Savoir jeter c’est bien, conserver c’est mieux!

En laissant ses dossiers facilement accessibles à tous, l’avocat a enfreint la règle de confidentialité qui lui donne l’obligation de conserver de manière sécuritaire ses dossiers ainsi que de toute information transmise par son client.

Si votre cabinet ne possède pas de politique de conservation des documents, elle doit le faire au plus vite, rappelle Jason Leung dans Canadian Lawyer.

Comme le souligne l’avocat ontarien spécialisé en propriété intellectuelle, la conservation de documents, en plus d’être obligatoire, peut être parfois précieuse. Par exemple, ce matériel peut devenir un atout essentiel pour se défendre contre d’éventuelles accusations de faute professionnelle.

Conserver les archives permet aussi d’éviter de refaire sans cesse les mêmes recherches et peut aider à maximiser l’efficience de certains dossiers futurs.

Partout au pays, les cabinets doivent se plier à différents règlements relatifs à la conservation des dossiers à partir de leur date de fermeture. Le Barreau du Québec exige que tout document fermé à compter du 8 juillet 2010 soit conservé au moins sept ans à partir de sa date de fermeture.

L’archivage 2.0 à la mode

Une fois le dossier fermé, il est possible d’utiliser un système d’archivage qui donne accès à l’information. La majorité des firmes utilisent encore la méthode traditionnelle d’archivage des documents papiers à l’intérieur d’entrepôts sécurisés.

Il est temps de se tourner vers le stockage électronique, soutient Me Leung, qui explique que sa firme a récemment fait le virage numérique.

Stephen Mullings, associé en litige des assurances à la firme Dutton Brock LLP, a lui aussi adopté la méthode d’archivage 2.0. En plus d’être beaucoup moins coûteux, l’entreposage électronique permet d’accéder rapidement aux dossiers tout en assurant un haut niveau de confidentialité, assure-t-il.

Une envie de lecture sur le sujet…
Pour les intéressé-es, l’ouvrage Éthique, déontologie et pratique professionnelle récemment publié dans la Collection de droit 2010-2011 aborde en détail la durée de conservation imposée par les lois fiscales.