise.

Outre le manque d’outils pour une telle gestion – les trois quarts des contentieux utilisent des fichiers Excel pour la gestion – le manque de ressources et des procédures obsolètes minent la capacité des entreprises à bien gérer leurs responsabilités juridiques.

Pourtant, les bénéfices d’une bonne gestion sont clairs : les entreprises qui ont de solides pratiques de gestion de la conformité, telles que des politiques et des procédures écrites qui sont respectées et le suivi électronique des documents de l'entreprise, se démarquent commercialement.

Sans compter que 90 % des entreprises qui adoptent de bonnes pratiques disent être conformes aux exigences réglementaires, par rapport à 64 % des organisations n’ayant que des pratiques disparates, ou mal détaillées.