Comment réduire le stress lié à la facturation de ses heures

Alors que nombre de cabinets d’avocats ont une exigence minimale d’heures facturables, la saisie de celles-ci peut être particulièrement stressante.

Selon l’avocate plaidante américaine et experte en frais juridiques Me Jacqueline Vinaccia, qui évoque ce sujet sur ''Attorney at Work'', cela montre à chaque avocat constamment s’il travaille trop dur pour profiter de la vie, s’il travaille trop peu pour faire son minimum ou s’il travaille de manière inefficace.

Une pression continue, d’autant que d’après Me Vinaccia, les recherches montrent que jusqu’à deux heures par jour de travail sont perdues pour des tâches non facturables.

Et l’avocate insiste, il ne faut pas laisser cela devenir « un mal de tête ». Droit-Inc liste ses solutions pour ne pas se laisser trop envahir par le stress.

En temps et en heure

Il faut, d’après l’avocate, ne surtout pas attendre pour enregistrer ses heures, mais plutôt les ajouter quand le service est effectué.

Car attendre la fin de la journée, de la semaine ou pire, du mois, constitue d’après elle un investissement de temps… cette fois non facturable. C’est aussi s’ajouter un stress, en essayant de se souvenir de tout ce que l’on a fait.

Elle l’assure, des études montrent que lorsque les heures sont enregistrées sur le moment, le temps total facturé augmente. Faire les choses sur le moment, c’est l’assurance de plus d’exactitude.

Pour ne pas oublier de temps facturable, de manière générale, l’experte suggère de conserver un bloc-notes afin de noter toutes ses tâches, notamment celles en dehors du bureau comme les réunions, les comparutions devant le tribunal et les dépositions.

Concentration maximale

L’avocate estime qu’il faut, autant que possible pour les gros projets, se créer des moments sans distraction. C’est-à-dire sans répondre à des courriels ou à des appels et sans participer à des réunions.

Donc, mettre son téléphone en mode « Ne pas déranger » pour un petit temps, ou en silencieux, et dire à ses collègues et autres membres de son bureau qu’on aimerait ne pas être dérangé pendant un laps de temps déterminé.

Car cela implique de devoir se recentrer ensuite sur son projet et peut conduire d’après elle à une auto-édition incorrecte du temps passé sur un projet à la fin de la journée. Faire face à des interruptions intermittentes peut faire perdre plusieurs heures de temps productif, assure l’avocate.

L’importance de déléguer

L’avocate suggère aussi de passer en revue le temps passé à des tâches non facturables. Celles-ci auraient-elles pu être effectuées par des membres du personnel de son bureau ?

Pour Me Vinaccia, il est important de faire un examen de la situation et de voir ce qui pourrait être délégué.

En ce qui concerne ses clients, l’avocate insiste sur l’importance de les informer régulièrement de l’état d’un dossier, pour qu’il ne soit pas surpris par le total cumulé.