Sophie Audet est coach d'affaires
Sophie Audet est coach d'affaires
Amélie est une jeune avocate qui pratique le droit commercial au sein du contentieux d’une entreprise montréalaise.

Sophie Audet, coach d’affaires, l'assiste dans le développement de son leadership et répond aux questions qu’elle se pose quand elle est mise en difficulté dans le cadre de situations professionnelles.

A: Coach
De: Amélie
Sujet: I Can’t Get No Satisfaction »
Date: 14 avril 2016 10: 33

Allo Coach,

J’espère que tu vas bien.

Aujourd’hui, j’ai besoin d’aide quant à la gestion de mon temps. Tu m’avais donné quelques conseils lorsque j’étais en pratique privée mais je constate que je ne les ai pas intégrés.

En gros, j’ai l’impression de ne pas être en contrôle de la façon dont j’utilise mon temps.

C’est comme si ma « to do list » était un monstre à plusieurs têtes se régénérant immédiatement une fois qu’elles sont tranchées… Le fait que je sois maintenant en entreprise fait en sorte que je suis constamment dérangée par mes collègues, courriels, téléphones etc. J’ai du mal à avancer sur mes dossiers plus substantiels qui requièrent de la concentration. Je suis trop souvent obligée de m’y affairer à la fin de la journée lorsque les choses deviennent plus tranquilles ou encore de fermer ma porte à double tour lorsque je suis rendue à la dernière minute. Il va sans dire que c’est très épuisant. Même si j’adore la nature de mon nouveau travail, ceci réduit mon sentiment de satisfaction.

Dans un contexte où nous sommes constamment sollicités, où tout est dû pour demain et où la technologie nous rend disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, comment peut –ton gérer son temps pour avoir plus de contrôle, d’équilibre et de satisfaction?

Comment améliorer la gestion de son temps en 2016?

Ciao et merci d’avance!

Amélie

A : Amélie
De : Coach
Sujet: Things which matter most must never be at the mercy of things which matter least. Goethe
Date: 14 avril 2016 – 18 : 16

Bonjour Amélie,

Voici quelques stratégies pouvant être mises en place pour améliorer la gestion du temps :

1. Prendre conscience que l’enjeu n’est pas la gestion du temps mais de soi-même

Prendre conscience que notre défi le plus important n’est pas la gestion du temps mais la façon dont nous nous gérons nous-mêmes est la première étape de la réflexion.(1)

À cet égard, le facteur qui fait toute la différence est notre capacité à exercer notre « willpower ».

Qu’est ce que le « willpower »? En gros, c’est notre capacité de faire appel aux régions les plus évoluées de notre cerveau pour prendre des décisions en fonction de ce qui est important pour nous, plutôt que de se laisser diriger par les besoins primaires de notre cerveau reptilien. (2)

Il est important de prendre conscience que si nous n’y prêtons pas attention et que nous ne faisons pas un effort conscient pour faire des choix en fonction de nos valeurs et de nos objectifs personnels, les réflexes de notre cerveau reptilien seront toujours de favoriser un plaisir immédiat et de fuir ce qu’il perçoit comme pouvant être de la souffrance.

Avec la conscience et l’imagination, le « willpower » est ce qui nous distingue des animaux et nous permet de faire des choix éclairés plutôt que d’être les otages de nos réactions primaires. (3)

Face à la multitude de sollicitations et de stimuli à laquelle nous sommes confrontés, cette capacité n’a jamais été aussi nécessaire.(4) De façon paradoxale, le « willpower » fait partie des forces les moins développées de notre société occidentale.(5)

La bonne nouvelle est que le « willpower » est comme un muscle : plus on utilise cette faculté, plus elle se développe.

Comment développer cette faculté qui favorise le succès (6), l’estime de soi et le bien être personnel (7)? La première chose à faire est de reconnaître à quel point nous en avons peu (8). Voici quelques pistes additionnelles.

2. Déterminer nos valeurs et si elles sont cohérentes avec la façon dont nous distribuons notre temps

Un facteur qui nous empêche d’utiliser notre « willpower » est notre ambivalence quant à ce qui est important pour nous. N’ayant pas une idée très claire de nos valeurs et de nos objectifs personnels, nous devenons otages des priorités de notre entourage et réagissons comme des robots face à notre environnement.

Prendre le temps d’identifier ses valeurs nous donnera une première balise. A cet égard, je te rappelle le petit exercice que je t’ai proposé l’an dernier.

Pour nous aider à déterminer si la façon dont nous distribuons notre temps reflète nos valeurs, je te rappelle que tu peux utiliser un petit outil assez simple divisant les 100 heures de temps hebdomadaire où nous sommes éveillés en fonction des six sphères de notre vie.

3. Organiser notre temps en fonction de nos priorités

Par ailleurs, pour ce qui est de la gestion des priorités au travail, il est indispensable d’analyser notre « to do list » afin de prioriser nos tâches en fonction de ce qui est important et urgent. À cet égard, la matrice élaborée par le Général Eisenhower (le 34ème président des États-Unis) constitue un outil très efficace. Cette matrice est un tableau comportant les quatre zones suivantes :

Image


Le principe le plus important quant à cet outil est de dégager le plus de temps possible pour la zone 2, de prévoir des blocs de temps dans son agenda pour ce type de tâches et d’exécuter ces tâches au moment prévu à son agenda avec la même rigueur que s’il s’agissait d’une urgence ou d’un rendez-vous important. Ceci nous permettra d’être beaucoup plus proactif et d’éviter que les situations deviennent des urgences et dégénèrent en crises. Ceci nous procurera également un plus grand sentiment de satisfaction.

