Conseils éthiques pour avocats adeptes des textos

Les messages textes sont de plus en plus utilisés ; bien qu’ils soient pratiques, existe-t-il un risque du point de vue de la sécurité du secret professionnel ? Les avocats s’exposent-ils à des pièges éthiques potentiels ?

Voici trois considérations éthiques d’''Attorney at Work'' pour vous aider à y voir plus clair.

Service client

Certains de vos clients pourraient être susceptibles de vous écrire en utilisant la messagerie texte ou des services de messagerie instantanée comme Facebook Messenger ou WhatsApp.

Rien de surprenant : les outils de communication instantanée et de partage d'informations sont plus sollicités qu'auparavant. Les entreprises qui s'adaptent à cette réalité attireront plus de clients et obtiendront des taux de satisfaction et de référencement plus élevés.

Gardez à l’esprit, dans ces conditions, qu’il est indispensable d’établir des ententes claires. Les avocats devraient, au minimum, discuter avec leurs clients des formes de communication qui seront (et ne seront pas) utilisées. Mieux encore, tout en avertissant les clients que les communications électroniques peuvent ne pas être sécurisées et qu'ils doivent prendre des précautions, vous pouvez préciser dans votre contrat comment communiquerez avec votre client.

Enfin, ne sous-estimez pas complètement l'utilité des messages textes. Par exemple, vous pouvez utiliser certaines options automatisées en envoyant des communications simples (telles que des rappels de réunion et d'audience, des mises à jour rapides de cas et des rappels de facturation, similaires à l'utilisation d'un chatbot sur votre site Web).

Le client peut être plus à l'aise avec ce média et apprécier votre service. Et, si un suivi plus détaillé ou confidentiel est nécessaire, il suffit de diriger la conversation vers un canal plus approprié.

Confidentialité

La communication et le partage d'informations avec les clients (documents, actes de procédure, projets de contrat, etc.) doivent être protégés.

C’est pour cette raison qu’il convient d’adopter quelques règles de sécurité : vous pouvez par exemple configurer votre appareil mobile pour qu'il ne fournisse qu'une alerte au lieu d'un aperçu du message. Vous éviterez de divulguer involontairement des extraits de communications confidentielles. Assurez-vous de rappeler à vos clients de faire de même pour les appareils de leur côté.

Même si le chiffrement de bout en bout sur des applications telles que WhatsApp, iMessage et Signal est une bonne protection, le facteur humain sera toujours la plus grande menace pour la sécurité et, par conséquent, la confidentialité.

Communication

Envoyer des messages textes à votre client peut être un excellent moyen d'assurer la rapidité, mais ce n'est pas un si bon moyen pour assurer l'exhaustivité d'une discussion.

Envisagez donc de limiter votre messagerie texte à des situations où vous devez effectuer une courte mise à jour ou transmettre une simple note. Si une question ou un sujet plus complexe se pose, n'hésitez pas à poursuivre la communication via un autre moyen, comme un e-mail, un appel téléphonique ou même une réunion en personne ou par vidéo.

Quel que soit le mode de communication, veillez à réagir et à répondre rapidement, une mesure primordiale pour assurer un service de qualité. Si votre réponse exige une explication plus détaillée ou le partage d'un document, signifiez à votre client que vous lui répondrez par un autre moyen. De cette façon, le client se sent entendu et vous pouvez gérer votre temps ou déléguer la tâche de manière appropriée.