Comment organiser vos documents électroniques

Chaque jour, nous sommes bombardés d'informations utiles que nous souhaitons conserver pour plus tard: une présentation sur un sujet intéressant, une décision pertinente dans un dossier qui sera plaidé dans deux (2) ans, un article sur les expositions à visiter lors d'un prochain voyage à Paris...

Certains programmes informatiques nous permettent de constituer un « classeur virtuel » et d'y conserver, d’y organiser, et d’y retrouver facilement l'ensemble de ces documents et données. Pour ma part, j'utilise depuis plusieurs années OneNote, un programme méconnu mais très réussi faisant partie de la série Microsoft Office.

J’ai découvert OneNote en 2006 grâce à James Fallows, l’excellent chroniqueur du Atlantic Monthly. J'utilise OneNote depuis maintenant bientôt cinq (5) ans, et il s'agit pour moi d’un outil essentiel de ma vie professionnelle.

OneNote vous permet de créer des cartables virtuels que vous pouvez configurer comme vous le souhaitez, en y ajoutant autant de sections, sous-sections, onglets et pages que vous désirez. Ces cartables vous permettent d’y prendre des notes et d’y insérer des fichiers ou documents sous tous formats (Word, PDF, Excel) de même que des photos, des vidéos ou des enregistrements audio. Il est de plus muni d’un moteur de recherche qui vous permet de retrouver facilement un document dans vos cartables.

OneNote est parfaitement intégré à Outlook et Internet Explorer. Ces deux programmes possèdent un bouton qui permet d’un seul clic d’importer dans OneNote une copie d’un courriel et ses pièces jointes ou de reproduire intégralement une page Web. OneNote permet de plus de créer des tâches ou rendez-vous qui se synchronisent avec Outlook. Il est de plus possible « d’imprimer » un document dans OneNote de façon à ce que l’ensemble du document y soit reproduit.

Pour chaque dossier important, je crée un cartable distinct, dont je configure les onglets comme je le souhaite : procédures, interrogatoires, jugements, recherche, etc. Je peux créer autant d’onglet et de sous-onglet que je le souhaite. OneNote est aussi un outil de collaboration très intéressant. Au sein du groupe de litige de Davies, nous utilisons OneNote dans plusieurs dossiers, et tous les membres de l’équipe peuvent consulter, annoter et modifier le même cartable.

J’utilise aussi OneNote pour ma gestion des connaissances. J’ai créé différents cartables me permettant d’y conserver les décisions que je juge importantes dans mes domaines de pratique principaux.

J’utilise de plus OneNote à la maison. J’ai un cartable pour mes recettes, un pour mes destinations voyage, et un contenant l’ensemble des documents que je souhaite conserver pour la maison (factures, garanties, relevés de taxes, modes d’emploi, etc). En sauvegardant ces cartables dans un fichier Dropbox, je peux y avoir accès à la fois de la maison et du bureau, et leur synchronisation se fait automatiquement.

Je peux enfin consulter mes cartables OneNotes à partir de mon iPad. Pour ce faire, j’ai téléchargé l’application MobileNoter. Une application OneNote a aussi été développée par Microsoft, mais elle n’est pour l’instant disponible qu’aux États-Unis.

Si vous utilisez les produits de la série Microsoft Office, vous possédez probablement déjà une licence vous permettant d’utiliser ce programme.

Si OneNote ne vous plaît pas, une alternative intéressante est Evernote, dont discute (ainsi que quelques autres options) l’article de James Fallows. Si vous utilisez Evernote et souhaitez migrer vers OneNote, il est possible de convertir vos notes au moyen de ce programme gratuit.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur OneNote, vous pouvez consulter OneNote Testing, le blogue d’un programmeur de Microsoft travaillant sur OneNote, ainsi que le blogue de Daniel Escapa.