Pour y parvenir, nous devons:

i) éliminer complètement le temps passé dans la zone 4 (souvent des échappatoires de notre cerveau reptilien lorsque nous sommes trop souvent et trop longtemps en urgence dans les zones 1 et 3) ;
ii) ii) réduire au maximum le temps passé dans la zone 3 (qui ne devrait pas dépasser 10 à 15 %). Pour ce faire, nous devons : a) fermer toutes nos sonneries (téléphone, cellulaire, texto, facebook, courriel etc.) lorsque nous travaillons (sauf en cas d’extrême urgence) ; b) prévoir à notre agenda des blocs de temps pour répondre à nos courriels et retourner nos appels. ; c) apprendre à dire non à nos voisins de bureau, patrons et clients en fonction de nos priorités.

4. Exécuter nos tâches en fonction de nos priorités

Une excellente gestion des priorités ne sert à rien si elle n’est pas incarnée dans la réalité.

Voici quelques trucs pour éviter les pièges les plus fréquents:

i) prévoir des blocs à notre agenda pour toutes les tâches que nous avons à accomplir (y compris les tâches de la zone 2 et des blocs de temps quotidiens suffisants pour répondre à nos courriels);
ii) prévoir des blocs libres pour les urgences imprévues;
iii) prévoir un petit coussin à la fin de chaque tâche pour s’assurer que notre horaire soit réaliste et ne constitue pas une course contre la montre (tous les effets positifs voulus seraient alors ratés).
iv) exécuter nos tâches au moment prévu à notre agenda avec rigueur ;

Prendre note que notre planification qui pourra s’échelonner sur quelques semaines, nous permettra de donner des échéances plus réalistes à nos patrons, nos clients et nos collaborateurs.

Si nous n’arrivons pas à exécuter une tâche au moment prévu à notre agenda, il est important de ne pas se décourager et de se demander quels sont les éléments à améliorer dans notre processus. Avons-nous prévu des blocs pour nos courriels pour les urgences? Avons nous prévu un coussin suffisamment grand après chaque tâche? Sommes-nous réaliste quant au temps alloué pour chaque tâche? Avons-nous besoin d’aide ou d’outils extérieurs?

En appliquant cette méthode avec rigueur et persévérance, il n’y a aucune raison pour laquelle nous ne devrions pas pouvoir reprendre le contrôle sur notre horaire, ceci, que nous soyons, étudiant, stagiaire, jeune avocat, associé, vice-président ou président de compagnie.

5. Systématiser et prévoir du temps pour se reposer

La quantité de stimuli nécessitant notre « willpower » est énorme et n’ira pas en diminuant. Par ailleurs, notre capacité de « willpower » n’est pas illimitée et se fatigue avec le temps.

Une façon habile de faire face à cet enjeu est de systématiser le plus possible les éléments de notre vie qui requièrent d’utiliser notre volonté. Ceci requiert beaucoup moins d’énergie que d’avoir à utiliser notre volonté pour résister à chaque nouvelle stimulation extérieure. (9) On comprend ici que d’exécuter ses priorités en fonction de ce qui a été prévu à notre agenda s’inscrit tout à fait dans cette philosophie. Nous pourrons ainsi conserver notre quantité de « willpower » pour les choses qui en valent vraiment la peine.

Par ailleurs, comme notre capacité de « willpower » se fatigue avec le temps, il est fondamental de prévoir des blocs de temps à notre agenda pour nous accorder du repos et pour effectuer des activités qui sont nourrissantes.. (10)

Quel est ton constat quant à ton « willpower » ?

Que peux tu faire pour exécuter des tâches davantage en fonction de leurs priorité ?

Ton coach

A : Coach
De : Amélie
Sujet : Merci !
Date: 15 avril 2016 – 8 : 45

Allo Coach,

Merci pour ce feed-back.

Tout d’abord, je suis contente de constater que la façon dont j’utilise mon temps est cohérente avec mes valeurs. Mon changement de carrière y est pour beaucoup.

Par contre, je constate que j’ai encore beaucoup à faire quant au développement de mon « willpower ». Je vais commencer par m’organiser avec mon adjointe pour ne plus être constamment dérangée. Ceci me permettra de traiter les demandes en fonction de leur priorité et non en fonction de celui qui dérange le plus fort.

De plus, je vais intégrer toutes les tâches que j’ai à faire dans une ébauche d’agenda en fonction de la matrice des priorités de Eisenhower (en respectant les balises qui précèdent).

Est ce que tu es disponible la semaine prochaine pour une rencontre avec moi afin d’en discuter?

Merci encore!

Amélie

Un coach professionnel est une personne bien placée pour vous aider à développer votre leadership personnel.

Pour plus d’information, Consulter mon site web à www.sophieaudet.ca . Suivez moi sur Facebook.

(1) The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Convey
(2) « Willpower , Rediscovering the Greatest Human Strength », par Roy F. Beaumeister and John Tierney, 2011
(3) voir note 1 et note 2
(4) Voir note 2 pour plus de détails. Voir aussi https://hbr.org/2012/02/faced-with-distraction-we-need
(5) Peterson et Beaumeister 2007.
(6) https://hbr.org/2013/03/the-most-effective-strategies/
(7) Voir note 2
(8) ttps://hbr.org/2012/03/why-you-need-to-make-your-life/
(9) https://hbr.org/2012/03/why-you-need-to-make-your-life/
(10) Voir note 2