Nouvelles exigences en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients: quels impacts ?

Un nouveau règlement visant entre autres à prévenir l’utilisation, par inadvertance, des comptes en fidéicommis des avocats à des fins d’opérations de blanchiment d’argent ou de financement d'activités terroristes est entré en vigueur le 8 juillet 2010.

Ces nouvelles règles ont été adoptées par le Conseil général du Barreau du Québec (organisme qui a pour mission de surveiller l’exercice de la profession d’avocat dans la province de Québec) et sont basées sur un modèle élaboré par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada.

Des règles semblables ont été mises en vigueur ou le seront bientôt dans toutes les autres provinces et territoires du Canada et dans d’autres juridictions.

La nouvelle règlementation prévoit que tout avocat exerçant au Québec a, pour chaque nouveau dossier, l’obligation de procéder à l’identification de son client (y compris celle des clients existants) et, dans certaines circonstances, celle de vérifier l’identité de son client.

Règles d’identification du client

Les règles imposent que nous obtenions certaines informations qui permettent l’identification de nos clients, pour tout nouveau dossier que nous ouvrons, et ce, même si nous avons déjà obtenu par le passé de telles informations pour les mêmes clients.

Pour une personne physique, nous devons obtenir son nom complet, son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel et, le cas échéant, son adresse et son numéro de téléphone d’affaires ainsi que son occupation.

Pour une société ou un organisme, nous sommes tenus d’obtenir son nom, son adresse d’affaires, son numéro de téléphone, son numéro de certificat de constitution ou d’identification et le lieu de sa délivrance ainsi que, dans certains cas, la nature générale de ses activités.

Nous devrons également obtenir des informations relatives aux personnes autorisées à nous fournir des directives pour et au nom de la société ou de l’organisme.

Si le client agit à titre de mandataire pour une tierce partie, nous aurons également besoin de recueillir ce type d’informations sur la tierce partie.

Pour les clients existants, certaines ou toutes ces informations sont déjà en notre possession, mais nous aurons besoin de les confirmer et de les mettre à jour pour chaque nouveau dossier.

Règles de vérification de l’identité

De plus, si nos services sont retenus pour la réception, le paiement ou le virement de fonds (y compris de titres financiers et de valeurs mobilières) pour le compte d’un client, sous réserve de certaines exceptions, nous devrons procéder à la vérification de son identité.

Cette vérification impliquera la révision de certains documents comme le permis de conduire ou le certificat de naissance pour les personnes physiques et la révision des certificats quant au statut corporatif, des déclarations annuelles auprès du gouvernement ou des documents de constitution pour les sociétés et organismes.

Dans la plupart des cas, nous devrons également obtenir les noms, adresses et occupations des administrateurs des sociétés ou organismes et de tout actionnaire ou propriétaire de 25 % ou plus des actions ou parts de ces dernières.

Confidentialité

La nouvelle règlementation prévoit également que nous devrons conserver des copies de l'information obtenue.

Nous sommes autorisés à nous fonder sur l’information obtenue pour des mandats subséquents afin de nous conformer à nos obligations en vertu des nouvelles règles.

Tout renseignement personnel que nous recueillerons afin de vérifier l’identité d’une personne physique sera conservé dans une base de données sécuritaire et l’accès y sera restreint (…).

Nous ne mettrons pas cette information à la disposition de quiconque à moins d’y être tenus par la loi. (…)

Note : Ce texte a été publié en intégralité sur le site de McMillan. Il est reproduit ici avec l'autorisation de l'auteur.