Comment gérer les distractions? Photo : Shutterstock
Comment gérer les distractions? Photo : Shutterstock
Vous pensez que les journées devraient durer bien davantage que 24 heures, mais vous n’avez jamais trouvé le temps de gagner du temps?

Vous devez admettre une première réalité: les journées ne dureront jamais plus que 24 heures.

Et vous devez admettre une deuxième réalité: vous êtes le seul à pouvoir faire un meilleur usage du temps.

Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur un programme de gestion du temps, comme une application ou un service en ligne. Les études montrent qu’un tel programme, bien conçu, peut faire gagner deux heures par jour… avec des effets bénéfiques sur votre productivité et sur votre santé.

Ce genre de programmes sert avant tout à gérer les distractions, dans un monde où celles-ci n’ont jamais été aussi nombreuses et puissantes, rapporte Attorney at Work.

Gérer ses courriels

La première de ces distractions est le courriel. En moyenne, un professionnel reçoit 120 courriels par jour. À chaque alerte de réception de courriel, nous surgissons sur notre boîte pour vérifier le contenu du dernier message. Pourtant, nous savons bien, au fond de nous-même, que ce dernier message a peu de chances d’être une priorité puisque, par définition, un courriel prioritaire concerne une minorité de messages.

Nous sommes pourtant pris d’une envie irrésistible de lire ce courriel qui vient d’arriver, au cas où il soit réellement d’une importance sans égale.

Puisque nous ne sommes pas capables de maîtriser ce désir irrépressible, autant confier cette maîtrise à une routine qui s’en chargera à notre place, ou à une application dédiée à nous libérer l’esprit.

Pour éviter d’être distrait par chaque courriel, il suffit de désactiver la notification automatique de réception de courriels. Vous les lirez quand vous aurez le temps. Vous pouvez même planifier des moments précis de la journée où vous lirez les derniers messages reçus. Communiquez vos moments de lecture de courriels à vos interlocuteurs qui sont habituellement les plus pressés d’avoir une réponse.

Un autre outil de gestion des courriels est le filtre, qui rangera chaque courriel dans une sous-boîte de réception. Vous pourrez consulter chaque sous-boîte selon la priorité que vous accordez à chacune.

Des applications telles que SaneBox, Mailstrom, Boomerang et Inbox When Ready peuvent vous aider à organiser et à hiérarchiser les messages, tout en vous rappelant de répondre aux courriels prioritaires.

(Bien) utiliser les technologies

D’autres technologies peuvent vous aider à gagner du temps, en rationalisant votre gestion des tâches, et en écartant les distractions qui pourraient ternir votre productivité.

Les utilisateurs de la suite Office peuvent adjoindre Microsoft ToDo, qui fonctionne avec Outlook. L’application RememberTheMilk vous aidera aussi à gérer vos tâches de manière plus économe en temps, en vous facilitant leur organisation et les rappels.

Le service Trello satisfait de nombreux usages en matière d’organisation et de suivi de projets.

L’application Rescue Time suit le temps que vous consacrez à chaque tâche: il n’y a rien de tel que de voir qu’on a passé trop de temps sur des tâches de faible valeur… pour changer nos habitudes! Cela peut conduire à externaliser certaines tâches pour les confier à un assistant virtuel, ou à un parajuriste indépendant.

Les technologies qui vous feront gagner du temps ne sont pas nécessairement coûteuses. Certaines sont peut-être même déjà disponibles à votre poste de travail, ou dans votre cabinet. Ainsi, le logiciel d'édition juridique Wordrake fonctionne avec Microsoft Word et Outlook, et le logiciel d'automatisation des documents Woodpecker fonctionne dans Word pour rédiger des documents juridiques.

Pour gagner du temps, vous devrez en dépenser, un peu. Mais ce temps mis dans la prise en main d’une technologie peut vous apporter un retour sur investissement significatif.

Deux heures gagnées par jour, ça vaut la peine, non?